Одна из священных обязанностей секретаря - подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.
Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.
КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?
По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:
Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.
Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.
Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:
а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;
б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);
в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.
По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.
Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания - обсудить повестку дня и принять по ней решения.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.
При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:
- Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.
Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.
- Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой . Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.
На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:
Приобретение новой поточной линии;
Технологическая подготовка производства;
Внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;
Модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;
Материально-техническое обеспечение производства.
В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.
Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.
- Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания . Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
- Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня . Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
- Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании , если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.
УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ
Общие требования к участникам мероприятия:
Компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;
Достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.
Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.
Как всех оповестить
Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия .
Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.
Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.
Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».
Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Оповещение участников совещания
Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.
Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.
Рассадка участников совещания
Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:
Высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);
Владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;
Представители организаций-партнеров.
Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).
Пример 2
Схема рассадки
Именные карточки
На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант - это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)
Рис. 1. Именная карточка для участника совещания
Бейджи
В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:
Ф.И.О. участников;
Их должности;
Наименование организации, которую представляет каждый участник;
Населенный пункт, в котором находится указанная организация.
На бейдже также могут быть:
Логотип организации, которую представляет участник;
Логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).
Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.
Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).
Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно
Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ
На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме - целый день.
Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.
Перерывы
Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).
На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).
Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.
Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, - тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.
Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.
Временные рамки
Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.
Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.
Уточните у председателя регламент каждого выступления.
Запланируйте перерывы, если это необходимо.
Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте
О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет - придется внести коррективы и вновь доложить председателю.
После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).
ПРИМЕР 3
Повестка дня с временными ограничениями
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ
Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов - различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.
Выделяют следующие виды протоколов:
. Краткий протокол - документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.
. Полный протокол , кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.
Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.
Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.
Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол - единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.
Шаг 1: готовим рабочее место
Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:
. Выберите для себя место в зале , где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).
. Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки . Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.
. Запаситесь канцелярскими принадлежностями . Возьмите с собой 2-3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.
. Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы : часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.
Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.
Шаг 2: фиксируем ход совещания
Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.
Как вести черновые записи?
1. Подготовьте листы для черновика протокола - их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Черновик протокола совещания. Лист № 1
Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:
Лист № 2 : «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;
Лист № 3
Лист № 4 : «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;
Лист № 5 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 6 : «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;
Лист № 7 : … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 8 : «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;
Лист № 9 : … (заполняется в ходе совещания).
2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом - возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.
Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:
В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.
3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ» . На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты . Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.
4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:
Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.
В кратком протоколе
Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления -протокола заседания / собрания:На вопрос отвечает Брызгалова К.М., эксперт журналаЕсли в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:
- Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять -к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
- Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее -«Постановили (решили)»?
Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.
Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.
Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).
Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст-ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.
Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:
- либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
- либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
- а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».
Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно -зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».
Ответить на второй вопрос читателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст-ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).
Текст протокола состоит из двух частей:
- вводной и
- основной.
Образец полного протоколам. в Примере 1.
Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование -начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».
В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см. раздел 2 протокола из Примера 1).
Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см. раздел 1 протокола из Примера 1).
В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.
В таком протоколе указывают только:
- список присутствующих,
- рассматриваемые вопросы и
- принятые решения.
Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536 2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии -печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. |
Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Рос-архива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.
В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:
- исключение из вводной части повестки дня;
- центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;
- оформление информации о присутствующих;
- правила оформления основной части.
Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола.
По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.
По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:
- Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
- Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
- Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.
Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.
В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).
Обычно в документе отражаются такие сведения:
- Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
- Состав присутствующих:
- председатель комиссии;
- ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
- остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.
- Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
- Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
- Решения, которые были приняты в результате совещания.
- Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
- Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.
Бланк и образец 2019
В наиболее простом случае бланк выглядит так.
А в качестве образца можно выбрать такую форму:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.
Краткая и полная разновидности
В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:
Выписка из протокола
В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.
Особенности ведения
В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.
Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:
- Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
- Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
- Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
- Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
- Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.
Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.
Франшиза фаст-фуда находится в очень перспективной нише развития бизнеса, благодаря нынешнему ритму жизни и укоренившейся тенденции быстрого питания и перекусов «на бегу». Основное удобство для потребителя – экономия времени, т.к. заказ можно сделать даже не выходя из автомобиля и, относительно, невысокая стоимость блюд. Цена такого обеда редко выходит за пределы 150-500 рублей. На сегодняшний день, более 50% заведений общественного питания открытых в России открываются именно по франшизе фаст-фуда.
Секрет популярности бизнеса по данной франшизе заключается ещё и в том, что он строго технологичен и имеет отлаженные стандарты и схемы работы. Франчайзи-партнер понимает, за что платит, а компания-франчайзер может с легкостью осуществлять контроль качества во всех заведениях своей сети, открытых по франшизе. Приобретая бизнес в сфере быстрого питания, начинающий предприниматель может быть уверен в успехе, ведь франшиза фаст-фуда – это востребованный продукт и стабильный доход.
Выбор франшиз в данном сегменте общественного питания достаточно велик и каждый начинающий предприниматель сможет найти «свою», соответствующую его финансовым возможностям и ожиданиям на перспективу. Одним из главных преимуществ этой франшизы можно назвать ее устойчивость к кризису. В сложные экономические времена люди гораздо реже ходят в рестораны, в том числе и из-за их высокого среднего чека. Однако перекусы все равно остаются, и спрос на быструю еду, еду на вынос и заведения быстрого питания не уменьшается.
Очевидно, благодаря тому, что заведения этой сферы характеризуются высокой проходимостью, франшиза фаст-фуда имеет преимущество перед многими другими. Еда здесь готовится быстро и посетителям не приходится тратить время на ожидание. Особенно это актуально для занятых людей, для которых потраченное время = потраченные деньги. Такие люди перекусывают быстро и сытно, иногда даже на бегу, в прямом смысле слова. Также положительно влияет на все возрастающий спрос на продукцию таких заведений, а значит и на саму франшизу, уже упомянутая невысокая стоимость блюд и напитков.
Франшиза фаст-фуда в последние два года кризиса только укрепила свои позиции в сфере общепита, а также заняла прочное место среди многих других популярных направлений франчайзинга. В настоящее время количество предложений в данной категории значительно возросло. Начать свой бизнес в этом направлении предлагают как лидеры этой отрасли, так и новые развивающиеся игроки.
Все предложения имеют массу преимуществ. Разница не только в стоимости франшизы фаст-фуда, но и в объеме оказываемой поддержки со стороны франчайзера. Многие компании, в виду возросшего количества предложений в этой сфере бизнеса и высокой конкуренции, предоставляют своим франчайзи-партнерам абсолютно всю необходимую помощь, начиная от подготовки документов, запуска бизнеса и открытия заведения по франшизе фаст-фуда. Также осуществляется всесторонняя поддержка в ведении бизнеса, включая консультации буквально без перерывов и выходных и детально проработанный маркетинг. И это понятно, ведь помогая развиваться ресторанам партнера, франчайзер увеличивает не только свою прибыль, но и прибыль партнера.
Особенно комфортно себя чувствуют предприниматели, которые в период кризиса работают по франшизе от известного и раскрученного бренда, так как тогда франшиза фаст-фуда предоставляет им еще и лояльность посетителей каждый день, в отличие от несетевых заведений. Не смотря на то, что в кризис людям приходится сокращать частоту посещений дорогих ресторанов, однако они начинают ходить не в столовые с полноценным, но простым меню и невысокой стоимостью, а именно в заведения быстрого питания, хотя цены там несколько выше, чем в столовых. Это обусловлено тем, что в фаст-фуде посетителям предлагают качественный продукт с известным вкусом и аппетитной подачей блюд, даже если они «на вынос».
