Когда специалист уходит с работы, наступает время составить приказ о передаче дел при увольнении . Распоряжение нужно, чтобы выяснить зону ответственности и избежать утраты важных сведений.
Зачем издается распоряжение?
Образец приказа.
Официально подтверждается, что полномочия приняты от работника, который решил уволиться либо уйти в отпуск. Ведь должностные инструкции и трудовой контракт лишь в общих чертах показывают, какие обязанности должен выполнять работник. Акт помогает определить истинный объем обязанностей. Приказ о передаче дел при уходе в отпуск и увольнении подтверждает, что специалист передал свои документы и всю необходимую для работы информацию.
Шесть основных причин для составления акта:
- Избежать перерывов трудового процесса.
- Не допустить недоразумений, связанных с поиском документов и важной информации.
- Наладить контроль над надлежащим выполнением обязанностей специалиста, который покинул свое рабочее место.
- Выяснить, какое количество обязанностей возлагается на нового сотрудника.
- Зафиксировать количество переданных документов.
- Разграничить ответственность между специалистами.
Существует несколько случаев, когда обязательно издается такое распоряжение и осуществляется передача дел в связи с увольнением. Но полномочия можно делегировать не только при уходе с должности.
Совет! Если служащий уходит в отпуск или длительную командировку, руководителю лучше проследить за делегированием полномочий.
Этот шаг позволит более эффективно организовать работу.
Для каких сотрудников необходимо оформить распоряжение
Образец приёма полномочий.
Существуют должности, где обязательно нужно оформить документ о приеме полномочий у увольняющегося работника.
Документальное оформление необходимо:
- Когда уходит руководитель компании. Директор – это человек, который владеет правом первой подписи. У него в руках информация, от которой зависит работа организации, печать. Поэтому в день увольнения нужно обязательно принять у него дела и составить акт.
- При смене главного бухгалтера обязательно нужно проверить передаваемые дела. Он несет ответственность за сохранность бухгалтерской отчетности.
- Если освобождается от должности специалист отдела кадров, тоже нужно заполнить бланк. Руководство кадрового отдела и остальные сотрудники отвечают за сохранность кадровой документации.
- Если увольняется кассир или другое материально ответственное лицо.
Распоряжение нужно составить до даты освобождения работника от должности.
Алгоритм составления приказа
Отсутствует правовой акт, определяющий форму приказа. Поэтому в организации нужно издать внутренний акт и утвердить форму бланка.
Пример изданного приказа.
Образец документа.
В образце приказа о передаче дел нужно указать:
- Дату и место составления.
- Основание для издания.
- Должность, ФИО ответственных.
- Иные важные моменты.
- В завершение руководитель ставит подпись, заверяет печатью.
Нюансы, зависящие от должности увольняющегося
Увольнение директора
Старый и новый руководитель подписывают акт приемки. Документ конкретизирует состояние дел компании, содержит перечень делегируемых полномочий. Руководитель, который покидает свой пост, ставит подпись под приказом.
Увольнение начальника отдела
Руководитель отдела владеет необходимой информацией о работе подчиненных. Поэтому рекомендуется создать специальную комиссию для приемки дел у начальника отдела, а также других лиц, осуществляющих руководство бизнесом.
Кроме данных документов, с учетом специфики деятельности или условий труда обязательными могут быть графики сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, а также документы, устанавливающие нормы труда, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками. К сведению. Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры (ст. 198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ), должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры), служебные записки, протоколы, акты, документы, предъявляемые работниками в процессе трудовой деятельности (медицинские заключения, решения суда, справки вызова на сессию и др.), личные дела и прочие документы. 2. Проверяем оформление документов.
Оформление приема-передачи кадровых документов
Прием-передача кадровой документации это процедура, с которой должна начинаться и заканчиваться работа кадровика в организации. Если вы вступаете в должность, правильно приняв дела у предшественника, у вас есть возможность показать себя как профессионала с первого дня работы, составить представление о состоянии кадровой документации во вверенной кадровой службе, наметить план дальнейшей работы. Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации.
Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.
Как передать кадровые документы новому кадровику
Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 75 лет ЭПК (ст. 339 Перечня) Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Ст. 91, 99 ТК РФ;постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 1 год (ст. 281 Перечня) Трудовая книжка Ст. 65, 66 ТК РФ;постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»;постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» До увольнения работника, невостребованные не менее 50 лет (ст. 342 Перечня) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 (п. 40-41);постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 (п. 5 ст. 9) 50 лет (ст. 358е Перечня) Журнал учета мероприятий по контролю Федеральный закон от 8 августа 2001 г.
