Несвоевременное оприходование выручки в кассу. Оприходование наличной выручки в кассу

Мы рассматривали общие вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций. Основные проводки по кассе приведем в нашем материале.

Поступление денежных средств в кассу: проводки

Счет 50 «Касса» — счет активный, поэтому поступление денежных средств в кассу организации отражается по дебету этого счета.

Наиболее простая операция по кассе - это снятие наличных денежных средств по чеку с расчетного счета. Данная операция формирует одновременно проводку по кассе и расчетному счету. Так, если получено в кассу с расчетного счета, проводка по счету 50 будет следующая:

Дебет счета 50 - Кредит счета 51 «Расчетные счета»

Учет денежных средств (проводки поступления) по наиболее типичным ситуациям:

  • возврат в кассу аванса, выданного ранее поставщику:

Дебет счета 50 - Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

  • поступление наличных денежных средств от покупателей:

Дебет счета 50 - Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Проводка по кассе на розничную выручку или, что то же самое — оприходование выручки в кассу (проводка), может быть и напрямую со счетом 90 «Продажи», ведь вести учет расчетов с розничными покупателями на счете 62 нет необходимости, т.к. оплата и отгрузка производится одновременно:

Дебет счета 50 - Кредит счета 90

  • получен заем наличными в кассу:

Дебет счета 50 - Кредит счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»

Дебет счета 50 - Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Дебет счета 50 - Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

  • внесены средства учредителей в счета вклада в уставный капитал:

Дебет счета 50 - Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями»

  • выявлены излишки по кассе в результате инвентаризации:

Дебет счета 50 - Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»

Выбытие из кассы: проводки по бухучету

Кассовые проводки при выбытии наличных денежных средств из кассы организации можно представить следующими основными записями, отраженными в таблице.

"Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений", 2012, N 7

В соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона N 54-ФЗ <1> и п. 1 ст. 7 Закона РФ N 943-1 <2> на налоговые органы возложена обязанность по осуществлению контроля и надзора за полнотой оприходования выручки организациями, производящими наличные денежные расчеты без использования ККТ. Заметим, что мероприятия, проводимые налоговыми органами в рамках исполнения указанной функции, не относятся к налоговым проверкам и, соответственно, не регулируются положениями НК РФ. Порядок осуществления такого контроля и надзора регламентирован Приказом Минфина России от 17.10.2011 N 133н "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей" (далее - Административный регламент).

<1> Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт".
<2> Закон РФ от 21.03.1991 N 943-1 "О налоговых органах Российской Федерации".

Общие положения

Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ организации, в том числе государственные (муниципальные) учреждения, осуществляющие наличные денежные расчеты или расчеты с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг, обязаны применять кассовый аппарат, включенный в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Вместе с тем Федеральным законом N 54-ФЗ и Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение N 359), предусмотрено, что государственные (муниципальные) учреждения могут осуществлять расчеты и без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи документа, оформленного на БСО, который приравнивается к кассовому чеку. Такие БСО (квитанции, билеты, абонементы и др.) в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (п. 3 Положения N 359):

  • наименование документа, шестизначный номер и серию;
  • наименование и организационно-правовую форму учреждения;
  • место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица - иного органа или лица, имеющего право действовать от имени юридического лица без доверенности);
  • ИНН учреждения;
  • вид услуги;
  • стоимость услуги в денежном выражении;
  • размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами;
  • дату осуществления расчета и составления документа;
  • должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации;
  • иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми организация вправе дополнить документ.

Предметом осуществления контроля и надзора за полнотой оприходования выручки является установление факта полноты учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей. Напомним, что 01.01.2012 вступило в силу Положение ЦБ РФ N 373-П <3>, определяющее порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ в целях организации на территории РФ наличного денежного обращения.

<3> Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ на территории РФ, утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 N 373-П.

Для справки. К проверяемым объектам (лицам, в отношении которых осуществляются мероприятия по контролю (надзору)) относятся организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, осуществляющие наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт, или их уполномоченные представители. Таким образом, государственные (муниципальные) учреждения тоже могут быть проверены налоговыми органами.