Франшиза фаст-фуда – это хорошо продуманный и рациональный способ начать свой бизнес в сфере общественного питания не с нуля, а на крепком фундаменте опыта франчайзера. Ведь лучше всего открывать собственное заведение по франшизе, заручившись поддержкой и профессионализмом франчайзера, а не самостоятельно. Это поможет избежать ошибок на всех этапах развития предпринимательской деятельности, а также позволит быстрее добиться успеха и выйти на самоокупаемость за более короткие сроки. Франшиза фаст-фуда – это бизнес с гарантиями.
Десять лет назад рынок фаст-фуда в России рос стремительными темпами . Игроки вспоминают, что предприятия становились прибыльными уже буквально в первый день открытия. Однако сейчас эту сферу освоили крупные международные компании, которые стремительно захватывают российские территории. Локальные сети тоже не дремлют, пытаясь всеми силами соперничать с иностранными гигантами...
Высокая конкуренция в этой сфере может натолкнуть начинающих предпринимателей на мысль о покупке франшизы . Работать под известным брендом всё-таки будет в разы проще, чем становиться ему в оппозицию. Но громкое имя - отнюдь не всё, что может дать франшиза фаст-фуда.
Прочитав эту статью, вы узнаете:
Как чувствует себя рынок?
Минувший год был достаточно трудным для российских заведений общепита. Граждане, доходы которых порядком сократились, стали вести себя более рационально , отказываясь от необдуманных трат. В первую очередь, это отразилось на ресторанах и барах, где средний чек на порядок выше, чем в других заведениях.
Для сравнения, по данным NPD Group в 3-м квартале 2015 года средний чек в стандартном, не премиальном ресторане вырос на 11% и составил 450 рублей. При этом закупиться готовой едой в магазине в среднем будет стоить 165 рублей, сходить в столовую - 120 рублей, посетить заведение фаст-фуда - 250 рублей.
Как видно, рестораны фаст-фуд - не самые дешёвые заведения для посетителя, и тем не менее это единственный сегмент общепита, который не показал снижения в 2015 году . По данным того же NPD Group, в 1-м квартале 2015 года число посетителей фаст-фуда осталось неизменным, а количество посетителей ресторанов сократилось на целых 15%.
Ведущий аналитик РБК.research Инга Микаелян предоставляет немного другие данные. Согласно исследованиям этого агентства, частота посещений фаст-фуда в 2015 году снизилась на 5,2%, а средний чек подрос до 269 рублей. Значительно различаются данные РБК.research и NPD Group по числу посетителей фаст-фуда. Первое агентство указывает, что фаст-фуд посещали 73,3% россиян, а второе называет более скромный показатель - всего 36%. Такое расхождение в данных связано с тем, что участники опроса РБК.research могли выбрать сразу несколько вариантов ответа, тогда как респонденты NPD Group - лишь один.
По оценкам РБК.research рынок фаст-фуда вырос на 3-4% в реальном исчислении, хотя номинальный прирост составил порядкм 10%. Не уйти в отрицательную динамику заведениям этого сегмента удалось благодаря росту популярности бургерных концепций, которые предлагают, например, Макдоналдс, и Burger King. Кстати, на эту тройку лидеров в минувшем году пришлось 20% всех визитов в заведения фаст-фуда.
Рост бургерного фаст-фуда связывается аналитиками в основном с тем, что лидеры рынка - Макдоналдс, KFC и Burger King - стали более агрессивно вести свою политику по расширению сетей. Например, за минувший год KFC открыла 100 новых ресторанов, а Burger King - 60.
К значительному расширению готовится и Макдоналдс. В 2016 году сеть планирует открыть более 60 новых точек и активнее осваивать Сибирь. Для этого в минувшем году компания нашла крупного франчайзи - компанию ООО «ГиД», подконтрольную бизнесмену Александру Говору. Более того, «Макдоналдс» будет строить и новые распределительные центры, которые позволят обеспечивать работу ресторанов даже в самых отдалённых частях России.
