Управленческий учет базируется на следующих данных. Управленческий учет для специалистов

"Автономные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2011, N 3

В бухгалтерском учете все хозяйственные операции совершаются на основании первичных учетных документов. Информация, содержащаяся в них, обобщается в регистрах бухгалтерского учета. Какие формы данных документов применяются в АУ в связи с переходом на новую методологию ведения бухгалтерского учета? Каковы основные требования к их оформлению? Каков порядок формирования и движения документов в АУ? Кто несет ответственность за их оформление и хранение? Об этом и многом другом вы узнаете, прочитав данную статью.

Первичные документы принимаются учреждением к учету, если они составлены надлежащим образом (по формам и в порядке, которые установлены законодательством РФ). Отражение хозяйственных операций по принятым к учету первичным документам осуществляется в регистрах бухгалтерского учета, где данная информация систематизируется и накапливается (п. 2 ст. 9, п. 1 ст. 10 Федерального закона N 129-ФЗ <1>). Формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемые автономными учреждениями начиная с 2011 г., утверждены Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н (далее - Приказ N 173н) <2>. Стоит отметить, что формы и порядок их заполнения, утвержденные данным Приказом, в большинстве своем аналогичны тем, которые были установлены Приказами Минфина России N N 123н, 148н <3>. Поэтому для автономных учреждений, осуществлявших до 2011 г. бюджетный учет, многие формы не являются новыми. Что касается АУ, которые вели коммерческий (бухгалтерский) учет, при формировании ими учетной политики начиная с 2011 г. (в связи с переходом на новую методологию бухгалтерского учета) им необходимо руководствоваться Приказом N 173н. С этой целью следует изучить данный документ наряду с новыми инструкциями по ведению бухгалтерского учета. Общие требования к оформлению первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета учреждениями установлены Федеральным законом N 129-ФЗ и Инструкцией N 157н <4>.

<1> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<2> Приказ N 173н применяется при формировании учетной политики учреждения начиная с 2011 г. (п. 7 данного документа).
<3> В настоящее время данные Приказы утратили силу.
<4> Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению".

Формы документов и требования к их оформлению

Формы первичных документов. Согласно п. п. 6, 7 Инструкции N 157н при ведении финансово-хозяйственной деятельности в автономных учреждениях начиная с 2011 г. применяются:

• унифицированные формы первичных документов, Перечень которых утвержден Приказом N 173н;
• унифицированные формы первичных документов, утвержденные правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти (исходя из отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения), за исключением форм, которые предусмотрены для отражения таких же хозяйственных операций формами класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления" ОКУД <5>, утвержденными Приказом 173н;
• формы первичных учетных документов, по которым законодательством РФ не установлены обязательные для их оформления формы документов, утвержденные в составе учетной политики АУ. При этом такие формы документов должны содержать обязательные реквизиты:
• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц и их расшифровку.

<5>

Обратите внимание! Учреждение вправе включать в первичные (сводные) учетные документы, сформированные на основе унифицированных форм, дополнительные реквизиты (данные) с целью обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации (п. 7 Инструкции N 157н).

Оформление первичных документов. При принятии к учету документов следует обращать внимание на заполнение всех реквизитов, предусмотренных в них унифицированной формой (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов (перечисленных выше)), и на наличие на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица.

В соответствии с п. 8 Инструкции N 157н документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами (расчетные документы, документы по оформлению финансовых вложений, займов, кредитов и т.п.), должны содержать две подписи: руководителя и главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица (за исключением документов, подписываемых руководителем органа государственной власти, органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законами и (или) нормативными правовыми актами РФ).

Напомним, учреждения при проведении расчетно-кассовых операций руководствуются Порядком ведения кассовых операций, утв. Решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40. В п. 14 данного Порядка указано, что в случаях когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя учреждения, его подпись на самой форме расходного кассового ордера не обязательна.

Несмотря на это, если следовать нормам п. 3 ст. 7 Федерального закона N 129-ФЗ (имеющим большую юридическую силу), без подписи главного бухгалтера (уполномоченного лица) денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Однако в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности (предусмотренную законодательством РФ) за последствия осуществления таких операций (п. 4 ст. 7 Федерального закона N 129-ФЗ, п. 8 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Если первичные документы составлены на иностранном языке, они должны иметь построчный перевод на русский язык.

Ответственность за своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных возлагается на лиц, составивших и подписавших эти документы. В большинстве своем первичные документы оформляются в момент совершения операций, а в случае, если это не представляется возможным, - по окончании операции (п. п. 8, 9 Инструкции N 157н).