Осуществление контроля регламентируется:

  • КоАП РФ;
  • Законом РФ N 943-1;
  • Федеральным законом N 54-ФЗ;
  • Федеральным законом от 03.06.2009 N 103-ФЗ "О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами";
  • Постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 N 506 "Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе";
  • Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 N 470 "Об утверждении Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями";
  • Положением N 359;
  • Приказом ФНС России от 02.08.2005 N САЭ-3-06/354@ "Об утверждении Перечня должностных лиц налоговых органов Российской Федерации, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях";
  • Приказом Минфина России от 09.08.2005 N 101н "Об утверждении Положений о территориальных органах Федеральной налоговой службы";
  • Приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 N 351 "Об утверждении образца марки-пломбы контрольно-кассовой техники";
  • Приказом Минпромэнерго России от 05.09.2007 N 352 "Об утверждении образца идентификационного знака контрольно-кассовой техники";
  • Приказом Минфина России от 18.12.2007 N 135н "Об утверждении образца знака "Сервисное обслуживание";
  • Приказом Минфина России от 18.12.2007 N 136н "Об утверждении образца знака "Государственный реестр";
  • Приказом ФНС России от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@ "Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники".

Порядок проведения контроля

В соответствии с п. 20 Административного регламента при осуществлении контроля и надзора за полнотой оприходования выручки учреждениями, производящими наличные денежные расчеты без использования ККТ, налоговыми органами проводятся следующие процедуры.

Предъявление поручения на исполнение государственной функции. Основанием для начала проведения контрольного мероприятия является решение руководителя (заместителя руководителя) налогового органа о проведении проверки полноты учета выручки денежных средств учреждением.

Обратите внимание! Срок осуществления контрольного мероприятия в каждом конкретном случае устанавливается руководителем (заместителем руководителя) налогового органа. Однако он не может превышать 20 рабочих дней с даты предъявления проверяемому учреждению поручения на проведение проверки (п. 19 Административного регламента).

Сотрудники налогового органа, проводящие проверку, по прибытии в проверяемое учреждение предъявляют поручение на проведение проверки и служебные удостоверения. Данный факт должен быть зафиксирован подписью руководителя проверяемого учреждения (лицом, им уполномоченным) с указанием должности и даты предъявления в поручении на проведение проверки. Необходимо отметить, что неознакомление либо уклонение от ознакомления и фиксации факта предъявления поручения также отражается проверяющими в поручении.

Рассмотрение необходимых документов. После предъявления проверяемому учреждению поручения на проведение проверки сотрудники налогового органа переходят к рассмотрению документов, необходимых для проведения контрольного мероприятия. В частности, к таким документам относятся (п. 29 Административного регламента):

  • журнал кассира-операциониста;
  • акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
  • журнал регистрации показании суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
  • распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
  • контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;
  • приходные и расходные кассовые ордера;
  • журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
  • авансовые отчеты;
  • кассовая книга;
  • справка-отчет кассира-операциониста;
  • сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
  • бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов;
  • информация из автоматизированной системы о выпущенных документах;
  • акт приемки бланков строгой отчетности;
  • книга учета бланков строгой отчетности;
  • акт о списании бланков строгой отчетности;
  • книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения;
  • распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;
  • иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, которые необходимы для проверки.

Указанные документы должны представляться в виде оригиналов или заверенных должным образом копий. При этом проверяющие не вправе требовать документы и сведения, не относящиеся к предмету проверки, а также нотариального удостоверения указанных копий документов.

Обратите внимание! Административный регламент не возлагает на проверяющих обязанности по предоставлению письменного требования на представление необходимых документов, то есть указанные документы могут быть запрошены и в устной форме. Однако, по мнению автора, проверяемому учреждению все-таки целесообразнее запросить у проверяющих список необходимых документов.

Согласно п. 31 Административного регламента максимальный срок для рассмотрения должностными лицами налогового органа документов не может превышать одного рабочего дня с момента предъявления проверяемому учреждению поручения на проведение проверки. Результаты проверки отражаются в акте.

Проверка полноты учета выручки денежных средств. После окончания рассмотрения необходимых документов должностные лица налоговых органов переходят непосредственно к проверке полноты учета выручки денежных средств. Указанными лицами определяются объем и состав контрольных действий, а также методы, формы и способы их проведения.

