Документационное обеспечение управления

Контрольная

Вариант 4

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления 4

2. Обработка отправляемой корреспонденции 9

3. Оформить акт списания имущества 11

4. Составить докладную записку 12

Библиографический список 14

1. Протокол, виды протоколов, особенности оформления

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии) и постоянных (коллегии министерств и комитета, ученых советов научных учреждений, президиумов).

Составление и оформление протоколов возлагается на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь, наряду с председателем коллегиального органа, несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию: повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений.

Основные виды протокола:

Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Его рекомендуется вести в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробно - содержание докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, номер протокола, место составления протокола (место проведения заседания), заголовок к тексту, текст, подписи, визы ознакомления. Заголовок к тексту протокола – это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа, работа которого протоколируется.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола должна показывать: кто руководил проведением протоколируемого мероприятия; кто вел протокол; кто присутствовал на совещании (заседании, собрании и т.п.) из числа должностных лиц, входящих в состав коллегиального органа, проводящего совещание; кто был приглашен (при необходимости) на совещание из числа сотрудников организации или из других организаций; какие вопросы обсуждались на совещании.

Информация о руководителе совещания, секретаре и присутствовавших включает фамилии и инициалы должностных лиц, указываемые соответственно после слов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (без кавычек). Для лиц, дополнительно приглашенных на совещание из числа сотрудников организации, помимо фамилии и инициалов указывается занимаемая должность, а для специалистов из других организаций - должность и название организации. Сведения о приглашенных на совещание лицах можно включать в раздел «Присутствовали» или в специальный раздел «Приглашенные».

На таких коллективных мероприятиях, как собрания, нередко присутствует большое количество участников, перечисление которых во вводной части текста протокола нецелесообразно. В этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагаемый в дальнейшем к протоколу.

В самом протоколе в разделе «Присутствовали» указывается только общее количество присутствовавших со ссылкой на прилагаемый список. Следует подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, т.е. минимально необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (заседания, совещания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (простое большинство или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны. Слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от нулевого положения печатающего устройства, от 2-го положения ставят тире, фамилии пишут в именительном падеже, затем ставят инициалы. Фамилии присутствующих и приглашенных располагают в алфавитном порядке и печатают через 1 межстрочный интервал.

Рассмотренные на совещании вопросы перечисляются в разделе ПОВЕСТКА ДНЯ. Слова ПОВЕСТКА ДНЯ печатают от нулевого положения печатающего устройства, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименование должности и фамилию докладчика дают в родительном падеже. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: СЛУШАЛИ ВЫСТУПИЛИ ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом СЛУШАЛИ ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Фамилию докладчика печатают в именительном падеже от 1-го положения печатающего устройства; после фамилии ставят инициалы, затем тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то после тире также с прописной буквы пишут «Доклад прилагается» (в протоколе без кавычек).

Обсуждению доклада могут предшествовать вопросы к докладчику, которые вместе с ответами включаются в раздел СЛУШАЛИ. Перед записью каждого вопроса указываются инициалы, фамилия и должность его автора и ставится тире. Содержание вопроса записывается с прописной буквы в форме прямой речи. Перед формулировкой ответа пишется слово «Ответ» (в протоколе без кавычек), ставится тире и записывается ответ в форме прямой речи. Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ. После слова ВЫСТУПИЛИ ставится двоеточие. Фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1го положения печатающего устройства, затем указывают инициалы и должность выступающего, ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи.

Принятые решения содержатся в разделе ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается указанием должности, фамилии и инициалов ответственного за его выполнение и содержит срок исполнения. Принимаемые коллегиально решения нередко требуют голосования. В этом случае после раздела ПОСТАНОВИЛИ указывается: «Голосование» или «Голосовали» (в протоколе без кавычек) и приводятся результаты голосования: единогласно или за..., против..., воздержались...

