Студенты должны научиться изготавливать документы средствами MS Office, создавать средствами MS Office простейшие информационно - технологические схемы документооборота пользователей. Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т.д.). Система документооборота может быть создана при наличии соответствующих автоматизированных информационных технологий документооборота, имеющихся в достаточном количестве на рынке программной продукции. Однако в случае, когда на предприятии нет АИТ делопроизводства, систему документооборота можно создать cpeдствами MS Office.
Схема обработки входящего документа и создания исходящего документа показывает три основных направления пользования технологиями при изготовлении и отправке исходящей корреспонденции: компьютерные технологии создания исходящего документа; технологии сканирования документа и его обработки; технологии электронной почты для пересылки адресатам исходящей корреспонденции. Существует три различные модели офиса: информационная, коммуникационная и системная. Студенты также должны знать общие понятия электронного офиса и должны научиться создавать исходящие документы средствами MS Office (в частности пользоваться стандартными шаблонами для создания исходящих документов и создавать новые шаблоны). Организовать переписку с помощью электронной почты можно при наличии канала выхода с ПЭВМ в Internet и при наличии соответствующего пpoграммного обеспечения, например программы Microsoft Outlook Express. 0днако, возможен вариант обмена электронными сообщениями с клиентами абонентами) через почтовые ящики бесплатной электронной почты, www.mail.ru.
В лабораторной работе отрабатываются вопросы ведения деловой переписки на предприятии с применением ИКТ. Особое внимание уделяется возможностям текстового редактора MS Word и табличного процессора MS Excel для упрочения навыков в ведении автоматизированного делопроизводства предприятия и решения прикладных задач по выработке управляющих воздействий. В этой теме изучаются способы создания презентаций и их оформление средствами Microsoft PowerPoint. Следует обратить внимание на применение графических объектов и анимации, использование шаблонов презентаций.
Самостоятельная работа студентов состоит в подборе материала для презентаций.
Лекция 6. Конспект, литература . Лабораторная работа 4.
Материал для изучения: «Методы управления документооборотом в организации». П рактически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их названия могут быть различными: отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами. Суть же остается одинаковой: организация потоков документов - приказов, распоряжений, поручений, писем. Рассмотрим основные виды документов, их атрибутику, потоки документов, которые используются в деятельности подразделений. Основным принципом документооборота является то, что у специалистов не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов. Документы, не учтенные в канцелярии, теряются чаше всего.
В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения скорости обработки документов. Все подразделения мгновенно предоставляют информацию в канцелярию (желательно в режиме on-line). Можно считать, что такие пункты регистрации документов являются подразделениями канцелярии. Система документооборота не должна заканчиваться на ответственных исполнителях, т.е. система автоматизации документооборота организации не должна замыкаться только на канцелярии, а должна иметь продолжение в системах управления документооборотом подразделений организации.
Материал для изучения: «Типы документов, классификация документов и их взаимосвязи». В се документы делятся на входящие, исходящие и внутренние. Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются, или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов. Например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу... в срок до...». Внутренние документы используются для организацииpaботы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия и приказы руководства предприятия. Также через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В соответствии с правилами делопроизводства, чтобы отправить документ во внешнюю организацию, необходимо сначала направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят по адресу.
Документы каждого из этих видов могут быть достаточно разнообразны. Это могут быть письма, распоряжения, циркулярные указания и т.д. Обычно под типом документа на предприятии понимается именно эти деления, причем еще более детализованные (допустим, если письма, то чему посвященные – жалобы, предложения, пожелания и т.д.) Прежде всего, все документы, проходящие через общий отдел, обладают уникальным регистрационным номером (возможны и свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов). Любая бумага, не имеющая регистрационного номера – это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера. Атрибуты документов весьма разнообразны, но можно выделить общую часть атрибутов, которые встречаются практически во всех организациях. Основными атрибутами канцелярского документа являются:
1. Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.
2. Источник документа (контрагент). Указывает, откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение, или конкретное лицо из руководства предприятия.
3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника предприятия, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при смене кадрового состава предприятия).
4. Код документа по номенклатуре дел предприятия. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1 -4 раза в год.
Во входящих документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа:
Контрольный срок исполнения. Атрибут берется или непосредственно из входного документа или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные документы.
Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставит резолюцию «Об исполнении доложить» . Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщение о прохождении документа соответствующему субъекту.
Внутренние документы, кроме стандартных, могут обладать следующими атрибутами:
Список подразделений предприятия для ознакомления. Контрольный срок ознакомления или исполнения. Список исполнителей документа.
Исходящие документы имеют следующие дополнительные атрибуты:
Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего, или внутреннего. Список рассылки. Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях. В конкретных организациях данные атрибуты могут носить различные наименования или добавляться дополнительными атрибутами, часто большим количеством. Но перечисленные выше атрибуты присутствуют во всех канцеляриях предприятий.
Материал для изучения: «Роль информационных технологий в процессе документооборота». С истема документооборота может быть создана при наличии соответствующих автоматизированных информационных технологий документооборота, имеющихся в достаточном количестве на рынке программной продукции. Но, если на предприятии нет АИТ делопроизводства, систему документооборота можно создать средствами MS Office. При обработке входящих документов и создания исходящих документов можно отметить три основных направления применения информационных технологий: - компьютерные технологии создания исходящего документа; - технологии сканирования документа и его обработки; - технологии электронной почты для пересылки адресатам исходящей корреспонденции.