В ходе проверки проводятся контрольные действия по документальному и фактическому изучению финансовых и хозяйственных операций, совершенных проверяемым учреждением в проверяемый период. Контрольные действия по документальному изучению проводятся по документам проверяемого учреждения, в том числе путем анализа и оценки полученной из них информации. Контрольные действия по фактическому изучению проводятся путем осмотра, инвентаризации, наблюдения, пересчета, экспертизы.

Контрольные действия проводятся сплошным или выборочным способом. Сплошной способ заключается в проведении контрольного действия в отношении всей совокупности финансовых и хозяйственных операций, выборочный способ - в отношении части финансовых и хозяйственных операций.

В ходе проверки проводятся контрольные действия по изучению документов, связанных с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники; документов, связанных с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности, информации из автоматизированных систем о выпущенных документах (оформленных на бланках строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку), документов, связанных с выдачей товарных чеков, квитанций, и других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу), а также по проверке соблюдения требований к контрольно-кассовой технике, порядка и условий ее применения, порядка и условий применения бланков строгой отчетности, требований к автоматизированным системам для формирования бланков строгой отчетности и заполнения соответствующих документов, порядка и условий их применения, порядка и условий выдачи товарных чеков, квитанций и других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

В ходе проверки должностные лица налоговых органов получают необходимые письменные объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим в ходе проверки, документы и заверенные копии документов, необходимые для проведения контрольных действий.

В случаях, требующих применения научных, технических или иных специальных знаний, для участия в проверке привлекаются эксперты (экспертные организации).

Обратите внимание! В ходе проведения контрольного мероприятия в обязательном порядке проверяются наличные денежные средства, находящиеся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, путем снятия остатка (пересчета) денежной наличности с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты, и составляется акт о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, в двух экземплярах. Перед началом проверки кассиром дается расписка об отсутствии или о наличии в денежном ящике контрольно-кассовой техники личных денег, о представлении всех квитанций, приходных кассовых ордеров о сданной выручке, справок-отчетов кассира-операциониста, сведений о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке, актов о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным (возвращенным) кассовым чекам за день проверки. Расписка оформляется в акте о проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники.

Согласно п. 37 Административного регламента проверка полноты учета выручки денежных средств осуществляется методом сравнения суммы наличных денежных средств, установленной при проверке наличных денежных средств, находящихся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, с данными, отраженными в фискальном отчете, контрольной ленте контрольно-кассовой техники и записями в журнале кассира-операциониста. Записи в журнале кассира-операциониста сверяются с приходными кассовыми ордерами, кассовыми отчетами и данными кассовой книги, книги учета доходов и расходов. По каждому факту расхождений должностными лицами проверяемого учреждения должны даваться объяснения.

В случае если сумма выручки наличных денежных средств по данным проверки больше или меньше, чем сумма выручки денежных средств по учетным данным учреждения, выясняются причины, вызвавшие расхождения, берутся подробные объяснения и делаются выводы о полноте учета выручки наличных денежных средств проверяемого объекта, а также о применении (неприменении) контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности и иных возможных причинах сложившейся недостачи (наличии излишков).

Если же учреждение осуществляет расчеты без применения контрольно-кассовой техники, проводится проверка фактического наличия бланков строгой отчетности, по итогам которой составляется акт проверки фактического наличия бланков строгой отчетности в двух экземплярах. Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков. Кроме того, в ходе проверки определяется количество использованных бланков строгой отчетности за проверяемый период на основании книги учета бланков документов, актов приемки бланков строгой отчетности и актов инвентаризации бланков строгой отчетности для сопоставления с фактическим количеством копий использованных бланков строгой отчетности (корешков документов). Сумма выручки денежных средств, отраженная в учете, сопоставляется с суммами, отраженными в копиях использованных бланков строгой отчетности (корешках документов).

В случае если учреждение является плательщиком ЕНВД и осуществляет наличные денежные расчеты также без применения контрольно-кассовой техники, проводится проверка наличия товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Результатом проведения данного этапа проверки является установление (выявление, фиксация) фактов неполного или полного учета выручки денежных средств, которые фиксируются в акте проверки.

Оформление результатов проверки. В соответствии с п. 46 Административного регламента по результатам проверки полноты учета выручки денежных средств составляется акт проверки в двух экземплярах, которые подписываются как проверяющими, так и проверяемым учреждением. Акт проверки должен быть составлен на бумажном носителе, на русском языке и иметь сквозную нумерацию страниц. В нем не допускаются помарки, подчистки и иные исправления, за исключением исправлений, оговоренных и заверенных подписями должностных лиц налогового органа, проводящих проверку, и проверяемого учреждения.