В практике часто применяются сокращенная и краткая формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается название доклада. Последняя строка названия доклада (пункт повестки дня) подчеркивается, и под чертой (в скобках) печатают фамилии выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. В протоколе краткой формы указываются только рассмотренные вопросы и принятые решения. В постановляющей части текста протокола может содержаться пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату. В практике очень часто приходится делать выписки из протоколов. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:

все реквизиты заголовочной части протокола: наименование организации, наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), номер протокола (порядковый номер заседания), место составления (место проведения заседания);

заголовок к тексту;

все реквизиты вводной части текста протокола: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «ПОВЕСТКА ДНЯ»;

отдельные реквизиты основной части текста протокола: «СЛУШАЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «Голосование»;

реквизиты оформляющей части протокола: реквизит «Подпись», включающей слова «Председатель», «Секретарь», инициалы и фамилии председателя и секретаря (без их личных подписей т.к. выписки, как правило, не подписываются подлинными подписями, а заверяются секретарем); отметку о заверении копии.

Таким образом, из содержательной части протокола берутся только те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию .

Новая страница 1

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности , например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области .

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается) .

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить...», «Предусмотреть...», «Внести изменения...». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее - Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

- место и время проведения общего собрания акционеров;

- председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Организация встреч, заседаний, собраний, совещаний, необходима для того, чтобы решить возникшие вопросы.

Для того чтобы фиксировать весь ход встречи и обозначить принятые решения используется протокол.

Протокол встречи

Перед проведением встречи необходимо собрать нужную информацию о поставленном вопросе, определить круг субъектов, которые должны присутствовать. Данных лиц необходимо оповестить о месте и времени встречи, а так же ознакомить с поставленным вопросом всех присутствующих на собрании лиц.

Для того чтобы протокол велся правильно, необходимо заранее назначить лицо, ответственное за его составление. При этом необходимо, чтобы назначенное лицо обладало грамотной письменной речью и быстрой скоростью фиксирования информации. Фиксировать информацию можно как с помощью электронных машин, так и с помощью отражения информации на печатном носителе. Если протокол составляется в электронном виде, то в конце встречи его необходимо распечатать и предоставить всем присутствующим для ознакомления и подписания.

До начала собрания необходимо предоставить секретарю, который ведет протокол, список присутствующих лиц, их должности, проекты решений вопроса от каждого участника или тезисы по вопросу встречи. Данный документ поможет секретарю внести в протокол более точные и полные сведения.

Содержание протокола

По общему правилу протокол должен состоять из трех частей: заголовочной, вводной и основной.

• наименование организации (полное и сокращенное);
• название документа;
• номер, дату и место составления данного протокола. Датой составления всегда должна быть дата проведения встречи.

Во вводной части указывается секретарь встречи и председатель, выбранный из числа членов встречи и повестка дня. Председателем обычно является руководитель организации или начальник структурного подразделения. Далее, в алфавитном порядке, отражаются все присутствующие на встрече лица с указанием их должностей.

В случае если на встрече присутствует большое количество лиц, то они не перечисляются в самом протоколе, а указываются в приложении к нему, которое именуется явочным листом. Рядом с каждой фамилией рекомендуется проставлять подписи каждого пришедшего на встречу лица. В общем протоколе указывается только общее число лиц, явившихся на встречу.

В основной части излагаются:

• вопросы, которые обсуждались на встрече;
• выступающие лица с сообщениями, предложениями, докладами (указывается ФИО докладчика, название доклада, короткое изложение основных положений доклада в случае, если ведется полная форма протокола);
• решения, принятые по поставленному вопросу.

Ведение протокола – неотъемлемая часть любого совещания, конференции, заседания, ученого совета и других мероприятий.Очень важно составлять протокол правильно, ведь именно этот вид документа отражает суть совещания и может служить подтверждением или опровержением некоторых моментов этого мероприятия. В делопроизводстве одинаково важны как протоколы крупных совещаний между разными компаниями, так и внутренних планерок.

01.09.2013 вступил в силу федеральный закон от 07 мая 2013 года №100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации». Одно из изменений – требования к оформлению протоколов собраний теперь .

Разделы протокола

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ – должностное лицо, которое ведет собрание, совещание и пр.

СЕКРЕТАРЬ – присутствующий на собрании и ведущий протокол этого собрания человек. Не обязательно это секретарь по должности, вести протокол может любой сотрудник любого отдела.

