Порядок учета личных дел работников образования. Положение о хранении, ведении личных дел обучающихся

ПОЛОЖЕНИЕ

муниципального бюджетного

общеобразовательного учреждения

г.Мегион, пгт.Высокий

Положение

о порядке ведения личных дел обучающихся

муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения

«Средняя общеобразовательная школа №6»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии Федеральным Законом от 29.12.2012 года № 273- ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 22 января 2014 г. N 32 «Об утверждении Порядка приема граждан на обучение по общеобразовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования»; приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2014 г. N 177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности»; Уставом МБОУ «СОШ №6».

1.2. Настоящее Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №6» (далее – Учреждение) и определяет порядок действий всех категорий работников учреждения, участвующих в работе с вышеназванной документацией и утверждается приказом по образовательному учреждению и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников учреждения.

2. Требования к оформлению личных дел обучающихся

2.1. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и круглой печатью Учреждения.

2.2. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, и отчество; пол; число, месяц и год рождения ; серия и номер документа, удостоверяющего личность; национальность (при наличии данных в документе); дошкольное образовательное учреждение, которое ребенок посещал до поступления в школу; сведения о переходе из одной школы в другую, выбытии и окончании школы, домашний адрес обучающегося (фактический по листу регистрации);

2.3. В конце каждого учебного года со 2 по 9 класс классный руководитель выставляет в графу «сведения об успеваемости» годовые оценки обучающегося, согласно классному журналу по всем предметам, количество пропущенных уроков и в том числе по болезни, запись о переводе в следующий класс , заполняет графу «сведения об изучении факультативных курсов», «награды и поощрения»; ставится подпись классного руководителя и заверяется круглой печатью школы.

2.5. При изменении персональных данных обучающегося необходимо аккуратно внести изменения и заверить круглой печатью и подписью руководителя Учреждения.

2.4. Личные дела обучающихся заполняются синими или фиолетовыми чернилами.

2.5. Записи в личном деле необходимо вести четко и аккуратно.

2.6. Карандашные записи в личном деле запрещаются.

2.7. Правильность заполнения личных дел проверяется заместителем директора по УВР образовательного учреждения, который сверяет соответствие оценок в журнале и личном деле.

3. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу.

3.1. Личные дела обучающихся заводятся классным руководителем по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:

Заявление;

Копия свидетельства о рождении;

Справка о регистрации с места жительства;

3.2. Для поступления во 2-9 классы предоставляются следующие документы:

Заявление ;

Личное дело обучающегося;

Документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

Для обучающихся, достигших 14 – летнего возраста, обязательным является предоставление копии паспорта.

3.3. Для поступления в 10-11 классы оформление личного дела осуществляется при предоставлении следующих документов:

Заявление;

Аттестат об основном общем образовании (оригинал);

Копия паспорта обучающегося.

Если обучающийся продолжает обучение после 9 класса в той же образовательном учреждении, то ведется его прежнее личное дело.

Если обучающийся будет получать среднее общее образование в другом образовательном учреждении, то личное дело передается в архив, а лицу, получившему основное общее образование, образовательное учреждение выдает аттестат об основном общем образовании.

3.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву «К» под № 5).

4. Порядок работы классных руководителей с личными делами учащихся.

4.1. Личные дела оформляются учителями начальных классов на каждого обучающегося с момента его поступления в Учреждение и ведутся классными руководителями до ее окончания.

4.2. Личные дела обучающихся хранятся в папках с указанием класса и его литеры.

4.3. Личные дела должны быть разложены в алфавитном порядке, согласно приложенному списку обучающихся, заверенному классным руководителем. Список меняется ежегодно.

4.4. При исправлении оценки дается пояснение, ставится круглая печать Учреждения и подпись директора.

4.5. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.

4.6. При достижении ребенком 14- летнего возраста вносится копия паспорта обучающегося.

5. Порядок выдачи личных дел учащихся при выбытии из Учреждения.

5.1. Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося производится секретарем Учреждения, при наличии заявления от родителей. Издается приказ «О выбытии обучающегося».

