Перед составлением того или иного послания необходимо вспомнить, чем отличается этикет делового письма и письма личного. Самое главное - соблюсти уровень доверительности при изложении выбранной темы. Адресат скорее проникнется той или иной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение. Именно поэтому знающие современный этикет делового письма не включают в текст такие анахронизмы, как "исходя из факта", "вам надлежит" или ещё более забытое "настоящим уведомляю".
Характерные особенности
Сохранились в деловых письмах направленность и чёткая определённость цели, последовательность в изложении фактов, конкретика предложений и просьб, информативность сообщений о действиях и поступках. Деловые письма стали составляться в более непринуждённой манере, однако открытых эмоциональных высказываний, эпитетов и сравнений из особенностей личной переписки не приобрели, здесь всё ещё торжествует старинный этикет делового письма. И лишь потому, что целью такого послания является, как и прежде, подача предложения, на которое обязательно должен последовать конкретный ответ, влияние автора делового письма должно быть очень велико, поскольку побуждает адресата к действиям конкретного характера. Причём составляется текст таким образом, чтобы точка зрения автора представляла не его собственное отношение к проблеме, а взаимовыгодные интересы в её решении.
Этикет делового письма предписывает не использовать местоимение "я", как это принято в личной переписке, здесь же уместен акцент на другое местоимение - "вы". Если деловое послание написано без ошибок, отпечатано аккуратно, текст размещается по всем правилам и существующим требованиям, а потому и читается не просто легко, но и с удовольствием, переписка обязательно будет иметь продолжение. Хотя и сегодня очень часто приходится расшифровывать прихотливо закрученные фразы, разыскивая подлежащее и сказуемое, чтобы докопаться до заложенного в них смысла. Правила делового письма меняются сейчас очень быстро. Какой был хороший тон - писать от руки. Тогда можно было быть уверенным, что послание не сделано под копирку. Сколько можно было увидеть личностности в этом сообщении, а в отношения между адресатом и автором всегда добавлялось уважительности. Жаль, что этот обычай окончательно устарел, и практически все письма теперь стали электронными.
Современные правила
Деловое письмо, образец которого будет представлен ниже, представляет переписку современным цивилизованным актом. Сегодня существует не меньше разнообразных правил, которые необходимо соблюдать. Хотя, сравнительно с официальным языком, который бытовал в стране лет пятьдесят назад, эти правила кажутся скорее нюансами или особыми тонкостями. Прежде всего, как диктуют правила делового письма, нужно использовать до начала текста приветствие в персональном обращении к своему адресату. Хотя сейчас в корпорациях и любых не слишком маленьких организациях есть внутренняя связь формата ISQ, где ответ следует за вопросом, вопрос за ответом и в этой быстрой переписке обращение по имени каждый раз необязательно. Однако правильное оформление делового письма предполагает индивидуальную направленность, а потому персональное обращение необходимо.
Тема письма в современной переписке обычно выносится в отдельное поле, и его нужно заполнить адекватно, то есть согласно содержанию. Правильно сформулировать тему письма - получить половину успеха, поскольку это первое, что адресат увидит. Точная формулировка поможет ему настроиться в нужном ключе и воспринять полученную информацию быстро и в полном объёме. И обязательно нужно сообщить адресату о получении его ответа - это хороший тон, проявление уважения к коллегам и партнёрам, так делали и сто, и двести лет назад, а уж тогда не торопились жить и точно знали, как писать деловое письмо. Сегодня отвечать на послание нужно быстро, в чём помогает электронная почта - общение проходит весьма оперативно. Если ответить немедленно не получается, нужно всё-таки сообщение о получении ответа послать, где указать время следующего сеанса связи.