В акте проверки указываются:

  • дата составления акта проверки;
  • полное наименование проверяемого учреждения, его ИНН и КПП;
  • фамилии, имена, отчества должностных лиц налогового органа, проводивших проверку, их должности с указанием наименования налогового органа;
  • дата и номер поручения на проведение проверки;
  • перечень документов, полученных налоговым органом в ходе проверки;
  • период, за который проведена проверка;
  • даты начала и окончания проверки;
  • адрес места нахождения проверяемого учреждения;
  • документально подтвержденные факты нарушений, выявленные в ходе проверки, или запись об отсутствии таковых. В описании нарушений должны быть указаны положения нормативных правовых актов, которые были нарушены.

Должностные лица налоговых органов по фактам нарушений, отраженным в акте проверки, принимают от проверяемого учреждения письменные объяснения (замечания, возражения), сделав при этом запись в акте проверки.

В случае если учреждение уклоняется от подписания акта проверки, этот факт отражается в акте проверки, и акт проверки направляется по почте заказным письмом по месту нахождения учреждения.

В случае выявления фактов нарушений законодательства РФ налоговые органы возбуждают и осуществляют производство по делу об административном правонарушении в порядке, установленном КоАП РФ.

Например , нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Вместе с тем, напомним, по общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

В заключение отметим, что, к сожалению, Административный регламент не дает ответов на вопросы о периодичности проведения указанных проверок и о проверяемом периоде.

Эксперт журнала

"Ревизии и проверки

финансово-хозяйственной деятельности

государственных (муниципальных)

Даже начинающим бизнесменам, чья деятельность связана с оборотом наличности, точно известно, что производить оприходование кассовой выручки необходимо ежедневно. Могут ли быть исключения из этого жесткого правила?

Одно нарушение по многим статьям

Когда налоговики проверили, соблюдает ли компания правила оприходования в кассу наличности, они сразу обнаружили, что иногда это происходило не в день поступления средств, а позже. Инспекторы сразу же указали, что организация не полностью оприходует полученные от населения деньги (ст. 15.1 КоАП РФ), тем самым нарушая целый свод правил: Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (далее — Порядок № 40); Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденные Письмом Минфина Российской Федерации от 30 августа 1993 г. № 104; а также Методические рекомендации № ВЗ-6-13/272 от 18 августа 1993 г. по использованию данных учета выручки, полученных с применением контрольно-кассовых машин, при осуществлении контроля за полнотой и своевременностью поступления выручки, уплаты налогов и других поступлений в бюджеты Российской Федерации, разработанные Государственной налоговой службой России и утвержденные Письмом Центробанка Российской Федерации 18 августа 1993 г. № 51.

Соответственно, чиновники тут же назначили штрафы: по 40 тыс. рублей за каждый проступок.

В том случае, когда со дня получения неучтенной выручки прошло более двух месяцев, контролирующие органы не имеют права оштрафовать организацию.

Как это не вовремя!

Компания была категорически не согласна с таким вердиктом, и ее представители сразу обратились в суд с заявлением о признании карающих постановлений незаконными и об отмене решения инспекторов.

Арбитры первой и апелляционной инстанций полностью поддержали требования фирмы (решение Арбитражного суда Вологодской области от 27 июня 2008 г.). Они сочли, что в данном случае имело место не столько неоприходование, сколько несвоевременное оприходование полученной выручки, а ответственность за такой проступок ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях не установлена.

Однако налоговики не оставили надежды выиграть спор и обратились в кассацию.

Ни то, ни другое

Но и здесь чиновников ожидало фиаско, хотя прежние выводы служителей Фемиды тоже подверглись критике.

Окружные судьи сразу же указали, что все использованные инспекторами статьи совершенно не подходят к обсуждаемой проблеме. Ведь в них говорится о недопущении неоприходования или неполного ежедневного оприходования наличности. А под неоприходованием денежной наличности в кассу следует понимать выполнение этой операции в день получения выручки. Поэтому получается, что выводы судов первой и апелляционной инстанции были не совсем верны. Ведь в данном случае имеет место несвоевременное оприходование денежных средств, а это несколько иная ситуация.