Регистры бухгалтерского учета. Согласно Приказу N 173н в автономных учреждениях при ведении бухгалтерского учета теперь применяются регистры класса 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления" ОКУД <6>. Рассмотрим отдельные из них.

<6> Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

Данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в таких регистрах, как (п. 11 Инструкции N 157н):

• Журнал операций по счету "Касса" (ф. 0504071);
• Журнал операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071);
• Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
• Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071);
• Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам (ф. 0504071);
• Журнал операций расчетов по оплате труда (ф. 0504071);
• Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071);
• Журнал по прочим операциям (ф. 0504071);
• Журнал по санкционированию (ф. 0504071);
• Главная книга (ф. 0504072);
• в иных регистрах, утвержденных Приказом N 173н.

В соответствии с Методическими указаниями по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бюджетного учета, утвержденными Приказом N 173н, журналы операций (ф. 0504071) открываются путем перенесения данных бухгалтерского учета (остатков) по соответствующим счетам на начало очередного периода. По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) в Журнале операций (ф. 0504071) отражаются обороты за весь период, выводятся остатки на конец периода и формируются обороты для переноса в Главную книгу (ф. 0504072).

К указанным журналам в хронологическом порядке подбираются и сброшюровываются соответствующие первичные (сводные) документы, сформированные на бумажном носителе. Журналы операций (ф. 0504071) и Главная книга (ф. 0504072) подписываются главным бухгалтером учреждения или его заместителем и исполнителями, ответственными за формирование соответствующих регистров.

Обратите внимание! Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, обеспечивают правильность отражения хозяйственных операций в них (п. 11 Инструкции N 157н, Приказ N 173н).

Далее (на с. 35) приведена таблица, содержащая отдельные регистры бухгалтерского учета, применяемые автономными учреждениями в 2011 г. (их предназначение, основания и особенности формирования, основные показатели).