Время и место
Необходимо помнить, что психологически граница ответа по времени в её критическом значении составляет сорок восемь часов. Это в том случае, если нет функции автоответчика. Когда минуют двое суток, адресат уже исполнен уверенности, что его письмо оставлено без внимания или в лучшем случае - утеряно. Правила делового письма содержат и этот пункт: никогда не задерживать ответ, ибо это непременная потеря клиента, а партнёр станет волноваться и думать о разрыве всяческих отношений. Во всяком случае это грубейшее нарушение этики деловой переписки. Если же нужна рассылка одинаковой информации, можно просто расширить список адресатов. Помещение всех адресов в одно поле "кому" намного сокращает время доставки, и соблюдается прозрачность в партнёрских отношениях: каждый получивший письмо видит сформированный список.
Прекрасный посыл к продолжению партнёрских отношений - вежливая фраза "заранее благодарю". Как пишется в деловом письме и в какой части она помещается - каждый решает сам. Конечно, видеть её адресат должен после уже усвоенной информации и побуждения к действию. В конце письма, перед блоком контактов - самое лучшее место для этой фразы. Кстати, о контактной информации: она должна быть в каждом письме, не только в первом. Телефоны автора, должность и всё прочее нельзя заставлять искать. Оформление делового письма от длительности переписки никак не зависит. Правила нужно соблюдать всегда. А чтобы не гадать, получил ли адресат письмо, есть функция запроса. Только в этом случае можно быть уверенным, что оно прочитано. История переписки обязательно должна сохраняться, нельзя писать ответ новым сообщением. Однако при пересылке всей ленты общения для решения того или иного вопроса необходимо помнить не только о субординации, но и о конфиденциальности. Если в переписке присутствует личная информация, её нужно обязательно удалить перед прочтением третьими лицами.
Задание С1 в ЕГЭ по английскому языку.
Структура личного письма
1.
Адрес и дата пишется в правом верхнем углу письма (в краткой форме).
2.
Первая часть письма - Introduction (вступление). В этой части письма автор благодарит за полученное письма или извиняется, что долго не писал.
3.
Вторая часть письма - Main Body (главная часть письма). Это самая большая часть письма, так как в этой части письма автор отвечает на все вопросы и выполняет все задания.
4.
Третья часть письма- Conclusion (заключение). В этой части письма автор должен указать причину, почему он заканчивает писать письмо.
5.
Конец письма-Ending (завершение письма). Эта фраза зависит от степени близости автора и адресата, после неё ставится запятая и далее (с новой строки) указывается своё имя.
Речевые клише
| Обращение/приветствие | - Dear Simon - Dear Miss Jones, - Dear Mum |
| Вводные фразы | - It was great to get your letter…. - Thanks for your letter. It was great/lovely to hear from you. - Thanks for your long letter. It was really great to hear all your news, after not hearing from you for ages…. - Sorry I haven’t written for so long but…. - I’m very sorry about not replying to your letter sooner but I’ve been extremely busy. - Sorry for not writing earlier but I’ve… - How are things with you? - I’m sorry I haven’t written for so long, but… - I was really pleased to hear that… - I thought I’d better write and tell you about…. |
| Заключительные фразы | - I would really like you to visit me this summer. Write to me and tell me your plans. - Thanks for sending me… Please write to me again soon, and tell me all your news. - Please give/send my regards (love) to your…. And write and tell me your plans for…. - I would really love to see you. Why don’t you come and visit me this….. Write back soon! If you want to know anything else, just drop me a line. |
| Письма с просьбой дать совет (Asking for advice) | - I am writing to ask for your advice. - Can you give me your advice? - Give me your advice about…. - Can you think of anything that…? - I’ve got a problem and I need your advice. - I’ve got a problem, and I think you can help. - What do you think I should do? - Give me / Send me your advice soon. - Do you think I should…? - Do you have any idea about…? - Please let me know what to do. - Please let me know what you think I should do - I’d like to know what you think about… - Write back soon and tell me what you think. - Your advice would help me a lot. |