Действительно, такое нарушение, как неоприходование выручки, не подлежит расширительному толкованию, — констатирует судья Кирилл Талов. — Поэтому нельзя штрафовать по ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях за любое отступление от порядка ведения кассовых операций. В данном случае действия компании фактически попадают именно под такую категорию проступков, а точнее их следует квалифицировать как несвоевременное заполнение кассовой книги. Кроме того, не стоит забывать о том, что неправильная квалификация нарушения влечет признание решения налогового органа незаконным (п. 9 Постановления Пленума ВАС РФ от 2 июня 2004 г. № 10).

Везде успеть невозможно

В рассматриваемой ситуации есть и еще один интересный момент. Дело в том, что фирма-нарушитель имела не одну, а три торговых точки. Соответственно, работник просто не имел возможности забирать образовавшуюся выручку ежедневно в конце рабочего дня со всех магазинов.

Поначалу судьи не обратили внимания на этот факт. Однако окружные арбитры, возвращая дело на повторное исследование, специально его отметили и даже высказали предположение, что данное обстоятельство будет иметь значение для решения вопроса о возможности освобождения организации от административной ответственности при малозначительности административного правонарушения (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 ноября 2008 г. по делу № А13-3083/2008).

Смотрим в книгу!

В другом споре, практически аналогичном рассмотренному выше, налоговая тоже после проверки сделала вывод о правонарушении фирмы, основываясь на данных кассовой книги магазина. Однако и здесь судьи не поддержали чиновников. Арбитры отметили, что, во-первых, факт обнаружения денежных средств представители фирмы объяснили выдачей кассиру разменного фонда. А во-вторых, они указали, что в ходе проверки налоговики не проверили кассовую книгу предприятия, а вывод сделали, основываясь лишь исходя из данных кассовой книги одного магазина, который является структурным подразделением организации. Исходя из этого, окружные арбитры решили, что «штрафное» решение инспекторов — незаконно (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 октября 2007 г. № А56-13643/2006).

Закон не объясняет, что является неоприходованием денег: отсутствие записей в журнале кассира или в кассовой книге, отсутствие приходного ордера или все эти факты вместе.

Автоматизация с остатком

Судьи могут простить оприходование наличности на следующий день после ее получения и в том случае, если фирма ведет автоматизированный бухучет. Допустим, компания, осуществляющая розничную торговлю, отражает в учете всю выручку на следующий день, и записи в кассовую книгу вносятся тем же числом. Пришедшие с проверкой налоговики наверняка попытаются квалифицировать эти действия как оприходование наличных денежных средств и оштрафовать компанию на основании ст. 15.1 КоАП РФ.

Однако если предприятие ведет автоматизированный учет, то и кассовая книга, и отчет кассира должны формироваться к началу рабочего дня (п. 25 Порядка № 40). И если арбитры увидят, что по кассе остаток на начало дня соответствовал остатку на конец предыдущего дня, то, скорее всего, они подтвердят, что в действиях фирмы нет никаких нарушений (Постановление ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 15 ноября 2006 г. № А44-1861/2006-10а)

Им не встретиться никак!

В одном из своих писем московские налоговики указали еще одну причину, по которой наличность можно оприходовать после окончания рабочего дня, в течение которого она была получена.

Если приказом по компании установлен режим работы, согласно которому графики работы кассиров и бухгалтерии не совпадают (например, рабочий день бухгалтера длится с 9 до 18 часов, а у кассиров — с 11 до 23 часов), то дневную денежную выручку можно сдать в кассу предприятия на следующий день, но до начала работы другой смены кассиров (то есть, согласно приведенному примеру, до 11 часов утра). В этом случае будет считаться, что денежная наличность была оприходована в полном объеме и вовремя (Письмо УФНС по г. Москве от 3 мая 2005 г. № N09-24/31061).

Вообще вопрос о том, сколько длится административный проступок, выраженный в нарушении порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций, постоянно вызывает массу споров. И это несмотря на то, что существует четкое указание, согласно которому моментом начала и окончания нарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу, т. е. тот день, когда в кассу не оприходована наличка (Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 31 января 2006 г. № 10196/05).