Что касается других сегментов фаст-фуда, от кризиса почти не пострадали хот-доги, шаурма и пицца. Хотя на рынке есть и исключения. Например, с серьёзными финансовыми проблемами столкнулся холдинг «Планета гостеприимства», развивающий сеть пиццерий «Сбарро». Стоит отметить, что средний чек в этих заведениях около 600 рублей. Для фаст-фуда такую сумму можно назвать завышенной.
Однако кризис ощутили на себе и зарубежные сети, например, . Президент российского подразделения этой компании Геннадий Кочетков сообщил, что из-за роста цен и снижения доходов населения пришлось принять специальные меры. В частности, Subway расширил линейку дешёвых продуктов, таких как мини-сэндвичи и снэки, а также перешёл на продукты от локальных поставщиков, чтобы удерживать цены на докризисном уровне.
По прогнозам РБК.research 2016 год окажется не менее сложным для российских игроков рынка: доходы потребителей продолжат падать , а цены расти. Покупатели всеми силами стараются сэкономить, а это сдерживает развитие отечественного ресторанного рынка.
Из-за кризиса экспансия сетей по российской территории замедлится. Хотя международных операторов это не коснётся. Подешевевший рубль только снижает их инвестиционные издержки. «Таким образом, по итогам 2016 года глобальные ресторанные операторы будут демонстрировать более уверенную динамику развития, чем отечественные операторы. Данный тренд можно наблюдать уже сегодня» - отмечает Инга Микаелян из РБК.research.
В целом, несмотря на некоторые трудности, сегмент фаст-фуда продолжает держаться на плаву. При этом главной точкой роста в кризис становятся сетевые заведения, предоставляющие продукт и обслуживание высокого качества. Подтверждает это директор по развитию американской сети пиццерий Domino’s Pizza в России Елена Иванова.
Главным образом такому росту способствует снижение покупательской способности при одновременном нежелании людей кардинально менять образ жизни. Именно поэтому посетители кафе и ресторанов переходят в более дешёвый фаст-фуд.
При этом покупатели не готовы снижать требования к качеству еды, а в условиях экономии ещё и не хотят пробовать продукцию сомнительных брендов. Поэтому выбор, всё-таки, падает на крупные и известные сети, которые могут обеспечить и стабильно невысокие цены, и определённое качество продукции.
Стоит отметить также, что экономическая ситуация привела к ещё одной перемене в покупательском поведении. Посетители фаст-фуда сейчас всё больше находятся в поиске акций и специальных предложений, а потому отдают предпочтение тем заведениям, которые могут эти скидки предоставить .
Фаст-фуд: в чём особенности?
Главная особенность ресторанов фаст-фуда отражена уже в самом названии - это заведения с «быстрой» едой. Такая концепция накладывает определённый отпечаток на всю работу ресторанов, начиная от работы с клиентами и заканчивая меню.
В первую очередь, в отличие от обычных кафе или ресторанов, фаст-фуд зависит от количества посетителей. Чем дольше человек сидит в обычном ресторане, тем больше он потратит. В фаст-фуде же всё иначе: чем больше человек успеешь обслужить, тем больше денег заработаешь. Абсолютно все детали концепции должны быть направлены на эту цель.
Меню фаст-фуда, в отличие от кафе или ресторана, не должно быть слишком обширным.
Небольшой выбор блюд позволяет клиенту быстро сориентироваться. Более того, вся еда должна быть понятной потребителю , чтобы он не гадал, что именно кроется за тем или иным названием блюда, а также популярной среди большинства клиентов. Это помогает быстро сделать выбор и удовлетворить аппетиты большинства голодных.