Рассмотрим общие понятия электронного офиса как сложной технической структуры, а затем роль компьютерных технологий в создании исходящего документа средствами MS Office. В электронном офисе меняется рабочее место специалиста. Интерактивный телевизор (или телекомпьютер) позволяет выбирать нужные программы и информацию из потоков, идущих по сотням эфирных и кабельных каналов. На экранах цифровых устройств можно воспроизводить сложнейшие чертежи и модели продукции или красочные произведения искусства, фотографии или выполнять видеозарисовки живой природы. Стереозвуковые аппараты позволяют имитировать любые звуковые эффекты. Аудиовидеокомпьютер на основе «мультимедиа» объединяет графику, видеоизображения и текст. Мобильный телефон и личный цифровой помощник - электронный дневник (календарь) - становятся средствами связи и управления информационными потоками из любой точки мира. Электронная форма данных изменяет характер деятельности человека во всех областях жизни: динамичная работа в электронном офисе с информацией принципиально отличается от монотонной и медленной работы с бумажными документами, позволяет проявить, развить и использовать творческий компонент труда. Развитие возможностей информатизации создает материальную базу новых преобразований производственных отношений, определяя экономический переход от традиционных способов производства к гуманным и экологически чистым автоматизированным и автоматическим (безлюдным) производствам. Одно из определений термина «офис», приведенное в Американском словаре английского языка Уэбстера, сформулировано так: «место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью».
Традиционно организация документооборота и работа канцелярии являются главными функциями офиса. По мнению Ч. Вильсона, бывшего президента фирмы General Motors, «ни одного действия по производству и распределению готовой продукции не осуществляется в наш современный век без того, чтобы не переместилась какая-то бумажка». Но «перемещение бумажек» определяют потоки информации зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также воздействия этих решений на производственные процессы. В результате «перемещения бумажек» задается маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организуются производственные процессы и определяются принципы последующих решений. При этом как бы «за кадром» остаются сами решения и технология их порождения: основная творческая переработка небольших потоков информации проводится человеком и проявляется в виде «бумажек». Эффективность управления, определяющая в целом результативность бизнеса, достигается с помощью многих средств, в том числе и вследствие качественных решений и эффективной обратной связи при их выполнении. Как известно, базой качественных решений является качественная информация. Поэтому главным условием повышения эффективности управления является автоматизация рабочих мест сотрудников офиса с целью более качественного обеспечения их информацией. Теоретически различаются три модели офиса: информационная, коммуникационная и системная. Информационный процесс включает в себя четыре вида деятельности: генерирование информации, ее хранение, распространение и восприятие. Генерирование и интерпретация информации содержат творческую, слабо алгоритмизируемую и формализуемую функцию и выполняются с участием человека, его разума и именно поэтому не могут быть полностью автоматическими.
Если рассматривать офис как коммуникационную систему, то анализ показывает, что значительная часть времени специалистов офиса уходит на различного рода коммуникации, цель которых не сводится к составлению какого-либо информационного документа или принятию решения. Этот обмен информацией служит скорее обоснованию обсуждаемого решения или действия с целью поиска наиболее оптимального решения. В рамках данного подхода может быть предложена модель офиса как сложной системы социальных коммуникаций, состоящих из многих процессов коммуникации. В коммуникации участвуют два основных компонента: источник сообщения и приемник сообщения, связанные между собой прямым и обратным влиянием. Данная модель подчеркивает, что главный компонент офиса - человек. Суть коммуникационных процессов - взаимоотношения между людьми при обработке информационных документов. Сам же офис есть сложная иерархия рассматриваемых информационных и коммуникационных процессов. Коммуникации между людьми делятся на вербальные, выражаемые словами (устная речь и письменный текст), и невербальные (жесты, мимика, интонация), не выражаемые словами. Любое сообщение - это не просто передача информации, а сложный социальный акт двухсторонних и многосторонних коммуникаций. При этом говорящий, т.е. передающий сообщение устно, усиливает его эмоциональное и социальное воздействие интонацией, позой, жестами, окружающей обстановкой. С другой стороны, эти и иные невербальные знаки слушающих (воспринимающих) позволяют источнику информации ввести обратную связь в процессе передачи сообщения для того, чтобы скорректировать его содержание или форму. Почти половина внутриофисных коммуникаций имеет невербальный характер: это означает, что рассматриваемые коммуникации не могут быть автоматическими. Следовательно, поскольку текст не полностью выражает передаваемое сообщение, то исключение человека из коммуникаций личного неформального общения искажает смысл текста и неизбежно приводит к увеличению объема вербальных сообщений (если требуется повысить информативность текста). Если автоматизация введена без учета этого, она меняет тип социального поведения людей в офисе. Поэтому, в частности, очень важны средства визуализации при передаче сообщений (например, видеофоны, видеотелефоны, телевизоры).
Таким образом, процессы коммуникации передаются технике только частично, поскольку автоматизация в корне меняет сам процесс коммуникаций, оказывая влияние на все стороны и элементы общения через изменение эмоциональных, психологических и социальных отношений людей в офисе. Как известно, работа в офисе связана с большим количеством стандартных формуляров, справок, бланков и т.д. причем в каждой области канцелярской деятельности приняты свои стандартные формы. MS Word представляет возможность создавать нужные формы. Эти формы можно заполнять как на экране, так и в напечатанном виде. При этом можно использовать шаблон формы, и в дальнейшем на его основе создавать нужный документ в определенном количестве. Если меняются формы отчетов или справок, всегда можно ввести изменения, чтобы не хранить устаревшую форму в напечатанном виде. Кроме того, заполненные формы хранить также нецелесообразно. Удобнее и разумнее хранить данные из форм в электронных таблицах или базах данных, а саму форму в виде шаблона. Если необходимо просмотреть конкретную заполненную форму или отправить напечатанную форму клиенту, можно легко объединить эти два документа в один с помощью механизма слияния. Форма – это специальный вид защищенного документа, включающего поля, в которые пользователи могут вводить информацию. Любой документ, содержащий поля формы, является формой. Поле формы, это место на экране, предусмотренное для заполнения. В качестве заполнения возможны три варианта: - в виде текста (текстовые поля); - в виде флажка, который можно либо установить, либо снять; - в виде поля со списком, из которого следует выбрать нужный ответ.