Из этого следует вывод, что фирму нельзя оштрафовать, если со дня получения неучтенной выручки прошло больше двух месяцев, поскольку срок, в течение которого можно привлечь к ответственности, уже миновал (ч. 1 и 2 ст. 4.5 КоАП РФ).

Сотрудник использует бланки строгой отчётности и не успевает в конце рабочего дня сдать деньги в кассу предприятия. Будет ли нарушением, если он сдаст деньги утром?в подотчёт он деньги не берёт. Слесарь обслуживает физических лиц на дому и у них принимает деньги за оказываемые услуги по ремонту и обслуживанию газовых приборов, выдаёт квитанцию (бланк строгой отчётности).

По общему правилу все наличные денежные средства, поступившие в организацию должны быть оприходованы в кассу организации непосредственно в день их поступления, а именно, суммы поступлений должны быть отражены в кассовой книге, причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами. В Вашем случае в качестве приходного кассового документа выступает БСО. Следовательно, если БСО выписан одним днем, а в кассу организации данные денежные средства поступили и отражены другим днем, то это

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Кто ведет кассовую книгу

Сведения о движении наличных отражайте в кассовой книге по форме № КО-4 . Поступать так должны все организации независимо от применяемой системы налогообложения или их организационно-правовой формы. Только предприниматели, которые ведут учет доходов и расходов или физических показателей согласно налоговому законодательству, вправе не заполнять кассовую книгу. Все это следует из пунктов и4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а также из пункта 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, пункта 4 статьи 346.11 и пункта 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.

Внимание: если в кассовой книге несвоевременно или не полностью отражены операции с наличными, налоговые инспекторы вправе оштрафовать организацию.

Дело в том, что все поступившие в кассу деньги нужно оприходовать. Тот, кто этого не делает, нарушает кассовую дисциплину. При этом оприходовать деньги – значит отразить их в кассовой книге. Причем именно в том размере, который подтвержден кассовыми документами.* Такой порядок установлен пунктом 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, а о том, что нарушение его наказуемо, прямо сказано в Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Когда налоговые инспекторы проверяют, все ли наличные оприходованы, они сверяют информацию в кассовой книге с первичными документами – Z-отчетами, ПКО, РКО и т. п. Если расхождение будет найдено, организацию оштрафуют.* Такое право инспекторов подтверждают и суды (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2010 г. № А03-13078/2009, Поволжского округа от 30 января 2008 г. № А12-11536/07-С59, Восточно-Сибирского округа от 13 марта 2007 г. № А74-3799/2006-Ф02-1166/2007).

Нарушением признают и несвоевременно внесенные в кассовую книгу записи о полученных деньгах. То есть когда записи в кассовой книге сделаны не в день, когда наличные поступили в кассу* (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 19 июня 2009 г. № А12-20715/2008, Северо-Кавказского округа от 9 июня 2009 г. № А32-11915/2008-70/75-20АЖ, от 10 октября 2007 г. № Ф08-6779/2007-2517А).

Контролировать, правильно ли ведется кассовая книга, должен главный бухгалтер. А что делать, если он заболел или в отпуске? Тогда за эту работу отвечает руководитель. Если они отнесутся халатно к своим обязанностям, их тоже накажут за нарушение порядка ведения кассовой книги по Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Вот какие штрафы предусмотрены для виновных:

от 40 000 до 50 000 руб. – для организаций;

от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц. То есть для предпринимателей, главного бухгалтера, руководителя (когда он замещает отсутствующего главбуха).

Кстати, кассиры к должностным лицам не относятся. И несмотря на то что они материально ответственные лица, административного штрафа для них не предусмотрено. Такой вывод подтверждается пунктом 14 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18. Поэтому так важно контролировать работу кассиров. Ведь из-за их ошибок накажут и главбуха и организацию.

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

С уважением,

Майя Жмакина, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Колосовой,

руководителем направления VIP-поддержки.

К нам за помощью обратилась наша читательница, описав следующую ситуацию. Организация торгует (выполняет работы, оказывает услуги населению) за наличные, часы ее работы - до 22.00. У кассира организации рабочее время с понедельника по пятницу с 9.00 до 18.00. Z-отчеты каждый вечер снимают продавцы и сразу заносят их данные в журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4). Деньги и Z-отчет кассир получает от продавцов утром каждого буднего дня. Читательница интересуется, как в этом случае записывать сведения о выручке в кассовую книгу.