Наименование регистра (форма)	Назначение регистра, основание, особенности формирования	Показатели регистра (содержательная часть)
Инвентарная карточка учета основных средств (ф. 0504031)	Заполняется на основании Акта приема-передачи здания (сооружения) (ф. 0306030), Акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), Акта о приеме- передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующий объект, принимаемый к учету	Паспортные данные: паспорт, свидетельство, чертеж, проект, модель, тип, марка, заводской номер объекта (детали), иной номер объекта детали, дата выпуска или изготовления (для животных, многолетних насаждений и земли должна быть указана дата рождения, закладки, регистрации); дата и номер акта ввода в эксплуатацию; первоначальная {восстановительная), кадастровая стоимость; сведения по амортизации; дата окончания начисления амортизации, норма амортизационных отчислений в процентах и сумма начисленной амортизации за месяц и за год, суммы начисленной амортизации с начала эксплуатации, за какой период производилось начисление амортизации; сведения о реконструкции, модернизации, достройке, капитальных вложениях; сведения о результатах переоценки, оприходовании, перемещении, выбытии объекта (с указанием причины, суммы, даты и номера журнала операций). Краткая характеристика объекта (наименование признаков, характеризующих объект (для животных указываются порода (породность), кличка, масть, приметы; для многолетних насаждений и земли указываются количество деревьев (кустов), номер участка, (полосы) площадь в квадратных метрах); материалы, размер и прочие сведения по основному объекту и важнейшим пристройкам и принадлежностям, относящимся к основному объекту; сведения о содержании драгоценных материалов (металлов, камней и т.п.) с указанием наименования объекта (детали), драгоценного материала, единицы измерения (по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ)) драгоценного материала, количества (массы) драгоценного материала
Инвентарная карточка группового учета основных средств (ф. 0504032)	Заполняется на основании Акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), Накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032). Для объектов библиотечных фондов открывается одна инвентарная карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой. Учет сценическо-постановочных средств ведется по количеству и по стоимости объектов. Учет производственного и хозяйственного инвентаря, приобретенного единовременно по одной учетной стоимости, имеющего одно и то же производственное и хозяйственное назначение, технические характеристики, осуществляется с присвоением индивидуального инвентарного номера в количественном и стоимостном выражении	Первоначальная (восстановительная) стоимость, дата изменения стоимости в результате переоценки, сведения по амортизации: дата окончания начисления амортизации, норма амортизационных отчислений в процентах и сумма начисленной амортизации за месяц и за год, суммы начисленной амортизации с начала эксплуатации, за какой период производилось начисление амортизации; сведения о поступлении и выбытии (дата и номер журнала операций, количество, сумма); остаток в количественном и денежном выражении
Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф. 0504035)	Применяется для обобщения данных по наличию и стоимости нефинансовых активов (основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, продуктов питания) и для проверки правильности записей, произведенных по счетам аналитического учета, с данными счетов учета основных средств, непроизведенных, нематериальных активов, материалов Главной книги (ф. 0504072)	Составляется ежеквартально (по материальным запасам - ежемесячно) по соответствующим счетам аналитического учета счетов "Основные средства", "Непроизведенные активы", "Нематериальные активы", "Материальные запасы" по материально ответственным лицам с указанием наименования объекта, инвентарного номера объекта, единицы измерения, количества и суммы на начало месяца, оборотов по дебету и кредиту, количества и суммы на конец месяца
Оборотная ведомость (ф. 0504036)	Предназначена для обобщения данных по счетам учета, а также для контроля за соответствием данных бухгалтерского учета по счетам учета и Главной книги (ф. 0504072)	Составляется (при необходимости) в стоимостном выражении по соответствующим счетам аналитического учета счетов финансовых активов и обязательств с указанием номера карточки; наименования счета; суммы на начало месяца, оборотов по дебету и кредиту, суммы на конец месяца
Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф. 0504037)	Предназначена для учета обобщения сведений о поступлении продуктов питания в течение месяца (на основании документов от поставщика)	Наименование поставщика, числа месяца поступления продуктов, номер документа, сумма, всего по приходу, сведения о продуктах питания: наименование и код, единица измерения, количество, сумма
Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038)	Применяется для обобщения сведений о расходовании продуктов питания в течение месяца (на основании меню- требований (ф. 0504202) и других документов, прилагаемых к Накопительной ведомости (ф. 0504038)	Наименование продуктов питания и код, числа месяца (дата выдачи продуктов), число довольствующихся, количество израсходованных продуктов, цена за единицу, сумма, количество прилагаемых штук меню-требований
Карточка количественно- суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) Книга (карточка) учета материальных ценностей (ф. 0504042, 0504043)	Применяется для аналитического учета объектов ОС, материальных ценностей, использованных при изготовлении экспериментальных устройств; материальных ценностей, выданных на транспортные средства взамен изношенных; переходящих наград, призов, кубков; товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, включая спецоборудование, приобретенное для выполнения научно-исследовательских работ; нефинансовых активов в пути; материальных запасов (за исключением продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме), а также материальных ценностей, принятых в переработку; полученных в аренду, безвозмездное пользование, на хранение	Дата и номер журнала операций, содержание операции, срок эксплуатации и дата списания по нормативу, цена, количество и сумма по дебету, кредиту; остаток (количество и сумма). Карточка ведется: по наименованию, количеству, стоимости; по каждому объекту арендованного имущества - по инвентарным номерам арендодателя (при наличии номеров); по нефинансовым активам в пути - по отдельным поставщикам; по товарно- материальным ценностям, принятым на ответственное хранение, - по владельцам (собственникам); по сырью и материалам, принятым в переработку, - по заказчикам, видам, сортам материалов и месту их нахождения
Применяется для учета в местах хранения материальных ценностей лицами, ответственными за их сохранность. Учреждение систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (в местах хранения), а также производит сверку данных по счетам бухгалтерского учета с материальных запасов записями, которые ведут материально ответственные лица по местам хранения материальных ценностей. О результатах проверок должны быть сделаны соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце Книги (ф. 0504042). При ограниченном объеме наименований материальных ценностей материально ответственные лица вправе вести учет наличия материальных ценностей и операций по их поступлению и выбытию в Карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043)	Номер склада, стеллажа, ячейки; наименование и код единицы измерения; цена; марка; сорт; профиль; размер; норма запаса; наименование и код материала; дата записи; дата и номер документа; от кого получено и кому отпущено; приход; расход; остаток; контроль (дата выдачи и подпись); результаты проверок (дата проведения проверки, замечания, предложения, должность и подпись проверяющего)
Авансовый отчет (ф. 0504049)	Применяется для учета расчетов с подотчетными лицами, которые приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 - 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к нему, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета заполняются графы 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения	Наименование показателя, сумма (в рублях и в иностранной валюте) остатка/перерасхода по предыдущему авансу, сумма, дата получения аванса и коды соответствующих аналитических счетов бухгалтерского учета; итоговая сумма полученного аванса; сумма израсходованного аванса; сумма остатка, перерасхода по авансовому отчету; итоговые бухгалтерские записи с указанием номера счета бухгалтерского учета по дебету и кредиту и суммы в рублях в соответствии с расшифровкой сумм произведенных расходов, принятых к учету, с указанием номеров счетов бухгалтерского учета по дебету и по кредиту на основании приложенных документов; приложения к авансовому отчету (количество документов, листов); подпись руководителя структурного подразделения (с расшифровкой), подтверждающая целесообразность произведенных расходов. Отметка о проверке отчета (сумма к утверждению; подпись главного бухгалтера (с расшифровкой)). Сведения о сумме внесенного остатка (выданного перерасхода), номер счета бухгалтерского учета, номер и дата кассового ордера, должность, подпись и расшифровка подписи лица, принявшего остаток (выдавшего перерасход). Расписка о принятии от подотчетного лица авансового отчета (номер и дата), заверенная подписью бухгалтера, дата выдачи расписки
Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051)	Применяется для аналитического учета операций с финансовыми активами и обязательствами в разрезе счетов бухгалтерского учета, а при необходимости - в разрезе дебиторов и кредиторов: по движению денежных средств; расчетов с юридическими и физическими лицами; расчетов с поставщиками по выданным авансам, за поставленные материальные ценности, оказанные услуги; расчетов с дебиторами; расчетов с подотчетными лицами; расчетов по суммам выявленных недостач и хищений денежных средств и ценностей; расчетов по оплате пенсий, пособий и иных социальных выплат	Дата; номер журнала операций; содержание операции; сумма операции (по дебету и кредиту); сумма остатка (по дебету и кредиту). Текущие записи производятся не позднее следующего дня после совершения операции. В конце месяца в карточке подсчитываются итоги по остаткам