Примером такой формы может служить анкета, которая может содержать все три вида полей. Например, поле, предназначенное для паспортных данных – текстовое поле, воинская обязанность – поле флажок, образование – поле со списком, из которого можно выбрать нужный ответ. Для создания форм можно использовать таблицу, как основу для формы. Таблицы обеспечивают структуру, поскольку ячейки таблицы хорошая основа для заголовков и полей формы. Если убрать сетку таблицы, а группу ячеек заключить в рамку, оставив остальные без обрамления, то эта форма будет отличаться от табличной. Таким образом, можно создавать свои собственные деловые бумаги: счета, перечни заказов, отчетные ведомости. Например, можно создать бланк, отпечатать и размножить его. Затем допечатывать в эти предварительно отпечатанные бланки только информацию, содержащуюся в полях формы – она будет правильно расположена. В офисной деятельности приходится сталкиваться с множеством однотипных бумаг, назовем их серийными. Такие документы имеют одинаковое содержание, но адресованы в различные инстанции или составлены для разных клиентов, т.е. отличаются вводимыми данными. Для этого можно воспользоваться формами. Но шаблон формы и данные удобнее хранить отдельно. Данные удобнее хранить в электронных таблицах или базах данных. Шаблон документа и данные, сохраненные во внешнем источнике, можно объединить в единый документ с помощью функции СЛИЯНИЕ. Это объединение в MS Word происходит с помощью кодов полей. Окна диалога, с помощью которого устанавливается слияние, содержат инструкцию о выполнении дальнейших действий. Процесс слияния можно условно разделить на три этапа: - создание основного (неизменяемого) документа; - создание источника данных средствами MS Word; - слияние, т.е. объединение двух предыдущих документа.
Материал для изучения: «Электронная почта в офисе». Е сли на одном компьютере работают хотя бы два человека, у них уже возникает желание использовать этот компьютер для обмена информацией друг с другом. На больших машинах, которыми пользуются одновременно десятки, сотни человек, для этого предусмотрены специальные программы, позволяющие пользователям передавать сообщения друг другу, а администратору - оповещать пользователей о новостях в системе. Как только появилась возможность объединять несколько машин в сеть, пользователи ухватились за возможность использовать ресурсы удаленных машин, за расширение круга общения. Стали создаваться программы, предназначенные для обмена сообщениями пользователей, находящихся на разных машинах. Из-за разнообразия компьютеров, операционных систем, способов соединения машин в сеть и целей, преследуемых при этом людьми, этих программ оказалось достаточно много и они не всегда совместимы между собой.
Наиболее универсальное средство компьютерного общения - электронная почта. Она позволяет пересылать сообщения практически с любой машины на любую другую. Электронная почта во многом похожа на обычную почту. С ее помощью письмо, текст, снабженный стандартным заголовком (конвертом), доставляется по указанному адресу, который определяет местонахождение машины и имя адресата, и помещается в файл, называемый почтовым ящиком адресата. При этом между почтовыми программами разных машинах существует соглашение о том, как писать адрес, чтобы все его понимали. Электронная почта оказаласьво многом удобнееи надежнее обычной. Надежность электронной почта сильно зависит от того, какие используются почтовые программы, насколько удалены друг от друга отправитель и адресат письма, и особенно от того, в одной они сети или в разных.
Обычно программы, предназначенные для пересылки писем от одного человека к другому, поддерживают и такую возможность, как почтовые списки. Если группа людей, объединенных общими интересами, хочет поддерживать дискуссию на какую-нибудь тему длительное время, они создают список, выделяют для него имя, после чего все сообщения, посланные на это имя, рассылаются всем участникам группы. У группы должен быть администратор, к которому можно обратиться, если Вы хотите, чтобы Вас включили в группу, исключили из нее, или если у Вас изменился адрес. Если группа становится очень большой, администратору прибавляется работы, а каждый участник группы должен хранить у себя весь список. При больших масштабах это очень непрактично: если вы хотите ссылаться в ходе дискуссии на полученные ранее сообщения, вам приходится хранить весь архив у себя, а он может занимать очень много места. Чтобы избежать этих неудобств, при общении очень больших групп людей используется система, независимая от электронной почты - компьютерная конференция. Самая большая компьютерная конференция - USENET - объединяет сотни тысяч машин по всему миру. Ее устройство напоминает доску объявлений. Никакого списка участников конференции не существует. Получать и отправлять сообщения может любой, чья машина связана с какой-нибудь другой машиной, которая получает сообщения конференции. Все сообщения разделены на группы по темам, и чтобы получать сообщения группы, надо на эту группу подписаться, то есть включить имя этой группы в список на своей машине. Сетевое программное обеспечение, обслуживающее конференцию USENET, из всех предлагаемых сообщений выбирает сообщения, относящиеся к группам из Вашего списка. Посылая сообщение, Вы помечаете, к какой группе оно относится, и все, кто подписан на эту группу, Ваше сообщение получат. Компьютерная конференция может быть полезна тем, кто хочет узнать о новых товарах, книгах или фильмах. Через нее очень удобно распространять информацию о замеченных ошибках в программах и о способах их исправить. Она просто незаменима для любителей поболтать на любимую тему со своими единомышленниками во всех уголках Земли, и, конечно же, для научных дискуссий. При помощи конференции можно обсуждать интересующую тему в такой компании, собрать которую в одном месте для личной беседы стоило бы бешеных денег и