Ещё одна особенность - широкое использование заготовок и полуфабрикатов, что даёт возможность быстро всё приготовить и накормить больше посетителей. Во многих случаях блюда могут быть уже готовыми, как, например, в сети «Крошка Картошка». Директор по франчайзингу сети Сергей Гончаров рассказывает, что всё производство компании локализовано в подмосковных Химках, а франчайзи получают на реализацию уже готовый продукт. Сеть работает по системе обратного франчайзинга - франчайзи получает готовую продукцию, продаёт её, а выручку отдаёт франчайзору, оставляя себе лишь определённый процент от неё.
Другая особенность - использование одноразовой упаковки и, зачастую, отсутствие столовых приборов, ведь шаурму и бургер можно не есть вилкой. Удачное решение для особо торопящихся - они могут съесть все на ходу или в машине.
Генеральный директор консалтинговой компании «Ресткон» , специализирующейся на ресторанном бизнесе, Елена Перепелица отмечает, что кроме вышеперечисленного, фаст-фуды от всех остальных предприятий общепита отличают массовость, технологичность, высокая проходимость и относительно невысокая цена блюд. В заведениях быстрого питания никто не ожидает индивидуального подхода, но все хотят приемлемого качества и безопасности, а этого можно достичь только при наличии жестких технологий производства и обслуживания. Поэтому на кухнях фаст-фудов используется высокотехнологичное и высокопроизводительное оборудование.
Учитывая, что еда в фаст-фуде не должна быть дорогой, а её приготовление требует недешёвого оборудования , заведению быстрого питания просто необходимо большое количество торговых точек с высокой проходимостью. Иначе оно будет просто нерентабельным.
Стоит, однако, отметить, что далеко не каждое заведение быстрого питания оснащено собственной кухней, ведь иногда этого не предполагает сам формат заведений . Грубо говоря, все существующие форматы можно разделить на стационарные и нестационарные.
В первую группу войдут:
- Кафе и рестораны в отдельно стоящих зданиях разной площади и этажности с собственными посадочными местами или на первых этажах зданий. Именно такой формат развивают Макдоналдс, KFC, Burger King.
- Прилавки на фудкортах в торговых центрах . Такой сегмент сегодня активно осваивают многие сети, но есть и те, кто специализируется только на работе на фуд-кортах.
К нестационарным объектам относятся:
- Киоски
- Уличные лотки
- Специально оборудованные автофургоны
Как правило, выбранный формат влияет и на меню, и на экономику торговой точки . Обычно, чем мельче формат, тем короче может быть меню и тем на меньшую проходимость может быть рассчитана торговая точка.
Дело здесь в том, что при небольшой площади объекта особенно остро встаёт вопрос хранения полуфабрикатов , напитков, упаковки. Ограниченная площадь не дает возможности не только хранить запасы на большое количество гостей, но и поставить мощное оборудование.
Елена Перепелица приводит в пример московские праздники, сопровождающиеся народными гуляниями: «Когда на улицах появляются временные стилизованные ларьки с едой, возле них тут же появляются огромные очереди . И дело не только в том, что народу гуляет много». Сложность здесь в том, что зачастую в таких киосках стоит маломощное оборудование, совершенно не приспособленное для интенсивной работы .
Фаст-фуд по франчайзингу
Фаст-фуд оказался весьма благодатной нишей для франчайзинга. Сегодня в России больше половины всех заведений открыты по этой схеме, а в Европе и Америке процент и того больше.
При этом зачастую франшизу в России развивают именно зарубежные игроки . Что касается российских сетей, лишь 30% из них задействуют франчайзинг.
Секрет популярности франчайзинга именно в сфере фаст-фуда прост. Во-первых, этот бизнес технологичен и имеет отлаженные стандарты, что способствует его мультипликации. Франчайзи понимает, за что он платит, покупая франшизу, а франчайзору легко контролировать качество во всех своих точках. Во-вторых, часто, в фастфудовском бизнесе возможны схемы товарной франшизы, когда франчайзи лишь продаёт произведённые и поставляемые франчайзором продукты. Это облегчает способы финансового контроля франчайзором и упрощает взаимодействие сторон.