Приказ оназначении комиссии по передаче дел при увольнении отдела кадров
За период: 2011–2016 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94».
- После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
- Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.
ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.
Прием-передача дел в кадровой службе
Прием-передача дел в кадровой службе включает ряд этапов: работодатель создает комиссию; члены комиссии (или единственный кадровик) проверяют состав, содержание и оформление документов; члены комиссии составляют акт о приеме-передаче дел. Состав комиссии по приему-передаче дел в кадровой службе 2017 утверждают приказом гендиректора компании. Он составляется в произвольной форме. В документе указывают, что целью создания комиссии является проведение приема-передачи кадровой документации в связи с увольнением работника отдела кадров или переводом его на другую работу.
Комиссия должна обеспечить законность и объективность процедуры передачи дел.
Кадровая служба с нуля
Внимание
Принимая трудовые книжки, сотрудник, ответственный за их ведение, должен убедиться в наличии в организации запасных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Об обязательности такого запаса бланков говорится в п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек. 3. Проверяем систему регистрации. Практически всегда кадровики используют журналы для регистрации документов - журнал учета приказов по личному составу, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и пр.
Регистрация документов - важный элемент кадрового делопроизводства, так при проведении мероприятий по контролю и надзору кадровику будет легко доказать, что тот или иной документ не составлен задним числом (ведь журналы учета прошиваются, страницы в них нумеруются). Важным элементом проверки является установление наличия документов-оснований, например, заявления к приказам: иногда ссылка на них есть, а самих документов нет. 4.
Комиссии по приему передаче документов
Его передают на утверждение руководителю организации (образец на стр. 42). Внимание: трудовые книжки! Прием-передачу трудовых книжек, пожалуй, можно считать самым ответственным этапом в рассматриваемой нами процедуре. Трудовая книжка последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения.
Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа. В каких бы условиях не проходила процедура приема-передачи кадровой документации, отказаться от документированного оформления передачи трудовых книжек нельзя. Этот документ кадрового делопроизводства оформляется при приеме сотрудника на работу, записи должны быть внесены своевременно.
Создание его задним числом невозможно, а восстановление требует проведения значительной работы.
Передача дел в кадровой службе
Перед работодателем часто встает проблема организации передачи хранящихся в кадровой службе дел и находящихся в работе документов новому работнику, который будет принят в отдел кадров и в дальнейшем отвечать за кадровую документацию. Конечно, идеальным вариантом был бы прием нового сотрудника до увольнения прежнего кадровика. Но на практике такое вряд ли возможно - новичок может приступить к работе только после увольнения прежнего работника, иначе может быть нарушена штатно-финансовая дисциплина.
Итак, процедура передачи кадровых документов при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, не регламентирована нормативно-правовыми актами. Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения.
А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь. А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.
Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:
- создаётся комиссия по передаче дел;
- проверяются кадровые документы;
- составляется акт приёма-передачи.
А теперь всё по порядку и подробно. Создаём комиссию Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана.
Приказ о составе комиссии при приеме передачи кадровых документов
ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» 5 лет ЭПК (ст. 52 Перечня) Заявления работников об увольнении по собственной инициативе, отпуске Ст. 80, 122, 127, 128 ТК РФ 75 лет ЭПК (ст. 337б Перечня) Этот перечь не следует считать исчерпывающим. Входящие в него документы являются обязательным минимумом, необходимым для любой организации. При изучении условий труда работников и организационных особенностей компании добавляют еще целый ряд обязательных документов.
Так, если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции. Если в организации введена сменная работа график сменности; в случае работы в организации сотрудников материально ответственных лиц договор о полной индивидуальной материальной ответственности и т. п.
Если с работником, который в процессе своей работы должен был отвечать за сохранность активов фирмы, расторгается трудовой договор, то для этого должна документально оформляться передача материальных ценностей новому сотруднику. С этой целью руководитель компании должен издать приказ о приеме-передаче дел, в котором указывается как личность увольняемого работника, так и личность принимаемого на работу сотрудника. После передачи дел уже новый сотрудник будет ответственным за хранение имущества. Данная процедура призвана обозначить зоны ответственности. В статье рассмотрим порядок передачи дел при увольнении, а также приведем образец приказа о приеме-передаче дел.