Каков порядок формирования и движения документов в учреждении?

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета в большинстве своем формируются на бумажных носителях. Однако при наличии технической возможности могут формироваться в виде электронного документа, содержащего электронную цифровую подпись. В соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе (месяц, квартал) по первичным электронным документам, принятым к учету и относящимся к соответствующему регистру бухгалтерского учета (журналу операций), формируется реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов), которые подшиваются в отдельную папку (дело).

Правила документооборота (в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете, а также график документооборота) утверждаются в составе учетной политики (п. 6 Инструкции N 157н).

Внесение исправлений в документы и регистры учета

При обнаружении ошибок в первичных документах допускается внесение исправлений в отдельные из них, если они вносятся по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что подтверждается подписями тех же лиц, с указанием надписи "Исправленному верить" ("Исправлено") и даты внесения исправлений. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов с исправлениями, которыми оформляются операции с наличными или безналичными денежными средствами (п. 10 Инструкции N 157н).

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бухгалтерского учета, необходимо производить в соответствии с нормами, установленными п. 18 Инструкции N 157н. Рассмотрим их в таблице.

Ошибка, обнаруженная за отчетный период до момента представления бухгалтерской отчетности и не требующая внесения изменения данных в регистры бухгалтерского учета (журналы операций)	Исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бухгалтерского учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено"
Ошибка, обнаруженная до момента представления бухгалтерской отчетности и требующая внесения изменений в регистр бухгалтерского учета (журнал операций)	Отражается последним днем отчетного периода дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу "Красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записью (в зависимости от характера ошибки)
Ошибка, обнаруженная в регистрах бухгалтерского учета за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность в установленном порядке уже представлена	Отражается датой обнаружения ошибки дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью, оформленной по способу "Красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записью (в зависимости от характера ошибки)

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются Справкой (ф. 0504833), содержащей информацию по обоснованию внесения исправлений, наименование исправляемого регистра бухгалтерского учета (журнала операций), его номер (при наличии), а также период, за который он составлен.

Хранение документов

Хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета в учреждениях осуществляется в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В настоящее время сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Согласно этому Приказу для отдельных документов предусматриваются иные сроки их хранения (например, личные карточки работников, реестры доходов физических лиц нужно хранить 75 лет, документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами хранятся постоянно). Кроме того, в течение установленного срока в учреждении должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (п. 14 Инструкции N 157н).

Обратите внимание! Оформление и хранение первичных документов, регистров бухгалтерского учета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, а также формирование журналов операций и главной книги по таким сведениям осуществляется обособленно и с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны (п. п. 12, 15 Инструкции N 157н).

Заметим, в рамках налогового законодательства учреждение обязано обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, в течение четырех лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Хранение первичных документов (регистров) в учреждении может осуществляться также в электронном виде с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах <7>.

<7> Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

В случае пропажи, уничтожения или порчи первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета руководитель, а при отсутствии у него полномочий - орган, осуществляющий функции и полномочия учредителя, назначает комиссию по расследованию причин случившегося и выявлению виновных лиц, а также принимает меры по восстановлению утраченных документов. При необходимости для участия в работе комиссии привлекаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора.

Далее рассмотрим, кто несет ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов и какие меры ответственности могут быть применены к учреждению в указанном случае в рамках законодательства РФ (в том числе и налогового).

Что влечет нарушение порядка и сроков хранения документов?