При этом тому, кто задумался об открытии собственного заведения быстрого питания, стоит знать, что бизнес этот не так прост, как кажется на первый взгляд.
Первая сложность, с которой придётся столкнуться новичку - нехватка хороших коммерческих площадей,
Качественные площади в местах с хорошей проходимостью, как правило, уже заняты другими игроками . К тому же на фоне кризиса аренда недвижимости может обойтись в кругленькую сумму. Особенно это касается заведений, расположенных на фуд-кортах. Свои ставки арендодатели снижать отказываются, в то время как из-за кризиса посещаемость ТЦ падает, что в целом ухудшает экономику даже тех точек, которые входят в состав крупных сетей.
Конечно, можно освоить и нестационарные форматы, но практика показывает, что они тоже не так уж эффективны. С одной стороны, уличные ларьки постепенно отживают своё , а покупатели обращаются к ним всё с меньшей охотой.
С другой стороны, в последние годы нестационарные торговые объекты подвергаются достаточно жёсткому регулированию со стороны местных властей. Часто места для размещения таких объектов распределяются по предварительному аукциону, а в некоторых городах разместить их и вовсе нельзя.
К тому же в российской практике существует опасность лишиться своего нестационарного объекта буквально в одночасье, как это произошло совсем недавно в Москве. В ночь на 9 февраля спецтехника уничтожила почти сотню торговых павильонов, которые власти посчитали самостроем.
Кроме того, для нестационарных объектов общественного питания действуют отдельные санитарные правила , которые сильно ограничивают возможности предпринимателей, что логично, ведь зачастую в таких местах сложно или невозможно решить вопрос с водоснабжением, канализацией, электричеством.
Руководитель отдела франчайзинга сети Олеся Селюх возражает: некоторые форматы кафе возможно организовать даже без наличия коммуникаций, за исключением точки подачи электричества: «В нашем арсенале есть оборудование, позволяющее работать с базовым меню в островном формате без организации вытяжки. В этом наше отличие от бургерного формата, который требует обязательного использования вытяжки».
Но если с требованиями к помещениям и размещению точек быстрого питания ещё всё-таки можно разобраться самостоятельно, перед начинающим бизнесменом встают и другие сложности : выбор оборудования, подбор и обучение персонала, работа с поставщиками и приготовление еды .
О важности линейного персонала
На первый взгляд кажется, что нет ничего проще, чем нанять линейный персонал - продавцов и поваров, которые будут работать в ресторане быстрого питания. Но крупные и опытные игроки рынка фаст-фуда осознают, что персонал играет огромную роль в работе заведений. «Именно линейные сотрудники являются продавцами конечному покупателю, выручка прямым образом зависит от качества их работы» - поясняет Олеся Селюх из Nathan’s Famous.
Крупные сети уделяют огромное внимание подготовке своего линейного персонала.
Например, известно, что сотрудники «Макдоналдс», как в собственных, так и во франшизных ресторанах, проходят многоступенчатую систему подготовки в специальных учебных центрах. Не отстают от зарубежного фаст-фуд гиганта и российские сети. По словам директора по маркетингу «Крошки Картошки» Михаила Кудрявцева, сеть вкладывает огромные средства в подготовку кадров.
После этого прошедшие отбор приступают к подготовке в специальном учебном центре . Но и по завершению такой подготовки нельзя просто выпустить сотрудников на точки и забыть о них. На местах с персоналом ведётся работа по повышению морально-психологического климата, создается и внедряется система мотивационных и штрафных санкций, контролируется работа с клиентами, продуктом, внутренней документацией и отчётностью.