Законодательная база
Любые обязанности принимаемых на работу сотрудников регулируются условиями заключаемых с ними трудовых договоров и составляемых к ним должностным инструкциям. Нормами ст. 60 ТК РФ запрещено требовать от работника выполнять такие работы, которые не предусмотрены трудовым договором и должностной инструкцией. В связи с этим о будущем увольнении сотрудника подумать стоит еще при его трудоустройстве и предусмотреть в указанных документах нужные условия . Также следует помнить о том, что действие договора и инструкции будет прекращено в день увольнения сотрудника. А значит все нужные мероприятия должны быть спланированы еще до этой даты.
Важно! Работодатель не вправе задерживать выдачу трудовой и расчет с работником, если он, например, не закончил инвентаризацию. Работодатель обязан все это сделать в день увольнения, в противном случае его могут ждать неприятности.
Когда потребуется составление приказа о передаче дел
Как правило, компании к передаче дел серьезно не относятся и считают это формальностью. Но стоит помнить, что существует несколько должность, увольнение с которых потребует составления документа о передаче дел. К ним относят:
- Директора, который в компании имеет наиболее высокую степень ответственности. Он имеет свободный доступ к учредительным документам, печатям, договорам, лицензиям и пр. Для избежания в будущем возможных разногласий и споров, при увольнении директора должен быть обозначен перечень дел и документов, передаваемых новому руководителю. В соответствии с этим в компании издается приказ о передаче дел.
- Главного бухгалтера, который также несет ответственность за хранение бухгалтерских документов, включая отчетность. Кроме того, передача дел при увольнении главбуха является обязательной процедурой, согласно закона 402-ФЗ .
- Работников кадрового отдела, отвечающих за сохранность кадровых документов. Передача таких документов сопровождается составлением описи и акта приема-передачи.
- Начальников отделов, которые несут ответственность за решение вопросов производства и персонала, находящегося у него в подчинении.
- Работники, с которыми заключен договор о материальной ответственности (например, кассир или завскладом).
Важно! Независимо от того, с какой именно должности увольняется сотрудник, приказ о приеме-передаче дел должен быть оформлен еще до расторжения трудового соглашение. Это связано с тем, что после расторжения договора, уволенный сотрудник не может возвращаться на свое прежнее рабочее место и заниматься уже не своими трудовыми обязанностями.
Порядок передачи дел
Рассмотрим основные этапы передачи дел при увольнении материально ответственного сотрудника:
- В первую очередь от работника должно поступить заявление об увольнении.
- После этого руководитель издает приказ о проведении инвентаризации дел, а также проверки вверенного увольняемому сотруднику имущества.
- Проводится инвентаризация.
- Проводится сверка полученных показателей с учетными данными.
- Происходит передача дел новому сотруднику (уполномоченному лицу).
- Работодатель производит расчет с увольняемым сотрудником.
Образец приказа о приеме-передаче дел
Порядок, по которому происходит передача дел от увольняемого сотрудника к новому должен быть предусмотрен в локальных документах компании. Ни одним нормативным документом не установлена необходимость в составлении приказа о передаче дел, поэтому и особых требований к данному документу нет. Поэтому работодатели вправе составить приказ в свободной форме, придерживаясь определенных правил:
- Шапка документа должна содержать наименование компании, номер и дату приказа, а также место составления документа.
- Наименование документа – Приказ о приеме-передаче дел, где также может быть указана должность.
- Причина издания документа (например, увольнение сотрудника или его перевод на иную должность).
- ФИО сотрудников (увольняемый сотрудник и принимающий дела новый работник).
- Период времени, который может быть затрачен на передачу-прием дел.
- Место, в котором должна проводиться передача дел (например, в конференц-зале, кабинете или приемной).
- Ответственное за данную процедуру и составление акта передачи лицо. Это может быть замруководителя или иной сотрудник, отвечающий за передачу дел.
- Крайний срок, в который должен быть составлен акт передачи дел и опись передаваемых документов.
- Дополнительные распоряжения руководителя (например, проведение инвентаризации, проверки документов или аудита).
- Приказ подписывает руководитель организации, а также все лица, которые упоминаются в данном документе (то есть, передающий и принимающий дела, а также ответственное лицо).