непредсказуемых затрат времени и сил. Список существующих групп занимает несколько страниц. В нем можно найти группы для специалистов по древнегреческой культуре и для любителей рок-музыки, для обсуждения вопросов секса и для обмена кулинарными рецептами, для дискуссии о правах женщин и группы, интересующиеся разными компьютерными играми. Программы, обслуживающие конференцию, достаточно умны: они присылают по одной копии сообщения на машину, независимо от того, сколько пользователей на этой машине будут его читать; они также предоставляют возможность обращаться к старым сообщениям. При пользовании электронной почтой и компьютерной конференцией могут возникнуть проблемы, если не обращать внимания на устройство физических сетей, на которых они работают. Разнообразие сетей компьютеров сложилось исторически. Конечно, было бы лучше, если бы все машины на Земле были соединены между собой одним и тем же способом, передавали друг другу данные в одинаковом, раз и навсегда установленном виде, и при помощи одних и тех же программ. Но так не получается. Началось с того, что отдельные страны, фирмы, производящие компьютеры, университеты, крупные организации, производители программного обеспечения, военные стали создавать свои собственные сети. И только потом оказалось возможным соединить эти специализированные сети между собой и прийти к некоторым соглашениям о стандартах. Но не может быть стандарта на все случаи жизни: сегодня сети передают тексты и изображения, завтра они будут передавать движущиеся изображения и звук. Так же, как у каждого дома в городе есть почтовый адрес, каждый компьютер в сети имеет имя, по которому к нему можно обращаться. Машины, которые не соединены кабелем,могут обмениваться сообщениями с другими по телефоннымлиниям через модем. Для этого машина, у которой есть сообщение для другой, должна до нее дозвониться, договориться о передаче данных и передать сообщение. Это выходит медленнее и менее надежно, чем по прямому проводу, но если машина расположена далеко от остальных, и данные передаются не очень часто, подключать ее напрямую неудобно и слишком дорого. Разные сети различаются способами соединения машин друг с другом, скоростью, с которой передаются сообщения, системой, по которой машинам даются имена, и соглашениями о том, в каком виде должно быть сообщение.
Соглашения о форме сообщений и правилах их передачи называются протоколами. Для того чтобы послать сообщение с машины, подключенной к одной сети, на машину в другой сети, нужно найти промежуточную машину, подключенную к обеим, через которую сообщение и пойдет. Такая машина называется мостом между этими сетями. Между двумя сетями может быть несколько мостов. Мост принимает сообщение из сети А, переписывает ее в форму, принятую в сети В, и отправляет через сеть В на ту машину, для которой оно предназначено. Как отмечалось выше, электронная почта на Вашей машине обслуживается несколькими программами, систему которых называют почтой. Почтовые сообщения (письма), пришедшие на Ваш адрес, поступают в файл, называемый Вашим почтовым ящиком, из которого Вы в любое удобное для Вас время можете их доставать и читать при помощи специальной программы. При отправлении сообщения Вы вводите текст сообщения и некоторую служебную информацию (аналогично надписи на почтовом конверте), включая адрес получателя, после чего почтовая служба на Вашей машине связывается с почтовой службой машины адресата, передает ей сообщение, и оно попадает в почтовый ящик адресата.
Отправим почтовое сообщение с машины, работающей под управлением операционной системы Unix при помощи почтовой программы mail: mail fox @ kiae . su Subject : встреча Приходи завтра, поговорим. (конец передачи) & q Вы вызываете программу mail и указываете адрес, по которому письмо надо отправить. Mail выдает приглашение Subject: и Вы вводите тему сообщения «встреча» и несколько строчек текста письма; точкой в начале последней строки обозначаете конец письма. Mail сообщает, что письмо пошло и приглашает ввести следующую команду. Командой q Вы завершаете сеанс работы mail. Теперь Ваше письмо будет передано почтовой службе, которая отправит его по указанному адресу и поместит в почтовый ящик адресата (foх). Пользователь сможет в любое время при помощи программы mail прочесть Ваше письмо и послать ответ на него: mail (1 новое сообщение). &р From : [email protected] То: [email protected] Subject : встреча Приходи завтра, поговорим. &г Subject : Re : встреча Часов в шесть. Вызвав программу mail и узнав от нее, что в почтовом ящике есть новое сообщение, получатель Вашего письма командой р (print) попросил напечатать его, а затем командой г (reply) составил и послал Вам ответ. Почтовые службы на разных машинах представляют сообщения в разных форматах, некоторые из них несовместимы. Тем не менее, большинство систем во всем мире понимает формат сообщения, называемый по имени документа, в котором он описан - RFC822. Первоначально этот стандарт был разработан для сети Интернет, но сейчас принят во многих других сетях. Поэтому здесь будем описывать этот формат - это тот конверт, в котором письмо дойдет практически в любую точку земного шара. Сообщение состоит из текста, который Вы хотите передать адресату и заголовка, который приписывается в начале сообщения, отделяется от текста пустой строкой, и содержит несколько строчек необходимой информации об этом сообщении: дату отправления, адрес, обратный адрес, тему сообщения, и другие. Бывает еще несколько видов строк заголовка. Не все они обязательно должны быть. Некоторые строки почтовые службы добавляют автоматически (Received:, Date:), другие задает сам автор письма (То:, Subject:). Полностью формат почтового сообщения описан в руководстве по вашей почтовой системе, которое Вам все равно придется прочитать. Остановимся подробно на том, как указать в сообщении адрес, чтобы почтовые службы его поняли и доставили письмо по назначению.