Франчайзи сети получают определённую свободу в отборе собственных линейных сотрудников. Часто на первых порах, чтобы сэкономить на расходах, франчайзи вообще никого не нанимают и сами встают за прилавок. При работе с заведением некрупного формата это вполне возможно, в отличие от ресторана, подобного «Макдоналдс». И тем не менее, им также приходится обучаться всем процессам работы в фаст-фуде.
Стоит отметить, что основная проблема заведений фаст-фуда - текучка кадров . Поэтому вопрос с обучением персонала надо решать быстро, чтобы новичок мог оперативно включиться в работу .
Работа с поставщиками и меню
Важная часть работы фаст-фуд сетей - работа с поставщиками. При этом стоит понимать, что пул поставщиков зачастую достаточно широк: булочки для гамбургеров поставляет одна компания, котлеты - другая, а упаковку - третья.
Одним из важнейших условий для отбора поставщиков является цена на продукты. Чем она ниже, тем лучше. При этом сети стремятся работать с теми, кто может предоставить достаточно гибкие условия, например, скидки при заказе определённых объёмов продукции или возможность отсрочки платежей. Всё это позволяет в итоге обеспечить сравнительно невысокую цену конечного продукта в сетях.
Второе, на что обращают внимание сети, это бесперебойность поставок и их объёмы. Если сеть является основным покупателем продукции у поставщика, то ей проще диктовать ему свои условия. Однако отнюдь не все могут обеспечить необходимые объёмы закупок. Михаил Кудряшев из сети « » рассказывает: «Для некоторых поставщиков мы слишком маленькие, например, для тех, с кем мы работаем по упаковке. Те объёмы, которые мы заказываем у них, незначительны, а потому и диктовать свои условия сложно».
Главное, за чем приходят в фаст-фуд потребители, это всё-таки определённый вкус продукта.
Те из нас, кто пробовал бургеры в «Макдоналдс» и Burger King знают, что вкус у них совершенно разный, и перепутать два бутерброда из разных сетей в этом плане невозможно. При этом на вкусовые свойства бургера влияет не только способ его приготовления или оборудование, но и продукты из которых он состоит. Поэтому важнейшим требованием к поставщикам сети фаст-фуда называют вкусовые свойства поставляемых продуктов . При этом поставщиков сети отбирают тщательно и стараются не менять. Например, заведения Nathan’s Famous по всему миру работают с определённым поставщиком, отобранным американскими владельцами бренда.
У «Макдоналдс» в России история немного другая. За 25 лет присутствия на российском рынке компания фактически создала «с нуля» большую национальную систему поставщиков . При этом сеть предпочитает работать с несколькими поставщиками одного и того же продукта, например, сыра. До продовольственного эмбарго, которое Россия объявила западным странам ещё в 2014 году, компания закупала сыр и у российских, и у иностранных поставщиков, что и позволило оперативно отреагировать на запрет на ввоз определённых продуктов и изменения в экономической ситуации.
Сегодня 85% продукции для ресторанов производится в России, и, по признанию президента «Макдоналдс» в России Хамзата Хасбулатова, в планах компании на ближайшие несколько лет полностью локализовать производство всей продукции внутри страны.
К поиску новых поставщиков компаниям приходится прибегать либо, когда старые перестают устраивать по какому-то из параметров, либо, когда в меню вводится новое блюдо с новыми ингредиентами. Последнее - настоящий стресс для фаст-фуда, поскольку приходится внедрять новую технологию приготовления продукта и обучать ей и работе с новым продуктом своих сотрудников, что опять же требует времени и денег. Поэтому постоянно расширяющееся или слишком «раздутое» меню для быстрого питания - минус.
Стоит отметить, что единой политики работы с поставщиками придерживаются и франчайзи. В подавляющем большинстве случаев они не могут просто найти поставщиков , с которыми им было бы удобнее взаимодействовать, а работают только с теми, кого назначил франчайзор. Иногда у франчайзи всё же есть возможность привлечь своих поставщиков, но их придётся утвердить у франчайзора .