Важно! Даже если увольняется директор компании, приказ подписывает именно он. То есть распоряжения должен подписать действующий руководитель, а пока трудовой договор не расторгнут, он таковым и является.
В случае необходимости и на усмотрение руководителя в приказ может вноситься и иная информация или уточнения.
Для чего нужна передача дел
Передача дел увольняемым работником вновь принимаемому позволяет ограничить временные рамки по переходу ответственности за правильность содержания документов и сохранности активов. Данный переход ответственности оформляется актом передачи дел. Перед тем как его составить специально созданная комиссия должна провести проверку и инвентаризацию. По итогам инвентаризации составляется итоговый документ, в котором четко указывается тот объем работы, который выполняется увольняемым сотрудником.
Если работник занимает руководящую должность или отвечает за какое-то имущество (материально ответственный), при увольнении он передает права, документы, ценности новому сотруднику, пришедшему на его место. Сама процедура передачи не прописана в законодательстве. Но у работодателя есть возможность в локальных нормативных актах указать перечень должностей, при увольнении с которых передача дел обязательна. Там же желательно прописать алгоритм действий, чтобы ни у кого не возникало вопросов, что и как делать.
Что делать работодателю
Если согласно внутренним ЛНА работник должен передавать дела, то после получения заявления об уходе от такого сотрудника можно готовиться к оформлению этой процедуры. Для начала работодатель готовит приказ, используя, например, наш образец плана передачи дел при увольнении. Главное требование к распоряжению — в нем надо четко указать: кто, кому и что передает, в какие сроки.
Содержание плана будет меняться в зависимости от специфики должности. Если смотреть в образец, главбуху придется отдать преемнику печати, пароли от сервисов для сдачи отчетности, бумаги на материальные ценности и основные средства, предоставить сведения по имущественным обязательствам. При увольнении кадрового специалиста или юриста новому работнику предстоит сдать совсем другие бумаги.
Независимо от того, что именно передают и кто в этом участвует, по завершении приема-передачи необходимо составлять акт. Он может быть в произвольной форме, но обязательно должен быть подписан минимум тремя лицами: увольняющимся, его преемником (или иным уполномоченным лицом), руководителем (заместителем). Такой документ в дальнейшем упростит взаимоотношения сторон рабочего процесса, а его образец смотрите ниже.
Нюансы, о которых нельзя забывать
Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.
Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.
Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.
Для того, что бы получить pin-код для доступа к данному документу на нашем сайте, отправьте sms-сообщение с текстом zan на номер
Абоненты GSM-операторов (Activ, Kcell, Beeline, NEO, Tele2) отправив SMS на номер, получат доступ к Java-книге.
Абоненты CDMA-оператора (Dalacom, City, PaThword) отправив SMS на номер, получат ссылку для скачивания обоев.
Стоимость услуги — тенге с учетом НДС.
1. Перед отправкой SMS-сообщения Абонент обязан ознакомиться с Условиями предоставления услуг.
2. Отправка SMS-сообщения на короткие номера 7107, 7208, 7109 означает полное согласие и принятие условий предоставления услуг Абонентом.
3. Услуги доступны для всех казахстанских сотовых операторов..
4. Коды услуг необходимо набирать только латинскими буквами.
5. Отправка SMS на короткий номер отличный от номера 7107, 7208, 7109, а также отправка в теле SMS неправильного текста, приводит к невозможности получения абонентом услуги. Абонент согласен, что Поставщик не несет ответственности за указанные действия Абонента, и оплата за SMS сообщение не подлежит возврату Абоненту, а услуга для Абонента считается осуществленной.
6. Стоимость услуги при отправке SMS-сообщения на короткий номер 7107 — 130 тенге, 7208 — 260 тенге, 7109 — 390 тенге.
7. По вопросам технической поддержки SMS-сервиса звоните в абонентскую службу компании «RGL Service» по телефону +7 727 356-54-16
в рабочее время (пн, ср, пт: с 8:30 до 13:00, с 14:00 до 17:30; вт, чт: с 8:30 до 12:30, с 14:30 до 17:30).
8. Абонент соглашается, что предоставление услуги может происходить с задержками, вызванными техническими сбоями, перегрузками в сетях Интернет и в сетях мобильной связи.
9. Абонент несет полную ответственность за все результаты использования услуг.