Рассмотрим адрес из нашего [email protected] Он состоит из адреса машины и имени адресата, которое отделено знаком "@". Слева от @ стоит имя адресата, точнее, имя файла - почтового ящика на его машине, из которого он забирает письма. Обычно пользователь называет свой почтовый ящик тем же именем, под которым он зарегистрирован в системе. Чаще всего это имя (например, Pavel), фамилия (Korotaev), или инициалы (avg, как в нашем случае). Часть справа от @ называется доменом и описывает местонахождение этого почтового ящика (машину или организацию). В общем случае часть адреса, расположенная слева от @, представляет собой имя почтового ящика человека, который должен получить сообщение. Чаще всего это просто имя файла. При этом подразумевается, что в правой части адреса (домене) подробно описано, где находится машина (или несколько машин, расположенных в одном месте и соединенных в локальную сеть), на которой хранится этот почтовый ящик. Бывают машины, у которых нет адреса в формате RFC822. это значит, что машина не входит ни в одну сеть, понимающую этот формат адреса. Если можно найти другую, подключенную к такой сети промежуточную машину, которая могла бы ей позвонить по телефону и передать сообщение, проблема отправки письма будет решена. Но поскольку у машины адресата нет формального адреса, промежуточной машине надо явно указать путь, по которому передавать сообщение. Для передачи почтовых сообщений по телефонным линиям компьютеры пользуются протоколом UUCp. Путь сообщения от Вашей машины до пользователя на другой машине для UUCp описывается в такой форме: машина1!машина2!машина_адресата!имя_адресата. Такой адрес означает, что Ваша машина должна передать сообщение на машину 1, та - на машину 2, оттуда сообщение следует передать на машину адресата и положить в почтовый ящик с указанным именем. Чтобы адресовать сообщение на машину, не имеющую стандартного адpeca, найдем промежуточную, имеющую адрес машину, и укажем ее адрес в правой части (домене); путь же от промежуточной машины до почтового ящика адресата распишем в левой части в формате UUcp, например: [email protected] Правая часть этого адреса указывает на учебные заведения США. Домен верхнего уровня edu, среди них на университет Ватерлоо (первый поддомен), и в нем на машину maytag (второй поддомен). В левой части написан путь от машины maytag через машину watcsc на машину rose и в почтовый ящик пользователя ocplumb, в который и нужно положить письмо. Этим способом адресации следует пользоваться только в крайнем случае, поскольку он сложен и не очень надежен (не всякаямашина такой адрес правильно поймет). Вам может попасться адрес и такого необычного вида:Carl % nuceng . decnet @ pine . circa . ufl . edu Такой сложный адрес приходится писать, когда мост между Вашей сетью и сетью адресата письма не умеет преобразовывать адреса. В таком случае в правой части указывается адрес моста в Вашей сети, а в левой – адрес нужного вам почтового ящика в сети адресата. Поскольку повторение знака @ во втором адресе может вызвать путаницу, вместо него используется знак %. Таким образом, Вы явно указываете, через какой мост сообщение должно пройти из Вашей сети в сеть адресата. В нашем примере в правой части приведен адрес моста - машины pine в университете Флориды, - через который сообщение должно перейти в сеть DECNET (сеть машин фирмы DEC), а в левой части - адрес почтового ящика пользователя carl на машине nuceng в сети DECNET. Организовать переписку с помощью электронной почты можно при наличии канала выхода в Internet и программного обеспечения, например программы Microsoft Outlook Express. Но возможен вариант обмена электронными сообщениями с клиентами через почтовые ящики бесплатной электронной почты, www.mail.ru. Рассмотрим оба варианта обмена электронными сообщениями.
Программа Outlook Express создана на основе стандартов, используемых в Internet, и предназначена для работы с электронной почтой и новостями. Для чтения электронной почты из программы Outlook Express необходимо, чтобы используемая вами система обмена сообщениями поддерживала протоколы SMTP и РОРЗ или ГМАР. Если вам неизвестно, поддерживает ли ваша почтовая система вышеуказанные протоколы, справьтесь у своего администратора или поставщика услуг Internet. Спросите, поддерживаются ли в вашей системе почтовые клиенты РОРЗ или IMAP. Программу Outlook Express можно использовать для чтения групп новостей, или групп обсуждений, таких как Usenet. Работа с группами новостей осуществляется через серверы новостей NNTP. Обратитесь к своему администратору или поставщику услуг Internet, чтобы узнать название сервера новостей, которым вы можете пользоваться. При помощи программы Outlook Express можно получать на сервере новостей msnews.microsoft.com сведения о продуктах корпорации Майкрософт. Программа Outlook Express включает в себя пятую версию программы адресной книги Windows. Данная программа предоставляет широкие возможности управления контактными данными, включая создание групп контактов и папок для сортировки сообщений и размещения адресов электронной почты. Адресная книга Windows обеспечивает доступ к каталогам Internet, использующим протокол ldap (протокол облегченного доступа к каталогам). Каталоги Internet облегчают поиск обычных адресов и адресов электронной почты. В программе адресной книги уже настроен доступ к нескольким популярным каталогам. После того как программа Outlook Express загрузит сообщения или после нажатия кнопки Доставить почту на панели инструментов сообщения можно читать либо в области просмотра, либо в отдельном окне.
1. Щелкните значок папки Входящие на панели Outlook или в списке папок.
2. Для просмотра сообщения в области просмотра щелкните по нему в списке сообщений. Для просмотра сообщения в отдельном окне дважды щелкните по нему в списке сообщений.
Со веты
Для просмотра всех сведений о сообщении (дата отправки и т.п.) выберите меню Файл и выберите Свойства.
Для сохранения сообщения на своем диске выберите Сохранить как, выберите место и формат сохранения (почтовое сообщение, простой текст, гипертекст).