Этот вопрос возникает и в ситуации, если выручка получена работником далеко от кассы и невозможно сдать ее в тот же день, например при продажах на выставке в другом городе. Рассмотрим применяемые на практике варианты и решим, какими можно пользоваться, а какими - не стоит. Часы работы кассира не совпадают с часами продаж за наличные ВАРИАНТ 1. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге задним числом Утром, получив от продавцов выручку, кассир вчерашним днем составляет на нее ПКО, заносит его в кассовую книгу и выводит остаток. И затем начинает лист за новый день. Если до получения вчерашней выручки нужно принять или выдать деньги, кассир резервирует номер для ПКО на вечернюю выручку. При этом некоторые кассиры на конец своего рабочего дня выводят остаток в кассовой книге (тогда утром этот лист книги просто делают заново с учетом вечерней выручки), а некоторые - нет. В результате ПКО и записи в кассовой книге датированы днем получения наличных. Этот вариант основан на том, что в Положении о ведении кассовых операций нет прямого указания на то, что:
  • ПКО на выручку, пробитую по ККТ, нужно составить немедленно после окончания работы на ней;
  • кассовую книгу следует заполнять день в день.
Даже если инспекторы иного мнения, они вряд ли смогут обнаружить, что ПКО и книга заполняются задним числом. Ведь когда налоговики приходят с проверкой кассы, вы не обязаны сразу показывать им кассовые документы. Срок представления затребованных для проверки документов не установлен, но и обязанности отдать их немедленно нет. ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО и регистрирует его в кассовой книге датой получения денег от продавцов Перед уходом с работы кассир выводит в кассовой книге остаток по всем операциям с наличными, которые прошли за день к этому времени (в нашем примере - на 18.00). Для этого продавцы снимают сменный Z-отчет и вносят полученную к этому моменту выручку в кассу. Закончив свою работу, продавцы еще раз снимают Z-отчет - на вечернюю выручку. Ее кассир приходует утром следующего своего рабочего дня при получении от продавцов денег и Z-отчетов. На ПКО он ставит текущую дату и записывает его в лист кассовой книги за текущий день. Сразу скажем, что использовать этот вариант не стоит. (-) Из кассовых документов видно, что нарушены правила использования ККТ. В соответствии с ними тот, кто работал на ККТ, должен после снятия Z-отчета и заполнения журнала кассира-операциониста при закрытии организации сдать выручку в кассу организации (либо инкассатору). А этого сделано не было. (-) Налоговики могут оштрафовать за неоприходование (неполное оприходование) наличной выручки. Дело в том, что на сумму, полученную с использованием ККТ, должен быть составлен датированный тем же днем ПКО. В листе кассовой книги за тот же день на основании этого ПКО должна быть сделана запись. Это и называется оприходованием наличных. В нашей ситуации выручка оприходована, но с опозданием на день. ВАС однажды указал, что моментом начала и окончания совершения нарушения по неоприходованию является день получения выручки. Поэтому и налоговики, и многие суды приравнивают несвоевременное оприходование к неоприходованию. Внимание! Пробив сумму по ККТ, выручку вы еще не оприходовали. Нужно зарегистрировать ПКО на эту сумму в кассовой книге. Если вы попали в такую ситуацию, то все же попытайтесь оспорить штраф. Во-первых, прямого указания на то, что запись в кассовой книге о полученных через ККТ деньгах следует делать непременно датой их получения, в Положении нет. Поэтому некоторые суды не признают несвоевременное оприходование наличной выручки нарушением. Во-вторых, это нарушение малозначительно, так как наличные все равно оприходованы, пусть и с небольшим опозданием. На этом основании суд может освободить от штрафа . Может помочь и внутренний приказ об особом порядке оприходования выручки ККТ в кассу, связанном с графиком работы организации. ВАРИАНТ 3. Руководитель назначает одного из продавцов кассиром Тогда у вас будет основной кассир, который ведет кассу в свое рабочее время, и еще один, который отвечает за кассу только в отсутствие основного. Он сам будет составлять ПКО на вечернюю выручку сразу после снятия Z-отчета и в тот же день вносить его в кассовую книгу. (+) ПКО составлен сразу и отражает действительную дату получения наличных. (+) Наличные вовремя