5.2. При выдаче личного дела секретарь вносит запись в алфавитной книге о выбытии, а родители (законные представители) обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».

5.3 . В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель предоставляет документ, содержащий информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (выписка из классного журнала с текущими отметками и результатами промежуточной аттестации), заверенные печатью Учреждения и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).

5.4. Личные дела хранятся в Учреждении в течение всего обучения ребенка и в течение трех лет после окончания обучающимися Учреждения .

Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников.

Из статьи вы узнаете:

Для чего необходимо формирование и ведение личных дел сотрудников

Когда оформление личного дела является обязанностью работодателя

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Установить такую обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела , являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Какие документы подшиваются при оформлении личного дела работника

Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел. Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу. Кроме этих документов , в числе первых в папку подшиваются копии документов об образовании и имеющейся у работника квалификации, а также копии свидетельств ИНН и СНИЛС.

Впоследствии, в ходе трудовой деятельности на данном предприятии, в личное дело подшиваются копии справок и других документов, подтверждающих изменение:

семейного положения работника;

паспортных данных, например, смену фамилии;

уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

Обратите внимание ! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме этого, при оформлении личных дел сотрудников в них подшиваются:

дополнительные соглашения, заключенные с работником;

приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;

должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;

документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;

характеристики сотрудника;

копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.

Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

Обратите внимание ! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

Какие документы не подшиваются при оформлении личного дела работника

Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
заявления на отпуск или предоставление отгула;
медицинские справки о состоянии здоровья;
справки с места жительства;
материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.

Порядок ведения личного дела в 2018 году

Установленный на предприятии положением о ведении личных дел порядок их ведения может предусматривать формирование таких дел на каждого работника, с которым заключается трудовой договор, или же только в отношении некоторых категорий сотрудников. Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий:

руководящий состав;

специалисты;

лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Обратите внимание! Любые изменения документов в личном деле сотрудника вносятся только на основании подтверждающих документов, а не со слов работника.

Правилами ведения личных дел работников предусматривается доступ сотрудника к своему личному делу для ознакомления с его содержанием. Сделать это сотрудник может только после того, как напишет заявление и получит разрешение от руководителя компании. Ознакомиться со своим личным делом работник имеет право только в присутствии лица, ответственного за их ведение.

Обратите внимание ! Ежегодно на предприятии должна проводиться инвентаризация личных дел сотрудников, по результатам которой составляется акт.

Заголовок личного дела в данном случае - это имя, отчество и фамилия сотрудника, которые должны быть указаны в именительном падеже. Если в документах дела фигурируют дополнительные варианты написания фамилии или имени и отчества, их также необходимо будет указать в заголовке, заключив в скобки, например: Иванова (Петрова) Ирина Николаевна.

В качестве крайних дат, которые указаны на образце оформления титульного листа личного дела следует указать дату приказа о приеме на работу и приказа об увольнении сотрудника.

Обратите внимание! Все записи, вносимые в папку, делают чернилами синего или черного цвета, зачеркивая прямой чертой неверные сведения и сверху них вписывая новую информацию.

Поскольку многие документы, подшитые в папке с личным делом, имеют особую важность, необходимо составить их внутреннюю опись. Такая опись служит не только подтверждением наличия в папке того или иного документа, но и существенно облегчает их поиск. Оформление внутренней описи личного дела сотрудника образец, представлен ниже.

Следует помнить, что все листы документов, подшитых в дело, необходимо пронумеровать. При этом внутренняя опись имеет собственную нумерацию, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе.

Хранение личных дел

Обычно, личные дела действующих сотрудников предприятия находятся на текущем хранении в кадровой службе и получают статус законченного делопроизводства после того, как сотрудник уволится - в этом случае они должны быть переданы в архив организации на хранение не позднее, чем через три года. Но когда речь идет о государственной службе, оформление личного дела в архив допускается в соответствии с нормативами только через 10 лет. Это обусловлено тем, что при переводе чиновника в другое ведомство его личное дело должно быть передано по новому месту работы.

В таблице представлены требования к срокам хранения личных дел, установленные в соответствии со статьей 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 .