Здравствуйте друзья. На данный момент существует два приложения Skype для проведения видеоконференций: бесплатный потребительский вариант, знакомый большей части пользователей, и Skype для бизнеса. Этот переработанный Microsoft Lync берёт привычный интерфейс Skype и применяет его к корпоративному продуктуНесмотря на то, что в плане внешнего вида эти программы сейчас кажутся идентичными, на самом деле они очень разные. И не только потому, что Skype для бизнеса, как и Lync до него, является платной утилитой. Skype для бизнеса предлагает преимущества, разработанные для крупных компаний или фирм, которые хотят казаться таковыми. Для компаний, имеющих нижеперечисленные потребности, переход с обычного Skype на Skype для бизнеса станет достойным вложением инвестиций.
- Вы хотите проводить очень крупные встречи
Стандартный клиент Skype сейчас поддерживает конференции на 25 человек. Skype для бизнеса поднимает эту планку до 250 участников, а потому гораздо лучше подходит для больших презентаций, вроде вебинаров. При этом, участниками не обязательно иметь Skype или Skype для бизнеса, поскольку оба приложения поддерживают звонки со стационарных и мобильных телефонов. Впрочем, в таком случае пользователям придётся платить за время разговора согласно своим тарифам.
Управление контактами в Skype для бизнеса, как и в стандартном клиенте Skype, предоставляет пользователю всю необходимую информацию в удобном виде.
- Вам необходима интеграция с приложениями Office
- Вас беспокоит безопасность и управление разрешениями
Хотя это не обеспечивает стопроцентную защиту звонков от прослушки, весь трафик, идущий через Skype (как стандартную версию, так и для бизнеса) шифруется при помощи алгоритма AES. Skype для бизнеса, вдобавок к этому, усиливает защиту посредством более сильных методов аутентификации, дающих администратору расширенные возможности по управлению учётными записями и инструмент для раздачи разрешений. Вы получите возможность добавлять и удалять подписки на уровне отдельных пользователей, а также открыть и закрывать им доступ к различным функциям сервиса.
Конференции Skype для бизнеса обладают удобным интерфейсом, где все функции заметны с первого взгляда — совместное использование экрана, текстовый чат, а также управление микрофонами участников.
- Вам нужна продвинутая настройка комнат конференций
Skype для бизнеса гораздо лучше справляется с задачей настройки отдельных комнат для общения сотрудников двух разных офисов компании друг с другом. Lync разрабатывался как раз для таких целей, а новая система комнат Skype позволит вам использовать Skype вместе с отдельными камерами и мониторами, звуковыми устройствами от Polycom, а также Microsoft Surface Hub для совместного рисования на виртуальной доске. Существующую систему комнат Lync можно обновить до комнат Skype. Кроме этого Skype для бизнеса поддерживает интеграцию с несколькими АТС корпоративного класса, облегчая перенаправление VoIP звонков на существующие телефоны.
- «Online (план 2)» предлагает широкий функционал за умеренную цену
В отличие от стандартной версии Skype, Skype для бизнеса — платный сервис. Для небольших компаний есть два базовых плана. «Online (план 1)» стоит 100 рублей за пользователя в месяц (при заключении годового контракта) и включает только основные функции. Фактически, вы получите не так много преимуществ по сравнению с обычным Skype.
«Online (план 2)», с другой стороны, предлагает гораздо больше, но уже за 275 рублей в месяц. Этот план добавляет видео высокого разрешения к групповым конференциям, возможность присоединиться к встрече через веб-браузер (включая анонимные подключения), совместное использование рабочего стола и удалённое управление, интеграцию с планировщиком Outlook, запись конференций и многое другое.
Для более продвинутых функций, вроде поддержки службы E911 и аудиоконференций с телефонным подключением, вам потребуется Skype для бизнеса Server, а также, сторонняя компаний, которая проведёт работы по интеграции. Цены на такие услуги могут варьироваться.
Выберите тип вашего устройства для использования Skype
Вы можете использовать один аккаунт для всех типов устройств
Скачать Skype для бизнеса бесплатно
Skype предоставляется возможность общения и обмена информации внутри предприятий и во внешней среде.
Почти все функции Skype абсолютно бесплатны, но некоторые коммерческие функции должны быть оплачены. Компания, которая внедряет Skype в свои процессы, получает возможность оптимизировать свои бизнес-процессы. Благодаря использованию приложения, вы сможете ускорить рабочие процессы.
Абонентам Skype доступны:
- Голосовые и видеозвонки;
- Безопасная онлайн-переписка файловый обмен;
- Звонки на городские и мобильные телефоны и многие другие функции.
Skype бизнес — VoIP телефония для офиса
Что еще может бизнес версия Skype ?
К услугам абонентов Skype такие бизнес-функции как конференцсвязь, переадресация вызова (перевод звонка), идентификация вызывающего абонента, отслеживание статуса абонента (свободен, занят), номер Skype To Go™, удаленный доступ и отправка SMS.
Преимущества бизнес-версии Skype:
- Упрощение обмена информацией с удаленными клиентами и контрагентами
- Значительное облегчение деловой жизни современного человека
- Централизованная установка на всех корпоративных компьютерах
- Легкая интеграция в офиснуюVoIP телефонию
Skype полностью интегрируется в IP АТС Asterisk и позволяет звонить, а также принимать звонки со Skype прямо на рабочие телефоны. Наша компания предлагает услуги интеграции Skype в корпоративную телефонную систему.
Желаете приобрести и настроить Skype для своего бизнеса? Обращайтесь к нашим специалистам за консультацией! Мы поможем настроить телекоммуникационную инфраструктуру Вашей компании и предоставить все возможности IP-телефонии.
Возможности SKYPE
Используйте программу на полную мощность
Бесплатные звонки между пользователями
Звонки между абонентами Skype всегда бесплатны вне зависимости от того, совершаются ли они внутри страны или между странами.
Позвоните лучшей подруге, чтобы обговорить с ней планы на выходные, или свяжитесь с клиентом на другом конце земного шара и разговаривайте сколько душе угодно.