| Письма-советы (Giving advice) | - I ‘m sorry to hear ... and I think I can help. - Cheer up / Don’t worry too much. - Don’t let it get you down. - I’m only too glad to help. - I just got your letter and I think ... - Here’s what I think you should do. - Why don’t you ... ? - If I were you/in your position, I’d .../ I wouldn’t ... . - Have you thought of/about ... + Ving? - Don’t forget to... - It would be a good idea to ... - What you should do is … - How about + Ving ... ? - What about + Ving ... ? - I think you should … - The best advice I can give you is … - Another good idea is to … - I hope that this/ my advice helps. - Let me know what happens. - Let me know how it went. - Let’s hope that things get better - Let’s hope that everything turns out all right. - Hope this helped. - If you do this, you would …. |
| Письмо-извинение (Letter of apology) | - I"m really sorry that I forgot about...; I"m writing to apologise for... - I"m so sorry I couldn"t make it... - It will never happen again ... |
| Письмо-приглашение (Letter of invitation) | - I"m writing to invite you to ... - I"m having a party ...; Would you like to come? - I hope you"ll be able to join us/to make it. |
| Письмо-просьба (Letter of request) | - I"m writing to ask you for your help/to do me a favour - I wonder/was wondering if I could ask you to ... - I would be so/terribly/really grateful if you could ... |
| Благодарственное письмо (Thank you letter) | - I"m writing to thank you so much for... - The party was great/fantastic ... - It was very kind/nice of you to ... |
| Письмо-поздравление (Congratulations letter) | - I"m writing to congratulate you on passing your exams ... . Congratulations on ... . |
| Письмо-информация (Letter of information) | - This is just to let you know that... . I"m just writing to tell you that... . You must be wondering what"s happened to us all. |
На экзамене предлагается отрывок из письма от вашего возможного друга по переписке. В письме содержится некая новость и несколько вопросов, где у вас спрашивают мнения, совета и т.п.
Требуется написать письмо-ответ, начиная с вашего краткого обратного адреса в верхнем правом углу, даты под адресом, приветствия и заканчивая прощальной фразой и именем.
Прежде всего, чтобы написать письмо, нужно знать правила орфографии и пунтуации английского языка и стараться им следовать – тому, кому вы адресовали письмо, будет приятно читать грамотно составленное письмо.
Одним из заданий по английскому языку как в ЕГЭ, так и в ОГЭ является написание личного письма в ответ на письмо “англоговорящего друга по переписке”. Оно входит в часть C, как и написание сочинения по английскому языку . При этом, если в ЕГЭ объем письма – 100-140 слов, то в ОГЭ установлен лимит в 100-120 слов, т.к. в ЕГЭ дается задание задать 3 вопроса, а в ОГЭ – просто ответить на письмо, хотя, в любом случае, если вы напишете вопросы, то это будет плюсом.
Написание письма на иностранном языке является несложным заданием, которое необходимо выполнить максимально быстро, чтобы оставить время на выполнение других заданий. Итак, рассмотрим единые правила написания личного письма. Чтобы было легче всё понять, посмотрите специально отобранное сайт видео:
В правом верхнем углу укажите адрес в следующем порядке (порядок обратный российскому):
- квартира
- номер дома, название улицы
- город
- страна
Допускается указывать адрес в кратком виде, например:
Moscow
Russia
Под адресом, пропустив строку
, необходимо написать дату письма:
June 4th, 2012
4 June 2012
или менее формально:
04/06/12
Письмо начинается с неофициального обращения. Если в задании имя вашего собеседника не указано, его следует придумать:
Dear Tim,
Dear Rebecca,
После обращения нужно поставить запятую!
Разделите текст письма на несколько логических абзацев, каждый из которых начните с красной строки.
1. В первом абзаце вам следует поблагодарить своего друга за его письмо:
Thanks (a lot) for your (last) letter.
Your last letter was a real surprise.
I was glad to get your letter.