попадают в кассовую книгу, и нет повода для штрафа. Есть два способа деления ответственности за дневные и вечерние операции между двумя кассирами. СПОСОБ 1. Организовать отдельную "вечернюю" кассу со своими сейфом и кассовой книгой. В нее второй кассир будет сразу же записывать выручку, полученную после окончания рабочего дня основного кассира. Утром, при сдаче денег из "вечерней" кассы в основную, в "вечерней" оформляют на их сумму РКО, а в основной - ПКО. СПОСОБ 2. Два кассира ведут одну основную кассу: один - днем, другой - вечером и в выходные. Тогда придется дважды в день передавать кассу от одного кассира другому по акту, из которого следовало бы, сколько наличных и прочих хранящихся в кассе ценностей один кассир сдал, а второй - принял. Проводить ежедневные инвентаризации кассы и составлять акты по форме N ИНВ-15 вы не должны (инвентаризация обязательна только при полной смене материально-ответственного лица, например увольнении работника и приеме на его место другого). Наличные получены далеко, и работник не может привезти их в кассу ни в тот же день, ни на следующий Как мы уже сказали, эта ситуация может возникнуть при продажах в другом городе, когда работники в командировке продают за наличные продукцию фирмы, при прочей выездной торговле. То есть когда деньги попадают к кассиру только через несколько дней после их получения. ВАРИАНТ 1. Кассир приходует выручку задним числом То есть составляет ПКО и записывает их в кассовую книгу тем днем, когда им были получены деньги. Для этого кассир заранее резервирует номера ПКО на каждый день. Если за каждый из этих дней уже был выведен остаток, листы книги приходится переделывать. А если работник, находясь в другом городе, положил вырученные деньги на корпоративную карту через банкомат? Тогда на дату зачисления нужно составить еще и РКО на сдачу денег в банк. Этот РКО работник не подписывает. Основание его составления - чек банкомата. (+) Даты кассовых документов и записей в кассовой книге совпадают с проведением кассовых операций. Примечание. Если приходовать эти деньги не задним числом, а днем возвращения работника, то, как и в рассмотренном выше варианте 2, вы рискуете получить от инспекции штраф. Однако риск этот не так велик. Суды учитывали техническую невозможность доставить полученные деньги в офис в тот же день и в штрафе отказывали. ВАРИАНТ 2. Кассир составляет ПКО уже в день получения выручки работником Он делает это на основании информации, полученной от работника по телефону, факсу, электронной почте и т.п. ПКО кассир записывает в кассовую книгу за этот день. Документы, служащие основанием для составления ПКО (Z-отчет, БСО), работник отдает кассиру по возвращении в офис (а в день их оформления при возможности пересылает по факсу или электронной почте). (-) Кассир расписывается за деньги, которых не получал и которых в кассе нет. А ведь всегда есть риск, что наличные до кассы по какой-то причине не доедут. Так что использовать этот вариант нельзя. ВАРИАНТ 3. Руководитель издает приказ о создании временной кассы на период продаж вдалеке от офиса А работника, принимающего наличные, назначает временным кассиром и дает ему право подписи кассовых документов. Выдаем ему бланки ПКО и новенькую кассовую книгу и объясняем, как и когда все это заполнять. То есть он сам будет ежедневно составлять ПКО (а если сдаст деньги в банк - еще и РКО) и делать записи в своей кассовой книге. Пересылать листы "выездной" кассовой книги в головное подразделение не нужно. Это обязаны делать только обособленные подразделения. По возвращении работник вместе с деньгами сдает свою "выездную" кассовую книгу. Последним в ней будет зарегистрирован РКО на сдачу наличных в основную кассу. После этого с работника снимаются обязанности кассира. А привезенная им выручка текущим днем приходуется по отдельному ПКО в основной кассовой книге. *** Какой бы вариант вы ни выбрали, продумайте, как отслеживать соблюдение лимита остатка наличных в кассе. Например, кассир перед уходом может сообщать продавцам, сколько еще осталось до лимита, чтобы излишек они могли вовремя сдать в банк. Работник, который принимает наличные в поездке, может ежедневно сообщать кассиру (по телефону, факсу, электронной почте) сумму полученной выручки. И помните, что с любого дня вы можете установить новый лимит, пересчитав его, исходя из вашей максимальной дневной выручки.