Групповые звонки
Видеозвонки между абонентами
Общение лицом к лицу бесценно. Вот почему мы предлагаем бесплатную видеосвязь.
Общайтесь по бесплатной видеосвязи с людьми, у которых есть Skype, веб-камера или совместимый смартфон.
Видеосвязь Skype высокого качества позволит вам быть ближе к своим друзьям и близким.
Удобный и быстрый чат
Где бы вы ни находились, ваши друзья всегда рядом благодаря функции обмена мгновенными сообщениями в Skype.
Обсудите с приятелями планы на выходные, поболтайте с близкими или отправьте сообщения коллегам - и все это в бесплатном чате.
Звонки на мобильные и стационарные телефоны
ы можете передать привет своим друзьям и близким, даже если их нет в Skype. Совершайте международные звонки на мобильные и стационарные телефоны в любое время суток по доступной цене. Удивительно, что можно звонить людям - хоть на другой конец планеты, хоть в соседний дом - и тратить при этом так мало денег.
Скачать SKYPEНачало работы в Skype для бизнеса
Поскольку Office 365 предлагает бесплатную пробную версию на 30 дней, я подписался на Office 365 Business Премиум, чтобы протестировать Microsoft Skype для бизнеса.
Как только моя подписка была готова, я увидел Microsoft Skype for Business в списке доступных приложений и мог установить клиентскую программу.
После установки Skype открывает обзор продукта с подсказками по использованию Skype для бизнеса.
Или же можно сразу войти в сервис, используя адрес своей организации.
В моем случае подразумевался мой пароль в Office 365, поскольку я использовал сервис как часть пакета Office 365.
Если у вас отдельный тарифный план, вы будете использовать аккаунт, связанный с Microsoft Skype для бизнеса.
А если у вас Microsoft Skype for Business Server, вы используете стандартные данные своей компании после настройки программного обеспечения для работы с доменом вашей организации.
Возможности видеоконференций
Microsoft предлагает видео в высоком разрешении (1920×1080) для звонков в режиме peer-to-peer среди пользователей Microsoft Skype для бизнеса.
Похоже, нет ограничений на то, у скольких людей может быть включено видео - это немного удивляет, поскольку большинство инструментов для конференций предполагают определенные лимиты.
Я смог протестировать функцию с шестью пользователями; моя локальная сеть справлялась с трудом, но само приложение не перегружалось.
Экраны видео отображаются в режиме галереи, что позволяет сразу видеть всех участников.
Во время видеозвонков, к которым подключено более пяти людей, приложение отображает вверху иконки пяти самых активных выступающих.
Ниже идет ряд более мелких иконок - те участники, которые говорят меньше.
Всегда видно, кто выступает в данный момент.
Тарифные планы Microsoft Skype для бизнеса
Microsoft Skype для бизнеса легко использовать, стоит лишь разобраться с лабиринтом цен и особенностей планов.
Можно выбрать отдельный план Microsoft Skype для бизнеса с ежегодной оплатой, или же подписаться на один из планов Microsoft Office 365 бизнес-класса, которые включают в себя Microsoft Office, Microsoft Exchange и Microsoft SharePoint.
Отдельный план начального уровня Microsoft Office Business Базовый ($ 5.00 за пользователя в месяц) предлагает лишь групповые мгновенные сообщения, аудио- и видеозвонки в формате HD другим пользователям, а также доступ к онлайн версиям продуктов Microsoft Office и 1 ТБ данных.
Microsoft Office 365 Business Премиум ($ 12.50 за пользователя в месяц) немного функциональнее, также поддерживает групповые видеозвонки в HD, демонстрацию экрана и приложений, запись аудио/видео.
Этот пакет также позволяет планировать собрания посредством Microsoft Outlook, присоединяться к собраниям через веб-браузер, удаленно управлять рабочими столами участников и помещать участников в «лобби» до начала собрания.
Кроме того, пользователь получит полностью установленные версии всех приложений Microsoft Office.
Также можно приобрести Microsoft Skype для бизнеса как самостоятельный продукт стоимостью $ 2 или $ 5 в месяц за пользователя - зависимо от того, нужны ли дополнительные функции, такие как планирование собраний через Microsoft Outlook, подключение к собранию через браузер, удаленный контроль экранов участников и «зал ожидания» до начала собрания.
Пошаговая инструкция по установке
До использования программы осталось 3 шага
 |
 |
 |
| 1. Загрузи самую последнюю версию программы | 2. Выполни установку программы | 3. Запусти программу и выйди в интернет |
| Для установки Skype необходимо приблизительно 1,6 МБ свободного дискового пространства. После запуска установочного файла установщик выполнит загрузку приложения Skype (примерно 20 МБ) в фоновом режиме. | После запуска установочного файла установщик выполнит загрузку приложения Skype (примерно 20 МБ) в фоновом режиме. | Создайте учетную запись и войдите в сеть. |
Как установить приложение на смарт-часы
Как удалить Skype для бизнеса
Если вы имели неосторожность, кликнуть один раз на запуск приложения «Skype для бизнеса», то теперь эта утилита будет запускаться при каждом запуске ОС. Если вы не пользуетесь этой программой, и хотите узнать, как удалить Skype для бизнеса, то ниже вы найдете инструкцию.
Удалить Skype для бизнеса
Начнем с плохой новости – удалить Skype для бизнеса можно только вместе с пакетом Microsoft Office 365, так как программа изначально вшита в этот офисный пакет. Если у вас нет этого пакета, то у вас не будет проблем и с утилитой, но если вы хотите использовать все функции Офиса 365, но Скайп вам не нужен, то выход есть.