It was great to hear from you! / It was great to hear that… / I was happy to hear…
Вы можете также извиниться за то, что не писали раньше:
Sorry I haven’t written for so long but …/ Sorry I haven’t been in touch for so long.
I’m sorry I haven’t answered earlier but I was really busy with my school.
и/или упомянуть какой-либо факт из полученного письма:
I’m glad you passed your History test!
Sounds like you had a great time in London!
Great news about your…!
2. Основная часть письма (2–3 абзаца). В ней вы должны раскрыть все аспекты, указанные в задании. Не забудьте задать необходимые вопросы.
Предполагается, что письмо должно быть написано в неформальном стиле, поэтому вы можете использовать неформальные слова-связки, такие как well , by the way , anyway , so , разговорные выражения типа Guess what? Или Wish me luck!, а также восклицательные знаки.
3. В последнем параграфе объясните, почему вы заканчиваете письмо:
Well, I’d better go now as I have to do my homework.
Anyway, I have to go now because my Mum asked me to help her with the washing up.
I’ve got to go now! It’s time for my favourite TV show.
и упомяните о дальнейших контактах:
Write (back) soon!
Take care and keep in touch!
Drop me a letter when you can.
Hope to hear from you soon.
I can’t wait to hear from you!
В конце письма на отдельной строке указывается завершающая фраза-клише, которая зависит от того, насколько близки автор и адресат. После нее всегда ставится запятая! Ниже приводятся возможные варианты от наименее формального (1) к более формальному (8):
- Love,
- Lots of love,
- All my love,
- All the best,
- Best wishes,
- With best wishes,
- Yours,
- Warm regards,
На следующей строке под завершающей фразой указывается имя автора (без фамилии!). Например:
Andy
или Kate
Таким образом, письмо к другу имеет следующий вид:
Адрес пишущего (указывается в правом верхнем углу)
Дата письма (под адресом)
Обращение,
В начале письма автор обычно а) благодарит адресата за ранее полученную корреспонденцию; б) извиняется, что не писал раньше.
Основная часть письма (2-3 абзаца). В ней должны быть раскрыты
все аспекты, указанные в задании.
Не забудьте задать все необходимые вопросы.
В конце письма автор обычно упоминает о причине окончания письма, а также о дальнейших контактах (используются фразы-клише).
Завершающая фраза,
Подпись автора (имя)
Шаблон для написания письма на английском языке
13 Ostozhenka street
I was so happy to get your letter! I can’t wait to meet you in July! I’m sorry I haven’t answered earlier but I was really busy with my school.
You asked me to tell you about… Well, …
By the way, …? …? …?
Unfortunately, I’d better go now as I’ve got loads of homework to do (as always). Take care and keep in touch!
Общение - это одна из основных потребностей человека, наряду со сном и едой. У современных людей есть несколько доступных и эффективных способов побеседовать с друзьями и родственниками, коллегами и деловыми партнёрами. К ним относится общение вживую, сотовая связь и интернет.
Последние два способа появились сравнительно недавно. Долгое время общаться на расстоянии можно было только с помощью посланий. Они писались от руки и отправлялись по почте. Данный сохранился и сегодня. Однако на смену рукописным пришли электронные письма.
Дадим определение
Слово «письмо» имеет несколько значений.
Во-первых, это система письменных знаков, которая необходима для фиксации устной речи.
Пример: Учёные расшифровали древнее письмо
Во-вторых, это внешний вид нанесённого на бумагу текста информационного характера.
Пример: Ученики спросили своего учителя о том, как закончить письмо в соответствии с принятыми в русском языке нормами.
В-третьих, рукописный или электронный текст, который содержит предназначенную для адресанта информацию.
Пример: Письмо из дома с важными известиями от отца было получено через неделю после его отправки.
И как его начать? Эти вопросы задают себе все люди, независимо от того, какое послание они составляют: электронное или рукописное. В этой статье нам предстоит дать ответ на первый из них.