10. Использование услуг без ознакомления с настоящими Условиями предоставления услуг означает автоматическое принятие Абонентом всех их положений.
Р. Панов, исполнительный директор ТОО «All&Company»
специалист по кадровым вопросам
ОБРАЗЕЦ АКТА ПРИЕМА ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ И ПРИКАЗА, ПРИ СМЕНЕ ГЛ.БУХГАЛТЕРА.
Примерная форма приказа о создании комиссии по приему-передаче документации и материальных ценностей
Приказ о передаче дел главного бухгалтера — образец
Отправить на почту
Приказ о передаче дел главного бухгалтера — образец этого документа вы можете посмотреть на нашем сайте — полезный документ для компании, в штатном расписании которой есть такая должность. Когда и как этот приказ составляется, расскажем далее.
Когда понадобится приказ о передаче дел главного бухгалтера?
Приказ о передаче дел главного бухгалтера требуется составить, если в штате фирмы есть такой специалист, при этом его полномочия прекращаются.
Прекратить исполнять свои обязанности главбух может по разным причинам:
Независимо от причины, по которой главбух покидает свой пост, руководству компании необходимо организовать передачу дел от прежнего главного бухгалтера новому.
Что необходимо учесть при увольнении сотрудника (в том числе главбуха), расскажут размещенные на нашем сайте статьи:
Учитывая, что главбух - это не рядовой сотрудник, а должностное лицо с особыми функциями и ответственностью, кроме обычных «увольнительных» бумаг потребуется особый важный документ - приказ о передаче дел. Он необходим для разграничения ответственности уходящего и заступающего на должность главного бухгалтера сотрудника. Как его оформить, расскажем в следующем разделе.
Как оформить приказ о передаче дел главного бухгалтера?
Приказ о передаче дел главбуха должен содержать следующие важные элементы:
Образец приказа о передаче дел главбуха вы можете увидеть на нашем сайте.
Необходимо отметить, что важным предшественником приказа о передаче дел является акт приема-передачи, в котором в детализированной форме описываются все учетные нюансы и иные организационные аспекты передачи дел главного бухгалтера.
В приказе о передаче дел главного бухгалтера необходимо предусмотреть все важные нюансы этой процедуры: от проведения инвентаризации до оформления специального передаточного акта.
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!
Приказ о передаче дел при увольнении
Когда пустеет рабочее место, возложенные на его прежнего обладателя функции передаются новому сотруднику. Чтобы максимально точно определить границы переходящей ответственности и должностные обязанности и не прерывать при этом рабочий процесс, составляется приказ о передаче дел при увольнении. Как его составить и что указать, расскажем в статье.
Для каких должностей необходим приказ о передаче дел
Передача дел считается формальностью, которой организации не всегда следуют. Однако есть ряд должностей, при увольнении с которых официальное распоряжение необходимо:
- Директор. Этот человек обладает наибольшей ответственностью. В его руках учредительные документы, печати, лицензии, договоры, доверенности. Чтобы избежать спорных ситуаций в будущем, четко обозначить перечень передаваемых дел и бумаг, выпускается соответствующий приказ.
- Главный бухгалтер. Он является ответственным за сохранность всех бухгалтерских документов, регистров и отчетностей. Необходимость передачи дел главного бухгалтера прописана в ч. 4 гл. 4 Федерального закона № 402-ФЗ.
- Работник отдела кадров. Кадровая документация – ценные бумаги, передача которых обязательно производится путем описи и составления акта приема-передачи от прежнего кадровика к новому.
- Начальник отдела. В руках человека, занимающего эту должность, находится ответственность за решение всех вопросов, непосредственно касающихся производства и подчиненного персонала.
- Работник, несущий материальную ответственность. Это может быть главный кассир, заведующий складом.
Приказ о передаче дел сотрудника, независимо от должности, оформляется до фактического расторжения трудового договора, поскольку потом работник не обязан приходить на прежнее рабочее место и заниматься уже чужими делами.
Структура приказа о передаче дел
Порядок передачи дел от одного работника к другому должен быть предусмотрен внутренними документами организации. Ни один нормативный акт не регламентирует необходимость издания соответствующего приказа, поэтому жестких требований к его структуре тоже нет. Примерный образец можно посмотреть здесь и здесь.
Чтобы документ был информативным и полезным в будущем, можно придерживаться следующей структуры:
- В шапке: название организации, город, дата, номер приказа.