Как выбрать франшизу фаст-фуда?
Тот факт, что франчайзинг достаточно распространён в сфере быстрого питания, может сыграть как в пользу потенциального франчайзи, так и против него. С одной стороны, на рынке много франчайзинговых предложений как от лидеров, так и от сравнительно небольших компаний. При этом рассчитаны франшизы могут быть на любой вкус и кошелёк. С другой стороны, из-за такого разнообразия франчайзи бывает сложно соизмерить свои желания со своими возможностями.
Проблема только в том, что рядовому начинающему предпринимателю такие орешки не по зубам. Например, чтобы стать франчайзи «Макдоналдс» в России, необходимо иметь солидные сбережения , безупречную репутацию, опыт работы в розничной торговле и ведении собственного бизнеса, а также знания о рынке недвижимости.
О том, сколько именно придётся вложить в собственный ресторан под этим брендом, остаётся только догадываться. «Макдоналдс» в России не афиширует ни размеры паушального взноса и роялти, ни объёмы инвестиций, считая их коммерческой тайной. На родине сети - в США - с этим немного проще: все условия по сотрудничеству можно узнать прямо на сайте компании.
KFC и Burger King - тоже не лучший вариант для новичка. Инвестиции в заведениях этих сетей исчисляются десятками миллионов рублей . При этом в случае с Burger King придётся открывать сразу от пяти ресторанов. Поэтому среди франчайзи этих сетей скорее всего можно встретить только крупные компании.
Для начинающих предпринимателей в сфере фаст-фуда, вознамерившихся купить франшизу, главное - размер паушального взноса , рассказывает владелец московской сети «Татарские пироги» Рашид Кусембаев. Естественно, чем более известен бренд на рынке, тем выше взнос. Например, для сети Nathan’s Famous он составит от 2 до 6 тыс. долл. в зависимости от выбранного формата, для Papa John"s - 35 тыс. долл., для «Крошка Картошка» - от 10 до 15 тыс. у.е. в зависимости от формата. Иногда франшизу иностранного бренда можно купить и вовсе без паушального взноса, как, например, обстоит дело с Burger Club.
У российских сетей, как правило, паушальные взносы несколько ниже. Например, популярная у франчайзи « » потребует всего 300 тыс. рублей. Хотя это не всегда так. Например, сети «Воккер» и RusBurger берут паушальный взнос в размере 1 млн. рублей.
При этом, чем менее известен бренд , тем больше возможных «подводных камней» рискует встретить франчайзи, считает Елена Иванова из Domino’s Pizza. Партнер рискует платить роялти за использование бренда, который никто не знает и при этом развивать собственный бизнес практически в одиночку.
Выбирая франшизу в сфере фаст-фуда, важно познакомиться с историями других покупателей , узнать, чем именно они остались довольны, а чем - нет. Стоит отметить, что далеко не все сети охотно делятся контактами своих франчайзи, объясняя это политикой невмешательства в их дела.
Второе, на что нужно обратить внимание, это гарантии франчайзора . Готов ли он в случае вашего выхода из бизнеса выкупить точку? Вернуть средства за оборудование?
Ну и наконец, важно понять насколько франчайзор готов вникать в проблемы франчайзи и помогать им. Готов ли он помочь с поиском и обучением персонала? Рекомендовать ассортимент, улучшения? Франшиза - это не просто комплект документов с описанием технологии и контактов, но и обучение, запуск, наладка и контроль со стороны франчайзора.
В заключение стоит отметить, что заведения быстрого питания - сегмент общепита, который ничего не потерял в кризис . Но тем, кто хотел бы начать свой бизнес в этой сфере, стоит осознавать, что он не так прост, как кажется на первый взгляд. За самым обычным бургером, который можно найти в большинстве сетей, стоят титанические усилия по выбору места для его продажи, поиску поставщиков и подготовке линейного персонала.