Удалить из автозапуска
Не зря люди сравнивают Skype для бизнеса, с вирусом. Эта утилита не позволяет удалить себя из реестра так просто. Даже если вы запустите специальный оптимизатор, например, Advanced SystemCare Free, то в разделе очистки области автозагрузки, вы не найдете никакого упоминания про Skype. Создается впечатление, что разработчики сделали все, чтобы вы не могли удалить утилиту. Но все намного проще.
Убрать Скайп из автозапуска можно напрямую из самой программы. Для этого вам не придется логиниться, но нужно перезапустить устройство. После полной загрузки ОС, загрузится и эта программа, и предложит вам зайти в свой аккаунт. Далее необходимо найти иконку настроек в правой части экрана, и в выпадающем меню выбрать раздел «Сервис», в котором щелкнуть по пункту «Параметры». В открывшемся окне заходим в раздел «Личное» и снимаем галочки с соответствующих пунктов, в результате вы получите следующие настройки:
Применяем изменения, щелкнув на кнопку «ОК» и затем программа больше вас не побеспокоит. Если вы переустановите офисный пакет, то просто не запускайте Скайп, так как до первого запуска программа всегда находится в спящем состоянии и не доставляет проблем. А если вы уже запустили, специально ли, либо случайно, то теперь вы знаете, как удалить Skype для бизнеса с Windows 10. Если средство общения вам все же нужно, то вы можете попробовать обычную домашнюю версию Skype, которая не отличается подобными фокусами с автозагрузкой.
Основные возможности:
- Создайте групповую беседу или видеочат и добавляйте в них участников.
- Присоединяйтесь к собраниям Skype для бизнеса, выходите из них, повторно присоединяйтесь или сами организовывайте собрания. С легкостью обсуждайте все важные вопросы и работайте вместе с коллегами.
- Видеосвязь позволяет вам видеть выступающего, а другим - вас во время конференции.
- Управление собранием (отключение микрофонов участников или вывод пользователей из собрания) и получение сведений о возможностях участников.
- Просматривайте предстоящие собрания и присоединяйтесь к ним одним щелчком мыши.
- Находите последние беседы и возобновляйте их с того места, на котором остановились.
- Находите контакты по имени пользователя, телефону или адресу электронной почты
- Повышенный уровень безопасности благодаря библиотеке проверки подлинности Active Directory (ADAL).
Обратите внимание!
Любой пользователь может воспользоваться приложением Skype for Business Mobile, если он был приглашен на собрание Skype for Business или Lync 2013. Однако чтобы воспользоваться всеми возможностями приложения Skype for Business Mobile, необходимо иметь учетную запись Skype for Business или Lync. Кроме того, некоторые функции требуют обновления приложения до версии Skype for Business Server или Lync Server. В противном случае функции будут недоступны. Если вы не располагаете точными сведениями о своей учетной записи, обратитесь в свой ИТ-отдел.
Эта программа требует подключения к надлежащим образом лицензированным копиям программ Microsoft Skype for Business Server или Lync Server либо Office 365. Skype for Business Online / Lync Online будет работать только при этом условии. Для надлежащей работы может потребоваться обновить программу до Microsoft Skype for Business Server или Lync Server. Некоторые функции могут быть доступны не во всех странах. Если вы точно не знаете, какие у вашей компании лицензия и (или) развертывание Skype for Business или Lync, обратитесь в отдел ИТ своей организации. приложение Skype for Business поддерживается только OC Android 4.0 или более поздних версий.
Для формирования статьи использовались материалы с сайтов:
- programmok.net
- skype-asterisk.ru
- ru.pcmag.com
- trashbox.ru
Подведем итоги
В данной статье вы познакомились с возможностями Skype для бизнеса. Вы узнали о возможных тарифах и преимуществах данной программы. Теперь вы сможете легко начать использовать Skype с вашими бизнес-партнёрами, проводить конференции и пользоваться всеми возможностями Skype.
Skype для бизнеса - мессенджер с расширенными возможностями стандартного Skype, предоставляющий решения для проведения онлайн-встреч. Софт доступен как отдельно, так и в составе пакетов Microsoft Office 365 и плана Enterprise. Разработчики также предлагают дополнительное оборудование: сертифицированные USB-колонки, HD-камеры и гарнитуры. Программа работает на любых устройствах и платформах, включая ПК, Mac, iPhone, iPad и Android.
Сервис создан для корпоративных собраний в организациях среднего и крупного бизнеса. Его можно использовать в сферах образования, консалтинга, маркетинга, продаж и IT. Система пригодится разработчикам, аккаунт-директорам, преподавателям и студентам. Менеджеры оценят возможности оперативной связи по нескольким каналам, а руководители - экономию средств на международных и междугородних звонках.
Функции системы включают в себя: -телефонию, создание личных и групповых чатов, аудио- и видеоконференций до 250 участников. Система обеспечивает планирование встреч, многопользовательские сессии с HD 1080p и общий доступ к рабочему столу с поддержкой презентаций PowerPoint. Инструмент Skype Meeting Broadcast поможет увеличить количество собеседников до 10000 и предусматривает интеграции с Microsoft Azure, опросы Bing Pulse и подключение аудитории через Yammer. Конференц-связь Microsoft позволяет подключаться к сеансу с мобильных платформ. Присоединиться к собраниям можно по уникальному URL-адресу и без регистрации. Доступны опции записи совещаний, демонстрации экрана и создания аннотаций PowerPoint. Изображения оптимизируются благодаря функции автоматического кадрирования и отслеживания лиц. В процессе общения можно дополнительно использовать белую доску для набросков и совместных обсуждений.
Ключевые особенности
- Аудио-, видео- и текстовые чаты
- Видеоконференции и вебинары
- Сетевое хранилище 1 Тб
- Демонстрация экрана