- Название приказа: о приеме-передаче дел. Здесь можно уточнить должность.
- Причина издания приказа (увольнение, перевод на другую должность).
- ФИО передающего дела и принимающего.
- Период, отведенный на передачу дел.
- Место, отведенное на этот процесс (кабинет, конференц-зал, приемная и т.д.).
- ФИО ответственного за проведение процедуры и составление акта приема-передачи лица. Как правило, этим человеком выступает один из заместителей руководителя, сотрудники, участвующие в передаче дел, или тот из них, что остается в компании.
- Дата, на которую должен быть предоставлен акт приема-передачи дел с описью всех документов.
- Дополнительные указания. Это может быть проведение аудиторской проверки, инвентаризации, анализ показателей.
- ФИО генерального директора, подпись.
- Отметка об ознакомлении с приказом всех упомянутых в нем лиц: ФИО и подписи.
Приказ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже в том случае, когда он сам покидает пост и передает дела. В зависимости от специфики деятельности компании в текст могут быть внесены пометки и уточнения.
Возникающие в результате увольнения споры и претензии можно урегулировать не только государственными нормативными актами, но и внутренними документами предприятия. Приказ о передаче дел – это документ, четко определяющий рамки передаваемой и получаемой ответственности, указывающий сроки, которые могут быть позже использованы для решения проблем.
Учимся принимать дела и документы
Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.
Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».
Зачем нужно передавать и принимать дела?
Дела и документы передают:
Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.
Кто обычно передает и принимает дела?
Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.
Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?
Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом . Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).
Обратите внимание . Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.
ПРИМЕР 2
Опись принимаемых документов
Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.
Количество листов в деле/документе
Наличие дела/документа в электронном виде
В наличии на локальном компьютере
В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа
Положение об Общем собрании акционеров
При приеме дел и документов мной выявлено:
1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.
2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).
Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.
Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова
Заместитель начальника канцелярии
В какой момент следует передавать дела и документы?
Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?
Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.
Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.
Чем регламентируется прием-передача дел?
Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:
Извлечение
(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
3.1. Общие положения
[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:
[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.
Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.
Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:
Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.
Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.
ПРИМЕР 3
Приказ об организации приема-передачи дел и документов
Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»
ПРИКАЗ
Об организации приема-передачи дел и документов
В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года
1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.
2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).
3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:
председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.
главный бухгалтер Макарова Н.Т.
начальник канцелярии Петрова М.И.
начальник юридической службы Макаров А.Д.
4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.
5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.
Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012
Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов
С приказом ознакомлены:
Начальник кадровой службы
Журкова Н.Г. Журкова
Макарова Н.Т. Макарова
Петрова М.И. Петрова
Начальник юридической службы
Макаров А.Д. Макаров
Маслова Е.Д. Маслова
Смирнова П.Т. Смирнова
Порядок передачи и приема дел и документов
Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.
■ Этап 1: проверка дел и документов.
Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.
■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.
■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.
Обязательные реквизиты акта
В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:
На бланке документа располагают необходимые реквизиты:
● наименование вида документа;
● регистрационный номер документа;
● место составления документа;
●заголовок к тексту документа.
● отметку о наличии приложения.
Хранение актов
Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:
В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.
( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)
И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»
Передача дел новому главному бухгалтеру
Процедура передачи дел:
- Издание приказа о приеме на работу нового главного бухгалтера
- Инвентаризация
- Составление акта приема-передачи дел
Издание приказа о приеме на работу нового главного бухгалтера
На момент передачи дел уходящим главным бухгалтером кандидатура нового главного бухгалтера может быть не определена. В этом случае принимает дела временно исполняющий обязанности главного бухгалтера.
Приказ (распоряжение) руководителя о назначении главного бухгалтера организации должен содержать следующие данные:
фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного бухгалтера;
сведения о характере исполнения обязанности — временный или постоянный;
период, в течение которого организуется прием-передача дел;
персональный состав комиссии по приему-передаче дел;
необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской компании, вышестоящей организации и др.).
К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии.
Кроме того, в приказе целесообразно указывать изменения, вносимые в другие приказы в части персонального состава различных комиссий, куда включается главный бухгалтер, — постоянно действующая комиссия по списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и т.д.
В связи с тем, что подпись главного бухгалтера обязательна на всех расчетных документах, предЪявляемых в банк, одним из важных шагов в период приема-передачи дел является установление порядка смены банковских карточек.