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения, в то время как ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета несет руководитель учреждения (п. п. 14, 15 Инструкции N 157н). Однако меры ответственности в различных случаях могут налагаться как на должностное лицо, так и на само учреждение.

Статьей 15.11 КоАП РФ нарушение порядка и сроков хранения учетных документов расценивается как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

В случае нарушения установленных сроков хранения учетных документов по валютным операциям или паспортов сделок на должностных лиц налагается административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.25 КоАП РФ).

В рамках налогового законодательства отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского или налогового учета, так же как и систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений, также является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ). Если указанные деяния выявлены в одном налоговом периоде, это влечет взыскание штрафа в размере 10 000 руб., если в течение более одного налогового периода, - в размере 30 000 руб., если же деяние повлекло занижение налоговой базы, это наказывается штрафом в размере 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Поскольку в силу гл. 15, 16 и 18 НК РФ в соответствующих случаях субъектами ответственности являются сами учреждения, а не их должностные лица, привлечение последних к административной ответственности не исключает возможности привлечения учреждений к ответственности, установленной налоговым законодательством (ст. 2 Постановления Пленума ВАС РФ от 27.01.2003 N 2).

О.Сизонова

Редактор журнала

"Автономные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

(см. текст в предыдущей редакции)

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

(см. текст в предыдущей редакции)

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы служат основой для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в бухгалтерском учете. Они должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства РФ, Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, других нормативных актов Банка России.
Каждый из документов, на основании которых совершаются бухгалтерские записи в банке, должен содержать следующие реквизиты: обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена эта запись; дату бухгалтерской записи; подпись бухгалтерского работника, оформившего документ, а по операциям, подлежащим дополнительному контролю, - также подпись контролирующего работника; в необходимых случаях и другие реквизиты.
Если в первичных учетных документах, которыми оформлена подлежащая отражению в учете операция, отсутствует
корреспонденция счетов бухгалтерского учета, то бухгалтерская запись оформляется мемориальным, ордером.
Банковский ордер предназначен исключительно для применения внутри кредитной организации, когда плательщиком или получателем денежных средств является сам банк (внутренние расчеты с клиентом). Банковский ордер подписывается лицами, наделенными правом первой или второй подписи для подписания этих документов. Эти лица устанавливаются приказом по банку.
Операции по счетам клиентов проводятся на основании принятых к исполнению расчетных и кассовых документов.
Расчетные документы по операциям, связанным с перечислением (зачислением) средств кредитной организацией клиентам, другим организациям, взысканием средств со счетов клиентов, составляются в соответствии с требованиями Положения Банка России от 3 октября 2002 г. № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации».
Проверка наличия на расчетных и кассовых документах соответствующих подписей работников кредитной организации, уполномоченных осуществлять те или иные операции, возлагается на работников, занятых передачей документов (информации) на обработку. В кредитных организациях, учет в которых ведется на ЭВМ, эта проверка возлагается на старшего по должности работника приказом руководителя кредитной организации. Для выполнения указанной проверки составляются перечни операций, подлежащих дополнительному контролю со стороны должностных лиц кредитной организации. Перечни, а также образцы подписей работников кредитной организации, выполняющих контрольные функции, должны находиться у работников, осуществляющих указанный контроль.
Право подписания расчетных и кассовых документов, предоставляемое работникам, оформляется распоряжением руководителя коммерческого банка.
Право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетных и кассовых документах, подлежащих дополнительному контролю, имеют по должности руководители и главные бухгалтеры банков или по их поручению - доверенные лица.
Предоставление права контрольной (первой) подписи тому или иному должностному лицу не исключает возможности выполнения этим лицом (кроме главного бухгалтера) функ
ций ответственного исполнителя по определенному кругу операций. В таком случае им контролируются документы по операциям, выполняемым другими работниками.
Главный бухгалтер коммерческого банка обязан следить за тем, чтобы соответствующие образцы подписей были идентичны и своевременно переданы под расписку в кассу, бухгалтерским и контролирующим работникам, а также за своевременным внесением изменений в образцы подписей, которыми пользуются работники банка в своей работе. ¦
Один комплект образцов подписей должностных лиц банка хранится у главного бухгалтера для учета лиц, которым предоставлено право той или иной подписи на расчетных и кассовых документах.
Для проверки соответствия подписей правомочных должностных лиц банка на принимаемых к исполнению расчетных и кассовых документах утвержденным образцам работники должны иметь такие образцы.
Контролирующие работники должны пользоваться своими экземплярами образцов подписей работников банка, а также образцов подписей и оттисков печатей на документах, представляемых клиентами. Этим работникам запрещается пользоваться тем же экземпляром карточек с образцами подписей и оттисков печатей клиентов и образцов подписей работников банка, которыми пользуются бухгалтерские работники.
В карточках с образцами подписей и оттиска печати клиентов у исполнителей и контролеров подлежат регистрации номера выданных данным клиентам денежных чеков для проверки номеров чеков, предъявляемых к оплате.
Под регистрами понимаются документы, в которых систематизируется и накапливается информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. Операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по Ьоответ- ствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их, а также осуществляющие дополнительный контроль.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.
Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.