Документы по личному составу	Созданные до 2003 года	Созданные после 2003 года
Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов	75 лет с даты создания	50 лет с даты создания
Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности	75 лет со дня поступления	50 лет со дня поступления
Сформированные в иных организациях	75 лет с даты создания	50 лет с даты создания
Личные дела руководителей	постоянно	постоянно

Личное дело оформляют на каждого работника в течение семи дней с момента приема (то есть после издания приказа о приеме на работу) и ведут в течение всей трудовой деятельности на этом месте работы. Все документы подшивают в папку. На ней указывают фамилию, имя, отчество работника (строго посередине лицевой обложки папки), дату принятия на работу (дату, когда заведено личное дело), номер личного дела. Записи в документах личного дела производят от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, без исправлений и разборчиво. Если исправления необходимы, кадровый работник должен заверить их своей подписью и печатью фирмы.

К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись , должен ее подписать и поставить дату составления. . Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.

В каждое дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадрового отдела и печать фирмы. Целесообразно также ставить дату фотографирования.

Формирование и ведение личных дел работников школы или иной образовательной организации является распространенной практикой. При этом действующее законодательство не устанавливает для работодателя обязанность по ведению личного дела на педагога или иного работника организации. Ведение личного дела является обязательным для отдельных категорий работников. Указанные категории работников определяются федеральным законодательством, например:

государственные служащие (п. 5 ч. 1 ст. 44 федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
муниципальные служащие (п. 5 ст. 28 федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»).

В образовательных организациях личные дела работников формируются зачастую без какого-либо правового обоснования. Структура личных дел не выстраивается. В личном деле в хаотичном порядке хранятся копии личных документов, заявлений и приказов, поощрительных грамот и так далее. Бессистемное и необоснованное хранение документов, в том числе относящихся к персональным данным работников, может служить основанием для привлечения .

Принимая решение о необходимости ведения личных дел, руководитель образовательной организации принимает на себя ответственность за обеспечение сохранности персональных данных работников.

Ведение личных дел работников школы: правовые основания

Правовым основанием ведения личного дела работника образовательной организации будет выступать локальный нормативный акт работодателя. Это может быть положение или порядок ведения личного дела работника образовательной организации. Нормативный акт должен регламентировать порядок ведения и перечень документов, содержащихся в личном деле.

При принятии нормативного акта необходимо соблюдать требования ч. 3 ст. 30 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в части учета мнения представительного органа работников образовательной организации.

Учитывая специфику деятельности образовательной организации, полагаем целесообразно разделить личное дело работника и портфолио педагога на самостоятельные документы.

Примерная структура личного дела работника

В личном деле работника целесообразно консолидировать следующие документы:

согласие на обработку персональных данных;
документ, подтверждающий факт ознакомления работника с локальными нормативными актами;
трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
копию приказа о приеме на работу;
копию документа, подтверждающего образовательный ценз работника (при необходимости);
справку о наличии/отсутствии судимости;
документы, подтверждающие прохождение медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований (при необходимости);
итоги аттестации (действующей);
договор о материальной ответственности (в случае заключения);
иные документы, необходимые работодателю для обеспечения трудовых прав работника.

Можно или нет хранить в личном деле копию паспорта или диплома работника?

Сказать категорично “ДА” или “НЕТ” нельзя. Законодательством установлено, что субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Исходя из этого, если работник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в личном деле работника, в частности, паспорта, документа об образовании.

С другой стороны, ст. 86 ТК РФ устанавливает цели, ради достижения которых персональные данные работника могут обрабатываться:

для обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
содействия работникам в трудоустройстве;
получении образования и продвижении по службе;
обеспечения личной безопасности работников;
контроля количества и качества выполняемой работы;
обеспечения сохранности имущества.