ПРИ ПЛАНОВОЙ ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ удобнее заменить банковскую карточку после утверждения акта приема-передачи дел.
ПРИ ВНЕЗАПНОЙ ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ банковскую карточку возможно оформить сначала на временно исполняющего обязанности, поскольку новый бухгалтер может вообще отказаться принимать дела без предварительного восстановления бухгалтерского учета.
Подготовка комплекта бухгалтерских документов
выполнены все бухгалтерские записи за истекший период;
укомплектованы в дела созданные бухгалтерской службой и другими подразделениями первичные документы, служащие основанием для каждой выполненный записи;
сформирован оборотный баланс (или иной аналогичный регистр); формы бухгалтерской и налоговой отчетности.
Службой главного бухгалтера также подготавливаются к проверке книги и журналы регистрации выдачи определенных документов и совершения кассовых операций: журнал (книга) регистрации доверенностей;
журнал (книга) регистрации ценных бумаг — векселей, путевок, билетов и т.д.;
кассовая книга;
регистры по учету работы с контрольно-кассовыми машинами: журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
журнал учета счетов-фактур, книга покупок и книга продаж;
книга регистрации банковских чековых книжек;
книга учета ценных бумаг и пр.
Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Согласно ст. 17 Федерального закон от 21.11.1996 ?129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 23.07.1998) ОРГАНИЗАЦИИ ОБЯЗАНЫ хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Напомним, что сроки хранения документации приведены в Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением при Совмине ССР 15.08.1988 (в ред. от 27.06.1996).
Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности
Проверка бухгалтерских записей предполагает контроль соблюдения всех требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по бухгалтерском учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/ 98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 ? 60н):
полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости)
рациональное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).
В процессе проверки бухгалтерских записей определяется:
отражение в бухгалтерском учете всех хозяйственных операций, имевших место в начале года;
соответствие даты совершения хозяйственной операции и даты бухгалтерской записи;
соответствие данных накопительных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных балансов, главной книги, бухгалтерской и налоговой отчетности;
рациональность и правомерность принимаемых методов ведения бухгалтерского учета.
Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются в акте приема-передачи дел. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского учета сопровождается оформлением бухгалтерской справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности.
Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг) отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи, а журнал (книга) заводится со дня приемки дел
Процедура оценки состояния бухгалтерского учета включает проверку наличия и правильности оформления первичных документов, служащих основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах
Первичные документы, подлежащие регистрации в журналах и книгах учета, а также документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, кредитные и расчетные обязательства должны содержать подписи руководителя, главного бухгалтера организации торговли и общественного питания, либо уполномоченных ими на то лиц. Право подписи этих уполномоченных лиц должно быть оформлено соответствующими приказами.
При передаче дел главного бухгалтера организации торговли или общественного питания особое внимание уделяется оформлению операций по движению товарно-материальных ценностей.
Формы используемых документов должны содержаться в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В случае необходимости формы документов могут разрабатываться самостоятельно с учетом требований Федерального закона «О бухгалтерском учете». Они оформляются в виде приложения к учетной политике и утверждаются руководителем организации торговли или общественного питания.
Проверяются правильность и соблюдение сроков составления товарных отчетов. Срок представления материально-ответственными лицами отчетов о движении товаров и тары устанавливается руководителем и главным бухгалтером в зависимости от условий работы организации торговли и общественного питания.
После увольнения главного бухгалтера и приема на работу нового необходимо уведомить об этом сотрудников своих подразделений, основных партнеров, налоговые органы. Инвентаризация»>
Инвентаризация
Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности, взаимных правах и обязанностях работодателя и кассира определен Типовым договором о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденным Постановлением ГосКомТруда ССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.1977 ? 447/24 «Об утверждении перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности».
Результаты инвентаризации денежной наличности оформляются актом, который подписывается членами инвентаризационной комиссии.
ЕСЛИ ДАТЫ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ И СОСТАВЛЕНИЯ ГОДОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ СОВПАДАЮТ, проведение инвентаризации прочего имущества и обязательств также является обязательным. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном Положением по ведению бухгалтерского учета.
Инвентаризация отдельных видов имущества или обязательств может проводиться в добровольном порядке по соглашению между уходящим главным бухгалтером, новым главным бухгалтером и руководителем организации.