Виды писем
Перед тем как говорить о том, как лучше закончить письмо, стоит разобраться в его видах. От этого зависит общий тон и используемые выражения. Итак, послания могут быть:
- деловыми;
- личными;
- поздравительными.
Принято называть такой вид документации, который служит средством обмена информацией между разными организациями и учреждениями. Также он может носить название «официальная переписка». Некоторые виды писем, которые относятся к данной категории, требуют ответа (например, прошения, обращения, запросы), другие - нет (например, предупреждения, напоминания, утверждения).
Письмо, которое пишется одним частным лицом и адресовано другому, называется личным.
Письма, которые имеют целью поздравить неофициальное лицо, организацию или учреждение с каким-либо радостным событием или достижением, принято называть поздравительными.
Ниже мы разберёмся, как правильно закончить письмо в зависимости от его вида и назначения.
Общая структура
Независимо от вида, все письма имеют примерно одинаковую структуру. Стоит обратить внимание, что первые два пункта характерны только для официальной переписки.
- Адрес отправителя.
- Дата.
- Приветствие.
- Текст, содержащий основную информацию.
- Заключительные фразы.
- Постскриптум.
Деловая переписка
К написанию данного вида переписки следует относиться с особым вниманием, поскольку допущенные отправителем орфографические, пунктуационные или способны отрицательно сказаться на имидже компании или учреждения, которое он представляет. При составлении предложений следует отдавать предпочтение простым предложениям и избегать большого числа осложняющих конструкций. Общий тон должен быть уважительным. Главное, суть письма должна раскрываться в его окончании, поскольку люди больше обращают внимание именно на этот фрагмент текста.
Как закончить письмо, имеющее статус официального? Наиболее удачными завершающими фразами являются:
- Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
- Надеюсь на продолжение сотрудничества.
- Спасибо, что уделили внимание.
- С уважением, Иванов Иван Иванович.
- С почтением, Иванов Иван Иванович.
Как красиво закончить письмо частному лицу
Данный вид переписки не требует от составителя повышенного внимания. Однако в процессе написания человеку всё равно не следует забывать про грамотность. В этом отношении гораздо проще писать электронные письма, поскольку обнаруженные ошибки легко исправить. В случае с рукописным текстом придётся переписывать готовый текст.
Перед началом процесса необходимо определиться с основным содержанием и реакцией получателя. Если отправителю важно как можно скорее получить ответ, то в заключительной части лучше сделать соответствующие пометки. Окончание должно быть логичным завершением всего написанного выше, иначе можно поставить получателя в неловкое положение и заставить его размышлять о том, что отправитель хотел сказать.
Самыми распространёнными фразами, которые используются в конце письма, являются:
- Твой друг, Пётр.
- До встречи!
- Жду ответа.
- Целую, Мария.
- Приезжай как можно скорее.
- Всего наилучшего, твой друг Пётр.
Отправитель может придумать окончание письма самостоятельно. В этом случае оно будет иметь уникальный характер и обязательно понравится получателю.
Отвечая на вопрос о том, как можно закончить письмо-поздравление, нужно обратить внимание на его вид. Если отправителем и получателем выступают официальные лица, то завершающие фразы должны иметь нейтральный характер. В остальных случаях допускается определённая вольность.
Подведём итоги
Вопрос: «Как закончить письмо?» - вполне логичен. Общение по телефону и в социальных сетях строится по законам, отличным от тех, которые приняты во время переписки. Однако каждому человеку хотя бы один раз в жизни приходится выступать в качестве составителя письма. Поэтому необходимо иметь общие представления о существующих в данной области канонах и правилах. В противном случае первый опыт может стать последним. А ведь написание письма, его отправка и ожидание ответа от адресанта - волнующий процесс.