Еще по теме Первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета:

1. Аудит состояния бухгалтерского учета; содержание и проверка учетной политики; система бухгалтерского учета; контроль за правильностью ведения учетных регистров.
2. Законодательные требования к оформлению первичных учетных документов, основные реквизиты, которые должен содержать первичный документ.
3. Учетные регистры, формы и техника бухгалтерского учета.

Поступившие в бухгалтерию первичные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Затем осуществляются регистрация и экономическая группировка их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета. С этой целью сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их формирования, а также данные о хозяйственных операциях из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры.

Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. По существу, они являются носителями данных о хозяйственных операциях, полученных из соответствующих первичных и сводных документов.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Совокупность учетных регистров, используемых в организации для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей, образуют форму бухгалтерского учета.

Объединяет эти формы единство учетных принципов: подтвержденные первичными документами хозяйственные операции находят отражение в учетных регистрах без всякого исключения способом двойной записи на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. № 94н.

Помимо этого, учетные регистры независимо от того, какой форме учета они принадлежат, выполняют функцию посредника между первичными документами бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетностью организации, позволяя, как было сказано выше, отражать, обобщать и систематизировать учетную информацию.

Формы учета, имеющие применение в российской практике бухгалтерского учета, многообразны. Выбор формы учета остается на усмотрение руководителя организации и главного бухгалтера, закрепляется в приказе об учетной политике и осуществляется в зависимости от различных условий, прежде всего – от масштабов бизнеса и степени автоматизации бухгалтерского учета в организации.

Малые предприятия, например, могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета, предложенную Приказом Министерства финансов РФ от 21 декабря 1998 г. № 64н, которая может вестись по:

✔ простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия) – по форме «журнал-главная»;

✔ форме бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Для прочих хозяйствующих субъектов предусмотрены мемориально-ордерная и журнально-ордерная формы учета.

Простая форма бухгалтерского учетаприменима на малых предприятиях, совершающих незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющих производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов. В этом случае учет всех операций осуществляется путем их регистрации только в книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1.

Наряду с книгой для учета расчетов по оплате труда с работниками и по налогу на доходы с бюджетом малое предприятие должно вести также ведомость учета заработной платы по форме № В-8.

Книга является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность. Она является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом книга должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия приемлема для малых предприятий, осуществляющих производство продукции (работ, услуг), и включает следующие регистры бухгалтерского учета:

Ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений – форма № В-1;

Ведомость учета производственных запасов и товаров, а также НДС, уплаченного по ценностям, – форма № В-2;

Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;

Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;

Ведомость учета реализации – форма № В-6 (оплата);

Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-6 (отгрузка);

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;

Ведомость учета оплаты труда – форма № В-8;

Ведомость (шахматная) – форма № В-9.

Каждая ведомость, как правило, применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

Сумма по любой операции записывается одновременно в двух ведомостях: в одной – по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета, в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета. В обеих ведомостях делается запись на основании форм первичной учетной документации о сути совершенной операции либо пояснения, шифры и др.

Остатки средств в отдельных ведомостях должны сверяться с соответствующими данными первичных документов, на основании которых были произведены записи (кассовые отчеты, выписки банков и др.).

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности малого предприятия, отраженных в ведомостях, производится в ведомости (шахматной) по форме № В-9, на основании которой составляется оборотная ведомость. Оборотная ведомость является основанием для составления бухгалтерского баланса малого предприятия.

Во всех применяемых ведомостях указывается месяц, в котором они заполняются, а в необходимых случаях – наименование синтетических счетов. В конце месяца после подсчета итога оборотов ведомости подписываются лицами, производившими записи учета на малом предприятии.

Схема документооборота в пределах этой формы учета выглядит следующим образом:

Более сложной представляется мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета. Она применяется в нескольких вариантах в зависимости от отраслевых особенностей и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетический учет ведется в книгах или многографных ведомостях, а для аналитического учета используются книги, ведомости и карточки.

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются мемориальными ордерами – накопительными ведомостями, которым присваиваются постоянные номера. Например, мемориальный ордер 1 – накопительная ведомость по кассовым операциям; мемориальный ордер 2 – свод расчетных ведомостей по заработной плате и т.д.