Для чего работодателю может понадобиться копия паспорта работника? Для внесения данных в трудовой договор и личную карточку работника, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (при упоминании — карточка формы Т-2). После внесения необходимых сведений остается необходимость в хранении копии паспорта? Если да, то работодатель должен оговорить это в локальном нормативном акте, получить согласие на хранение, а затем быть готовым объяснить проверяющим, для чего они используются.
Копия документа об образовании может подтвердить образовательный ценз работника, дающий ему право осуществлять преподавательскую деятельность (ч. 1 ст. 46 федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»), поэтому она будет логичной в личном деле педагогического работника. А с какой целью нужно хранить копию документа об образовании, например, уборщика служебных помещений, если выполняемая работа не требует специальных знаний или специальной подготовки?

Использование системы Сетевой Город. Образование

Информационная система “Сетевой Город. Образование” (при упоминании — система) позволяет организовать ведение личных дел работников школы в электронном формате. В системе формируется личная карточка формы Т-2. Имеется возможность формирования педагогического портфолио.

В систему добавляется информация о работнике по разделам:

Основная информация (установочные данные работника, занимаемая должность);
Документы, удостоверяющие личность (информация о паспорте, военном билете и так далее);
Личные достижения (участие работника в мероприятиях по годам);
Контактная информация (информация о контактах работника);
Дополнительная информация (сведения о месте проживания, приеме на работу, аттестации и так далее).

Таким образом, ведение личного дела работника школы в электронном виде включается в себя всю необходимую для работодателя информацию и позволяет исключить хранение копий документов.

Подводя итог

Статья 65 ТК РФ содержит широкий , которые работник должен предъявить при устройстве на работу. Однако из всего перечня документов у работодателя должна храниться только трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ). Сведения о других документах вносятся в карточку формы Т-2.

Трудовое законодательство не обязывает работодателя ни снимать копии с документов работника, ни хранить такие копии. Многие суды признают незаконным хранение работодателем копий документов работников, даже при наличии согласия работника на обработку его персональных данных. Поэтому ведение личных дел работников школы должно быть организовано таким образом, чтобы у контролирующих органов было к работодателю минимум вопросов.

ограниченной ответственностью ">Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

Генеральный директор
ООО ">УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

ПОЛОЖЕНИЕ

02.11.2011 № 1-П

г. Москва

О ведении личных дел работников

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение о ведении личных дел работников ООО "Бета" разработано в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Положением, утв. Указом Президента РФ № 609 от 30 мая 2005 г., Инструкцией по делопроизводству ООО "Бета" , Положением о работе с персональными данными ООО "Бета" и является локальным нормативным актом ООО "Бета" .

1.2. Настоящее П оложение разработано в цел ях регламентации работы с личными делами работников ООО "Бета" (их формированием, ведением, использованием и хранением) и определяет порядок действий работников, участвующих в работе с данной документацией.

1.3. Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. В едение личного дела обязательно для каждого работника .

1.4. Формирование, ведение и хранение личных дел осуществляют работники отдела кадров ООО "Бета" .

2. СОСТАВ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

2.1. В личное дело работника вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на работу, непосредственно работой и увольнением.

Персональные данные, внесенные в личные дела работников (иные сведения, содержащиеся в личных делах работников), относятся к сведениям конфиденциального характера, получение, обработка, использование и передача которых производится в соответствии с Положением о работе с персональными данными.

2.2. К личному делу работника приобщаются:
– заявление работника о приеме на работу (переводе, увольнении);
– личный листок по учету кадров, анкета;
– копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
– копия трудовой книжки;
– копии документов о профессиональном образовании, заверенные в установленном порядке;
– копии документов о профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания, заверенные в установленном порядке (при наличии);
– характеристики, рекомендации с прежних мест работы;
– копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (при наличии);
– копии приказов по личному составу, касающи х ся работника (приказа о приеме на работу, переводе на другую работу (должность), поощрении работника, наложении дисциплинарного взыскания, увольнении (прекращении трудового договора) и т.п.);
– экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений к нему;
– копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
– аттестационный лист работника и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне);
– копии документов о включении работника в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
– документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну (если исполнение обязанностей по должности связано с использованием таких сведений);
– договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
– копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
– копия ИНН;
– копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;
– медицинское заключение о наличии (отсутствии) у работника заболевания, влияющее на характер выполняемой им работы (при необходимости);
– справка о наличии (отсутствии) судимости (факта уголовного преследования / прекращени я уголовного преследования), выданная в установленном законодательством порядке, при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подверга вшиеся уголовному преследованию.