Наверняка многие друзья, которые разъехались по разным городам или странам, не обмениваются в социальных сетях каждый день короткими сообщениями, а изредка пишут друг другу о своей жизни письмами. Кто-то пишет обычные почтовые, кто-то - электронные. Писать само письмо просто, но как закончить письмо? Для многих проблема. Сегодня поговорим о том, как правильно закончить письмо.
Письмо другу
Чтобы правильно закончить письмо другу, для начала перечитайте весь текст, заодно и проверите ошибки. Возможно, вы что-то пропустили, что сможете дописать в момент проверки письма.
Для себя вам нужно четко знать: вы хотите получить ответ моментально или рассчитываете, что вам ответят, когда появится возможность? Перед тем как вы что-то напишите в конце письма, определитесь с логической связкой, чтобы не было такого чувства, что письмо не закончено, если вы, конечно, не хотите заинтриговать получателя.
Но как закончить письмо другу полностью, оставив лишь маленькую фразу? Слишком нудно прощаться не стоит, ведь наверняка в жизни вы так не прощаетесь. Когда вы отредактировали свое письмо, конец получился осмысленный и мысль закончена, то в самом конце внизу письма вы можете добавить такие фразы как:
- Твой(я) подруга/друг (Имя);
- >Жду ответа;
- Хочу скорее увидеться;
- До встречи;
- Жди в гости;
- Приезжай скорее;
- Целую (ИМЯ);
- Всего хорошего;
- С наилучшими пожеланиями, твой друг/подруга (Имя).
Деловое письмо
При завершении делового письма нужно еще более тщательно проверить его на ошибки и грамотность составления текста, чтобы все было четко изложено, чтобы не было ничего лишнего, естественно без таких слов как «чё», «да без проблем» и тому подобных. Ваш тон должен быть вполне доверительным и довольно простым в понимании.
Подходя к концу своего повествования, вы должны напоследок чем-то как бы заинтересовать адресата, потому что конец письма больше запоминается. Но это не значит, что в начале вы не должны раскрывать всех карт. Постепенно нужно давать нарастать интересу и в конце уже открыться полностью, чтобы ваше письмо осталось в памяти.
Прежде чем задуматься о том, как закончить деловое письмо, вы должны вписать список приложенных к письму документов, если такие имеются. Список обязательно должен быть пронумерован, и документы должны быть вложены в том порядке, в котором вы ранее указали. Последняя фраза, которая употребляется в деловом письме, может звучать так:
- С уважением (Имя);
- Надеюсь на сотрудничество;
- С почтением (Имя);
- Спасибо, что откликнулись на мое предложение.
Прощания на английском в письмах
Когда вы общаетесь с друзьями или переписываетесь с любимым человеком, вам необязательно соблюдать определенные рамки общения. Где-то вы можете подшутить или написать такое слово, какое бы в деловом письме вы не смогли бы употребить. Это позволяет вам более открыто общаться.
Сейчас у молодежи распространен разный сленг, который более старшему поколению непонятен. Один из таких сленгов - это замена русских слов на иностранные. То, как закончить письмо на английском, ничем не отличается от предыдущих советов. Любое письмо следует проверять, чтобы не ударить в грязь лицом и не отправить его с кучей помарок и незаконченными мыслями. Просто в конце можно добавить такую изюминку как прощание на английском языке. Для примера мы предоставим вам несколько подходящих фраз:
- With Love (Name) — С любовью (Имя);
- Talk to you later - Поговорим позже;
- Good Cheers!* - Хорошего настроения!*;
- Best wishes (Name) - С наилучшими пожеланиями (ИМЯ);
- See you soon - Скоро увидимся;
- Yours, (Name) - Твой/Твоя (Имя);
- All the best - С наилучшими пожеланиями;
- Thanks in advance - Заранее спасибо за ответ;
- Good luck - Желаю удачи;
- Say hi to everyone - Всем передавай привет;
- Truly yours (Name) - С уважением (Имя);
- Sincerely yours (Name) - Искренне твой/твоя (Имя).