Это облегчает нахождение нужных документов и составление различных справок. Количество составляемых за месяц ордеров определяет главный бухгалтер. Мемориальный ордер имеет такой вид:

По операциям, не поддающимся систематизации, и по операциям «Сторно» составляются отдельные мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

В организациях, в которых по объему операций не требуется составления накопительных ведомостей, корреспонденция счетов указывается на отдельных мемориальных ордерах или на оттисках штампа, проставляемых непосредственно на первичных документах с присвоением соответствующих номеров. Штамп должен содержать те же обязательные реквизиты, что и мемориальный ордер: номер, дату составления, корреспонденцию счетов, сумму, подпись ответственного лица – и ряд дополнительных (по необходимости).

Отдельные мемориальные ордера составляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня по получении первичного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета или дебету одного счета и кредиту нескольких счетов, или, наоборот, по кредиту одного счета и дебету нескольких счетов.

Мемориальные ордера подписываются главным бухгалтером или его заместителем и исполнителем, а при централизации учета – и руководителем группы учета. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал.

Данные мемориальных ордеров переносятся в главную книгу, в которой каждый разворот соответствует отдельному счету. При этом по левой стороне счета отражаются данные о хозяйственных операциях по дебету, а по правой стороне – по кредиту этого счета. Итоги по дебету и кредиту счетов главной книги записываются в оборотную ведомость, построенную с использованием синтетических счетов, на основании которой составляется бухгалтерский баланс.

Таким образом, схема документооборота при мемориально-ордерной форме учета представляется следующим образом:

Преимуществами мемориально-ордерной формы учета являются простота и наглядность ее учетных регистров. В то же время при преимущественно ручном заполнении учетных регистров объем рутинной работы по заполнению мемориальных ордеров чрезвычайно велик.

Вследствие этого была разработана более совершенная – журнально-ордерная форма бухгалтерского учета.

В основе этой формы бухгалтерского учета лежат принципы накапливания и систематизации данных первичных документов в учетных регистрах, позволяющие обеспечить синтетический и аналитический учет средств источников и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Это исключает необходимость оформления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно как единый рабочий процесс.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для целей составления отчетности. Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, в единой системе записей. Здесь используется два вида учетных регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

При этом предприятия могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы выглядит следующим образом.

В виде исключения по некоторым видам счетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов, могут быть заведены карточки аналитического учета и на основе их данных в конце месяца составляться оборотные ведомости.

Кроме того, ведутся инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам, а также сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

Основными регистрами этой формы учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда необходимые аналитические показатели сложно получить непосредственно в журналах-ордерах. Поэтому данные первичных документов предварительно группируются в ведомостях, а их итоги затем переносятся в журналы-ордера.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу. По данным главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету необходимо показать в сальдовом балансе по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления сальдового бухгалтерского баланса. В ней записываются сальдо на начало месяца, обороты по дебету и кредиту счетов и сальдо на конец года по каждому синтетическому счету.

В главной книге данные о текущих оборотах имущества (средств) записываются только по синтетическим счетам. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Проверка правильности записей, произведенных в главной книге, осуществляется путем подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам бухгалтерского учета.

Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса, а также баланса оборотов по счетам.

Общая схема документооборота в рамках журнально-ордерной формы учета приведена на схеме 1.3.

Запись в учетные регистры осуществляется ручным способом или при помощи компьютера.

При ручном способе операции регистрируются вручную чернилами или шариковой ручкой (в случае если необходимо иметь несколько экземпляров – путем копирования). При компьютерном способе запись производится с использованием компьютерных бухгалтерских программ.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и методом «красного сторно».

Корректурный способ применяется в случае, если ошибка, допущенная в учетном регистре, не затрагивает корреспонденцию счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей.

Сущность корректурного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым (или под зачеркнутым – в зависимости от имеющихся возможностей) пишется правильный текст или сумма.

Зачеркивание производится тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре.

Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписавших документ, в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая там «Исправленному верить» и правильный текст или сумму.

В бухгалтерской практике часто встречается выражение «записать красным» или «сторно». Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»).

Нормативными документами порядок производства записей «сторно» не определен.

На практике применяются два распространенных варианта такой записи:

1) сторнировочная запись делается чернилами или пастой красного цвета;

2) число, подлежащее сторнированию, записывается пастой или чернилами того же цвета, что и остальные записи, а затем обводится вокруг сплошной чертой.

После регистрации хозяйственной операции в учетном регистре на бухгалтерской проводке или на самом первичном документе делается соответствующая отметка для облегчения последующей проверки правильности разноски.

По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются путем составления оборотных ведомостей или другим способом.