ПРИСУТСТВОВАЛИ – перечисление всех присутствовавших на собрании с указанием их должностей. Список присутствующих оформляется в соответствии с занимаемыми должностями, от самой высокой к самой низкой. В случаекогда среди присутствующих есть несколько человек с равнозначными должностями, тогда их очередность в списке определяется алфавитным порядком. Другой вариант расположения присутствующих – в алфавитном порядке фамилий, независимо от занимаемой должности.

Если на совещании присутствует более 15 человек, то они оформляются отдельным списком, который прикладывается к протоколу:

ПРИСУТСТВОВАЛИ: 45 человек (список прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ – в этом разделе последовательно отражаются все вопросы, которые планируется разобрать на совещании. В кратких протоколах и протоколах оперативных совещаний повестки дня может и не быть.

СЛУШАЛИ – здесь указывается имя докладчика и тема или, при необходимости, краткое содержание его выступления.

Например:

СЛУШАЛИ: Иванова П.И. с докладом о развитии нового приоритетного направления.

ВЫСТУПИЛИ – пофамильное перечисление всех, кто комментировал доклад.

РЕШИЛИ – здесь пишем, к каким решениям пришли в ходе совещания и указываем согласованные на совещании сроки реализации решений. Зачастую «решения» носят характер заданий и имеют все составляющие для этого: фамилию исполнителя, содержание задачи, срок исполнения. Например:

Иванову И.И. – в срок до 20.12.2014 составить план повышения квалификации сотрудников отдела закупок на 2015 год.

Кроме того, решением протокола можно утвердить или согласовать проект документа:

Утвердить Правила пользования корпоративной электронной почтой ООО «Весна» и ввести их в действие с 03.08.2015.

Согласовать Номенклатуру дел ООО «Весна».

Реже в протоколах встречаются следующие разделы:

ЗАСЛУШАЛИ – один из присутствующих зачитывает всем какой-то документ или часть документа.

Например:

ЗАСЛУШАЛИ Письмо Минфина от 22.07.2015 №4545-п

ПРИВЕТСТВЕННОЕ СЛОВО – как правило, приветственная речь произносится председателем собрания на крупных конференциях и форумах. На обычных совещаниях обходятся без цветистых приветствий.

ПРИГЛАШЕННЫЕ – это эксперты в какой-либо области, которых пригласили для того, чтобы они высказали свое компетентное мнение по вопросам совещания. В принятии решений приглашенные лица участия не принимают.

ОСОБОЕ МНЕНИЕ – это мнение одного из участников совещания, которое расходится с принятым решением. Участник вправе потребовать, чтобы его особое мнение было зафиксировано в протоколе. Оно оформляется на отдельном листе и является неотъемлемой частью протокола.

Если по оному из вопросов возникла дискуссия , то она записывается и оформляется так:

СЛУШАЛИ: И.А. Парамонова о необходимости внедрения в группе компаний единой системы электронного документооборота.

ВОПРОС: Т.А. Михайлова. Является ли внедрение единой СЭД экономически целесообразным на данном этапе развития группы компаний?

Ответ: Внедрение СЭД не только является экономически целесообразным, но и поможет оптимизировать расходы на административную деятельность группы компаний.

Оформление протокола

Протокол оформляется на бланке организации для документов. на этом бланке присутствуют следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения (если совещание проходит в отделе или дирекции);
• место составления документа (можно не указывать, если населенный пункт, в котором работает организация, входит в ее название: «Тольяттинский молочный завод»);
• наименование документа – ПРОТОКОЛ;
• заголовок к тексту – в этом случае название совещания или наименование коллегиального органа:

ПРОТОКОЛ

оперативного совещания

ПРОТОКОЛ

заседания экспертной комиссии

• (это дата совещания);
• текст документа – его содержание мы разобрали выше;
• подпись – подписывают протокол председательствующий и секретарь.

Готовый протокол рассылается всем участникам совещания. Если документ содержит задания – ставится на контроль.

Внутренние протоколы, как правило, составляются в краткой форме. Цель здесь – зафиксировать поручения директора, а не ход совещания или мнения его участников. Совсем другое дело, когда на совещание собираются представители нескольких организаций. Какими бы ни были хорошими отношения с ними сегодня, никогда не известно, что ждет нас завтра. Может быть, протокол именно этого совещания станет ключевым документом, который докажет вашу правоту в возможном споре. Поэтому на совместных совещаниях протоколы ведутся со всей строгостью.