2.3. К личному делу работника могут приобщаться иные документы по усмотрению начальника отдела кадров ООО "Бета" , за исключением документов, имеющих второстепенное значение (о предоставлении отпуска, справки с места жительства, о жилищных условиях, черновики документов, проекты и т.п.).

2.4. В личное дело работника вносятся также его письменные объяснения после ознакомления с документами своего личного дела.

3. ФОРМИРОВАНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ. ПЕРЕДАЧА ИХ В АРХИВ

3.1. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора и утверждения приказа о приеме работника на работу, но не более недельного срока с даты наступления обоих указанных событий.

3.2. Документы включаются в личное дело в хронологической последовательности.

3.3. Копии документов работника, внесенные в его личное дело, заверяются подписью работника отдела кадров и печатью отдела кадров.

3.4. После оформления личного дела документы, приобщенные к личному делу работника, помещаются в отдельную папку, страницы документов нумеруются, заполняются реквизиты о бложки (см. приложение 1 ) и корешка папки.

3.5. К личному делу прилагается в нутренняя опись (см. приложение 2 ). Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во в нутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отража е тся во в нутренней описи в графе "Примечание".

3.6. К личному делу прилагается л ичный листок по учету кадров (см. приложение 3 ). Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения л ичного листка проверя е тся работником отдела кадров. На л ичный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка работника.

Если после заполнения л ичного листка по учету кадров в учетных данных работника произошли изменения, составляется д ополнение к личному листку по учету кадров (см. приложение 4 ), к оторое также нужно включить в личное дело работника.

3.7. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с л ичным листком по учету кадров может заполняться а нкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров.

3.8. В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в к ниге учета личных дел (см. приложение 5 ).

3.9. После увольнения работника дело закрывается, оформляется л ист-заверитель (см. приложение 6 ), который показывает количество листов в деле и изменения в его составе и состоянии. Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником отдела кадров.

3.10. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ.

4. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

4.1. Личные дела хранятся в отделе кадров отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. Для хранения личных дел используются сейфы или железные шкафы.

4.2. Личные дела работников, уволенных из ООО "Бета" , сдаются кадровой службой на архивное хранение.

4. 3 . Личные дела после увольнения работников хранятся:
– 75 лет (личные дела обычных работников);
– постоянно (личные дела руководителей ООО "Бета" , членов ее руководящих, исполнительных и контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени).

Личные дела обычных работников при хранении периодически подвергаются просмотру (путем проведения экспертизы ценности документов) в цел ях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению (например, в силу их научно-исторического значения) в соответствии с законодательством РФ.

4. 4 . Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам ООО "Бета" с письменного разрешения Генерального директора ООО "Бета" . При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

4. 5 . Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка (см. приложение 7 ), которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

4. 6 . Генеральный директор ООО "Бета" своим приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел работников. Факт проверки фиксируется в д ополнении к личному листку по учету кадров (приложение 8 ).

4. 7 . При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет а кт проверки наличия и состояния личных дел, представляемый на утверждение Генеральному директору ООО "Бета" .

5. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКОВ ОТДЕЛА КАДРОВ

В обязанности работников отдела кадров при ведении личных дел работников входит:
5.1. Приобщение документов, указанных в п . 2.2-2.4 настоящего Положения, к личным делам работников .
5.2. Обеспечение со хранности личных дел работников.
5.3. Обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах работников в соответствии с Положением о работе с персональными данными ООО "Бета" .
5.4. Ознакомление работника с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по его просьбе и в иных случаях согласно п. 4.3 настоящего Положения.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Работники отдела кадров, уполномоченные на ведение и хранение личных дел, могут привлекаться в соответствии с законодательством РФ к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел работников, установленного настоящим Положением.

7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

7.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором ООО "Бета" и действует до его отмены (принятия нового Положения).