Оборотные ведомости – это способ обобщения данных учетной регистрации в счетах бухгалтерского учета. Оборотные ведомости составляются в конце месяца на основании следующих данных:

Сальдо (остаток) на начало месяца;

Обороты за месяц;

Сальдо на конец месяца.

Оборотные ведомости могут составляться по счетам синтетического и аналитического учета.

Пример. Бухгалтер рассчитал заработную плату работников организации и оформил расчетную ведомость. Расчет заработной платы бухгалтер производит на основании табеля учета рабочего времени и документов, в которых установлена заработная плата работников и дополнительные выплаты (трудовые договоры, приказы, штатное расписание).Расчетная ведомость – это учетный регистр. За май она выглядит следующим образом (в скобках указаны номера балансовых счетов):

На основании расчетной ведомости составим оборотную ведомость по балансовому счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» за май:

Таким образом, конечное сальдо 4178 руб. (5000 + 5500 – 6322), которое мы получили в расчетной ведомости, совпало у нас с конечным сальдо, полученным в оборотной ведомости.Теперь представим хозяйственные операции по начислению и выдаче заработной платы за май в виде бухгалтерских проводок:Дебет 44 Кредит 70– 5500 руб. – начислена заработная плата за май (одновременно увеличены расходы на продажу);Дебет 70 Кредит 68– 572 руб. – удержан налог на доходы физических лиц из начисленной заработной платы;Дебет 70 Кредит 76– 750 руб. – удержаны алименты из заработной платы;Дебет 70 Кредит 50– 5000 руб. – из кассы организации выдана заработная плата за предыдущий месяц (образовавшаяся на 30 апреля задолженность организации перед работниками по заработной плате).

Оборотную аналитическую ведомость можно составить по любому уровню аналитического учета.

Пример. Необходимо узнать состояние расчетов торговой организации с поставщиком ООО «Факел» на конец февраля по всем действующим договорам. Тогда нам нужна оборотная ведомость по счету 60-1-1-01:

Мы составили аналитическую ведомость в развернутом виде. Если же нам нужна обобщенная информация, то та же ведомость будет иметь такой вид:

Если бухгалтерский учет ведется компьютерным способом, то бухгалтер вводит проводки именно в такой структуре. При ручном способе ведения бухгалтерского учета бухгалтер делает разноску в журналах (ведомостях) по синтетическим счетам и субсчетам, а аналитические записи делает в карточках.

Оборотно-сальдовая ведомость (оборотно-сальдовый баланс) составляется на конец месяца на основании данных по каждому синтетическому счету: остатков на начало месяца (начального или входящего сальдо), оборотов за месяц и остатков на конец месяца (конечного сальдо). Оборотно-сальдовую ведомость можно составить только по синтетическим счетам либо в разрезе субсчетов.

В ведомости записываются все используемые на предприятии синтетические счета. На каждый счет отводится отдельная строка, в которой указывают начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо. Если по счету не было движения за отчетный период, то указывают только начальное и конечное сальдо. Чтобы проверить, правильно ли составлен оборотно-сальдовый баланс, следует знать такие правила:

Итог дебетовых начальных сальдо по счетам должен равняться итогу кредитовых начальных сальдо;

Итог дебетовых оборотов за период должен равняться итогу кредитовых оборотов;

Итог дебетовых конечных сальдо по счетам должен равняться итогу конечных кредитовых сальдо.

Данные оборотно-сальдовой ведомости об остатках по счетам используются при составлении бухгалтерского баланса.

Пример.Торговая организация ООО «Восток» по состоянию на 31 марта имеет следующие показатели (в скобках указаны номера синтетических счетов):– основные средства (01) – 500 000 руб.;– амортизация по этим основным средствам (02) – 100 000 руб.;– товары (41) – 300 000 руб.;– деньги в кассе (50) – 20 000 руб.;– деньги на расчетном счете (51) – 115 000 руб.;– задолженность перед поставщиками товара (60) – 175 000 руб.;– кредит в банке (66) – 300 000 руб.;– задолженность перед работниками по заработной плате (70) – 90 000 руб.;– уставный капитал (80) – 200 000 руб.;– нераспределенная прибыль (84) – 70 000 руб.Хозяйственные операции апреля были отражены в бухгалтерском учете следующими записями:

Для простоты примера проводки составлены таким образом, чтобы каждый счет был задействован в операциях один раз по дебету и один раз по кредиту, кроме счетов 51 и 90. Поэтому оборотная ведомость, данные из которой берутся для оборотно-сальдовой ведомости, составляется только по этим синтетическим счетам.

И наконец, составляем оборотно-сальдовую ведомость за апрель: