Роль кадровой службы в организации труда. Отдел кадров

Основным документом, описывающим права и обязанности работника и прочих участников трудовых отношений на территории России, является Трудовой кодекс, действующий в нашей стране с 2002 г. Его предшественником был Кодекс законов о труде, применявшийся с 1971 по 2001 г. В связи с расколом СССР и изменением государственного устройства РФ в последнем десятилетии ХХ века свод законов о труде, созданный еще в советское время, не соответствовал современной жизни, поэтому правительство страны приняло новый документ, которым мы пользуемся по сей день (с изменениями).

В ТК РФ любой гражданин может найти ответы на вопросы о том, что должны делать работодатель и сотрудники в определенных ситуациях, что собой представляют порядок выплаты заработной платы, режим труда и отдыха, как заключить и расторгнуть трудовой договор, когда можно и нужно обращаться в комиссию по трудовым спорам. Каждый человек является одной из сторон трудовых отношений, поэтому изучать ТК РФ необходимо всем. Основные права и обязанности работника изложены в ст. 21 указанного кодекса. Кроме ТК, существуют и другие документы, регулирующие отношения между работодателем и сотрудниками.

К ним относятся Конституция РФ, федеральные законы, указы, постановления, другие нормативные акты, правила внутреннего трудового распорядка на предприятии, в учреждении или у ИП, трудовой и коллективный контракты, договор о полной материальной ответственности, должностные инструкции и т. п. ТК РФ создан в соответствии с Конституцией, а все остальные документы, касающиеся отношений работника и работодателя, базируются на кодексе и не могут ему противоречить.

На что имеет право работник?

Каждый человек, являющийся сотрудником организации или ИП либо принимаемый на работу в ближайшее время, должен точно знать и всегда помнить о своих законных правах:

подписание, изменение и прекращение трудового контракта возможны только в случаях и при обстоятельствах, прописанных в ТК России;
от работника требуется исполнение только тех функций, которые изложены у него в должностной инструкции;
получение заработной платы 2 раза в месяц;
нормированный рабочий день;
может воспользоваться очередным, административным или учебным отпуском;
право на обучение и повышение квалификации;
иметь рабочее место, соответствующее нормам охраны труда и потребностям работника;
право на обязательное социальное страхование;
возмещение ущерба, полученного при выполнении должностных обязанностей;
защита своих интересов и прав любым способом, не противоречащим действующему законодательству;
участие в составлении и подписании коллективного соглашения.

При устройстве на работу человек подписывает трудовое соглашение и должностную инструкцию. Никто не имеет права заставить работника делать то, что не входит в его обязанности, и тем более наказывать его за отказ от выполнения. Рабочее время для людей, трудящихся посменно, составляет 165 часов в месяц, для других категорий работников — 40 часов в неделю, для совместителей — 20 часов в неделю.

Каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 дней в год. После того как он потрудился в организации или у ИП полгода, может воспользоваться 14 днями. Учебный оплачиваемый отпуск предоставляется гражданину, если он принесет работодателю справку-вызов из учебного заведения. Если получаете второе высшее образование, то подобный отпуск вам не положен.

Рабочее место человека должно быть оснащено всем, что ему потребуется для выполнения его обязанностей. Если он землекоп, то необходимо предоставить ему лопату, чтобы он мог работать. Если с работником что-то случилось на рабочем месте по вине работодателя, то последний должен возместить пострадавшему ущерб. Например, на кассира непосредственно в кассе упала люстра, в результате чего он получил телесные повреждения.

Любой человек имеет право отстаивать свои интересы и защищать трудовые права самостоятельно, с привлечением профсоюзов, комиссии по трудовым спорам, правоохранительных органов или суда.

Что обязан делать работник?

При устройстве на работу гражданин должен знать и выполнять все обязанности, закрепленные за ним в ТК России, а именно:

выполнять в срок и в полном объеме все функции, указанные в договоре и должностной инструкции;
соблюдать внутренние правила организации или ИП;
не нарушать трудовую дисциплину;
выполнять требования по охране труда и не совершать действий, опасных для здоровья окружающих;
не портить имущество работодателя;
хранить коммерческую, государственную и иные виды тайн;
сообщать руководству о возникновении чрезвычайных ситуаций.

Каждый сотрудник должен качественно выполнять свою работу, за которую он получает заработную плату. Он не может отказаться от ее выполнения без веских оснований. Например, старший менеджер должен каждый понедельник делать отчет об объемах продаж и передавать его руководителю, но в один из дней он не смог это сделать, так как на весь день отключили электроэнергию.

Рабочий день в разных организациях отличается: с 8:00 до 17:00, с 9:00 до 18:00, с 10:00 до 19:00 с учетом обеда на 1 час. Сотрудник должен быть на своем рабочем месте во время работы организации, а не тогда, когда ему удобно. Во многих фирмах существует дресс-код, то есть правила, регламентирующие внешний вид работника. Их тоже необходимо соблюдать.

Что запрещено делать работнику?

Опоздание, неявка, появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии, невыполнение своих законных обязанностей признаются нарушением трудовой дисциплины и наказываются в соответствии с ТК РФ. Каждый сотрудник должен беречь имущество работодателя, даже если он не является материально ответственным лицом.

Запрещено совершать действия, которые могут навредить имуществу организации или учреждения, здоровью людей.

Согласно Трудовому кодексу, индивидуальный предприниматель имеет право нанимать на работу сотрудников и этот процесс мало чем отличается от работодателя организаций. Однако, глава 48 ТК РФ описывает особенности труда работников, деятельность которых связана с ИП.

По закону каждый работодатель должен официально трудоустраивать наемных работников. В течение трех дней, после того как сотрудник приступил к работе, работодатель обязан оформить их отношения трудовым договором и внести запись в трудовую книжку.

Если предприниматель нарушает требования законодательства, то на него накладывается ответственность:

Административная - штраф в размере до 50 тысяч рублей или замораживание деятельности до 90 дней;

Налоговая - штраф от проверяющих служб в зависимости от тяжести нарушения;

Уголовная - штраф в размере до 200 тысяч рублей или лишение свободы до 2 лет.

Для того, чтобы нанять сотрудника необходимо:

Заключить трудовой или гражданско-правовой договор;

Оформить кадровые документы;

Зарегистрироваться в Фонде социального страхования (ФСС).

Гражданско-правовой договор облегчает процесс трудоустройства для индивидуального предпринимателя. В этом случае договор заключается на выполнение конкретного объема работы или оказание услуги и не требует регистрации в ФСС.

Также независимо от того, какое трудовое соглашение было заключено, работодатель в течение 30 дней с момента оформления первого сотрудника, обязан зарегистрироваться в Пенсионном фонде.

Пошаговое оформление работника

Для того, чтобы работодатель смог оформить работника, ему необходимо предоставить следующий пакет документов:

Трудовую книжку (если отсутствует, оформить самостоятельно);
Документы воинского учета;

Документы, подтверждающие квалификацию работника (диплом о высшем или незаконченном высшем образовании).

Рассмотрим пошаговое оформление работника согласно ТК РФ:

1. Сотрудник должен написать заявление о приеме на работу в соответствии со штатным расписанием.

2. Согласно статье 57 ТК РФ в 2 экземплярах работодатель оформляет . Один экземпляр остается у предпринимателя, другой отдается работнику. В договоре обязательно должна быть прописана следующая информация:

ФИО работника и работодателя;

Реквизиты организации;

Паспортные данные работника;

График работы;

Информация о заработной плате и премиях;

Трудовые обязанности;

Дата и подпись.

3. Работодатель ознакамливает нового работника со своей деятельностью и имеющимися локальными актами: должностной инструкцией, положение об охране труда, правила внутреннего трудового распорядка и др..

4. Предприниматель оформляет согласно унифицированной форме Т-1..

5. Работодатель заводит личную карточку работника.

6. Руководитель вносит запись в трудовую книжку в течение недели с момента заключения трудового договора.

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Статья 136 ТК РФ предусматривает, что предприниматель обязан каждые полмесяца выплачивать сотруднику заработную плату. Сроки и порядок выплат установлены трудовым договором. При начислении зарплаты необходимо вести кадровый учет и табель рабочего времени. Несвоевременная выплата накладывает на работодателя административную или материальную ответственность.

Работник, оформленный по трудовому договору имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск и больничный. В свою очередь работодатель должен раз в месяц из зарплаты удерживать НДФЛ и перечислять в бюджет. Он составляет 13% и перечисляется в налоговую не позднее двух дней после начисления зарплаты.

Предприниматель, который привлек определенное количество сотрудников, становится работодателем, а значит должен перечислять установленные законодательством взносы. Страховые взносы должны быть оплачены до 15 числа каждого месяца. Ставка взносов составляет 30% с зарплаты сотрудника, где 22% в ПФР, 5,1% в ФОМС и 2,9% в ФСС.

При заключении гражданско-правового договора, работодатель не обязан оплачивать средства в ФСС, но по желанию перечисления допускаются.

Отчетность предпринимателя по сотруднику

С наемными работниками у предпринимателя увеличивается количество отчетов, которые следует сдавать в разные органы. Соответственно работодателю важно знать куда, в какие сроки и какие отчеты необходимо предоставить.

Отчеты по работникам сдаются в три инстанции:

Налоговый орган;

Пенсионный фонд;

Фонд социального страхования.

В налоговую необходимо сдать следующие отчеты:

Сведения о средне списочной численности работников - данные сдаются один раз в год. Предоставить их необходимо до 20 января следующего года. Например, отчет за 2017 год нужно предоставить до 20 января 2018 года. Сведения нужны для того, чтобы налоговая контролировала численность работников при расчете налогов и наложении налоговых специальных режимов.

Справка 2-НДФЛ - отчет предоставляется один раз в год до 1 апреля по каждому работнику. В справке отображена информация о доходах работника, положенных вычетах и удержанном подоходном налоге за прошедший год. Если в штате индивидуального предпринимателя больше 25 человек, отчет сдается в электронном виде.

Справка 6-НДФЛ - сдается поквартально до 1 числа следующего квартала. Предоставить справку необходимо вовремя. За просрочку, помимо денежного штрафа, налоговая вправе заблокировать расчетный счет.

Расчет страховых взносов - сдается поквартально до 30 числа следующего квартала.

В Пенсионный фонд необходимо предоставить два отчета:

Сведения о страховом стаже - сдаются один раз в год по итогам года. Предоставить отчет необходимо до 1 марта следующего года.
СЗВ-М - предоставлять отчет нужно ежемесячно до 15 числа следующего месяца. В документе указаны сведения о работодателе и о работниках. По работникам должна быть следующая информация: ФИО, СНИЛС и ИНН.

Фонд социального страхования:

4 ФСС - отчет предоставляется один раз в квартал работодателем, которые уплачивают взносы по несчастным случаям. Отчет нужен для того, чтобы работодатель мог вернуть часть выплаченных средств. Сведения необходимо предоставить до 25 числа следующего квартала.

Оформление работника на полставки

Алгоритм принятия сотрудника на неполный рабочий день практически не отличается от приема на полную ставку. Но есть несколько нюансов:

1. Принять заявление. В заявлении о приеме на работу работник указывает желаемую должность и размер ставки.

2. Ознакомление с локальными актами под подпись.

3. Заключение трудового договора, где особое внимание уделяется пунктам о выработке часов и размеру ставке.

4. Издание приказа, в котором обязательно указывается информация, что работник принят на полставки.

5. Запись в трудовую книжку. Информация о ставке не указывается.

При заключении трудового договора следует рассчитать количество часов для неполной ставки. Необходимо конкретно указать количество часов, отрабатываемых в день, неделю или месяц. Эта информация нужна для того, чтобы правильно рассчитать заработную плату. При этом в трудовом договоре рекомендуют указывать зарплату за полную ставку, но следует уточнить, что работник принят на полставки и зарплата составляет меньшую сумму.

Законом РФ установлена минимальная оплата труда. Но, работая на полставки, работник может получать ниже этой суммы. Уточнение в трудовом договоре помогут избежать проблем с трудовой инспекцией и объяснить, почему оплата производится в меньшем размере, чем установленный минимум.

Чаще всего работники устраиваются на полставки, имея основное место работы. В этом случае трудовая книжка остается на основном месте и никакие записи о подработке не заносятся.

Оформление временного работника

В процессе рабочей деятельности возникают ситуации, когда работник уходит в декретный отпуск или оформляет долгосрочный больничный. Работодатель вынужден привлечь дополнительное лицо для осуществления трудовых обязанностей, временно отсутствующего сотрудника.

Предприниматель может прибегнуть к нескольким вариантам.

Передать обязанности на другого работающего у него сотрудника.

В этом случае заключается дополнительное соглашение и издается приказ. В документах следует указать информацию о дополнительных трудовых обязанностях и изменениях в заработной плате. Помимо своих трудовых функций, работник обязан выполнять возложенные дополнительные обязанности.

Перевод сотрудника на временно освободившуюся должность. С работника полностью снимаются предыдущие обязанности и назначаются новые. Пребывать на должности в связи с переводом можно не более года. Запись в трудовую книжку не заноситься. Как только отсутствующий работник возвращается, замещающий его сотрудник перемещается на свою должность. Для осуществления перевода, работодатель оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Заключение срочного договора.

Заменить отсутствующего работника может новый сотрудник, с которым заключается . Договор оформляется также, как и бессрочный, но прописывается уточнение, что работник нанят с целью замещения временно отсутствующего работника. Если известна дата возвращения сотрудника, можно конкретными сроками ограничить работу нового работника.

Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации. Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее.

Отдел кадров – обязательный структурный элемент на любом предприятии. В его обязанности входит множество функций. Каковы же особенности деятельности, что входит в обязанности?

Общие аспекты

Основные принципы кадровой политики:

направленность на выполнение требований законодательства труда;
учет потребностей предприятия в сотрудниках;
обеспечение условиями для качественной работы;
поиск сотрудников.

Организация работы имеет 2 направления — тактическое и стратегическое. В первом случае проводится анализ состояния потребности в кадрах, разрабатывается , отбирается персонал.

Второе направление деятельности отдела кадров направлено на формирование кадровой политики предприятия — требования к персоналу, различные мероприятия.

Главное направление – формирование трудовых ресурсов на предприятии. Составляющие кадровой политики:

Чтобы правильно организовать работу кадровой службы, необходимо:

выяснить количество сотрудников;
распределить между ними обязанности. Можно сформировать группы, которые будут заниматься определенным видом деятельности;
на каждого сотрудника отдела кадров оформить должностные обязанности, определить их права;
подготовить документы, которыми отдел кадров будет руководствоваться в своей работе;
провести обучение персонала кадровой службы.

Возложение обязанностей отдела кадров на главного бухгалтера возможно лишь в том случае, если это предусмотрено в .

Если подобного пункта нет, то это запрещено делать (). Работа в сфере отдела кадров имеет преимущества и недостатки.

Первыми являются – данная профессия востребована, прямое общение с руководящими органами организации, разнообразная работа. Недостатки – постоянные стрессы, рабочий день ненормированный.

Что это такое

Главный ресурс предприятия – трудовой. Именно таким и является отдел кадров – основной состав работников организации.

Цель кадровой политики – вовремя обеспечивать предприятие персоналом с достаточной квалификацией для работы на производстве.

Кадровая служба – совокупность структурных подразделений организации, цель которых — управление работниками предприятия.

Должностными лицами являются руководители, специалисты, технический персонал. Суть ее – работа с персоналом предприятия.

Основные задачи отдела кадров делятся по направлениям:

Выполняемые функции

В обязанности кадровой службы входит:

разработка плана укомплектования сотрудников в соответствии с деятельностью организации;
оформление , их , на другую должность;
ведение учета личного состава;
ответственность за хранение трудовых книжек, их заполнение;
ведение прочей документации;
создание условий для работы;
предложения по улучшению деятельности организации;
подготовка документов и отчетностей для комиссий;
контроль и проведение инструктажа сотрудников;
принятие мер по трудоустройству увольняемых работников;
ведение контроля за дисциплиной на производстве.

При выборе задач учитываются:

размеры предприятия;
направление деятельности;
цели;
на какой стадии находится развитие организации;
численность сотрудников.

Нормативная база

Основные положения и вопросы кадровой службы регулируются Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Производство дел в отделе кадров осуществляется на основании законов РФ, различных правил и нормативных актов.

Правовая база:

В своей работе отдел кадров руководствуется следующими нормативными актами:

Трудовой кодекс.
Гражданский Кодекс, 2 часть.
Административный Кодекс.

Особенности работы в отделе кадров в 2019 году

Кадровая служба предприятия имеет свои функции и особенности, которые необходимо соблюдать.

Сотрудники отдела кадров обязаны выполнять свою работу согласно требованиям законодательства, своевременно разрабатывать план мероприятий и следить за документацией предприятия.

Действие Положения (образец)

Положение – акт правового характера, который устанавливает порядок образования, права и обязательства, организацию трудовой деятельности предприятия.

Другими словами, Положение – документ, который регламентирует все сферы деятельности организации по отдельным структурным подразделениям и предприятия в целом.

Отдел кадров – самостоятельная структура, поэтому Положение является обязательным. Разрабатывается документ для закрепления задач и функций кадровой службы.

Требования к оформлению:

заглавие должно содержать реквизиты внутренней документации предприятия;
название организации;
наименование документа, дату и место его оформления;
разделы – «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Руководство», «Права и обязанности», «Структура», «Взаимоотношения. Связи».

Каждый раздел должен начинать с ново строки и нумероваться арабской цифрой. Составляет Положение руководитель организации, право подписи и утверждения документа также принадлежит ему.

В отдельный пункт стоит внести перечень документов, которыми руководствуется кадровая служба в процессе деятельности.

Каковы обязанности (номенклатура дел)

Номенклатура – обязательный список дел, формирующихся в процессе деятельности организации.

Используется для:

установления единого порядка для формирования дел;
учетного обеспечения;
быстрого поиска документации;
установления срока хранения дела.

Перечень дел будет зависеть от направления деятельности организации. При оформлении номенклатуры следует брать во внимание текущие дела и задачи, планируемые выполнить в будущем году.

Дела должны размещаться по степени их важности. При определении срока хранения дел можно руководствоваться типовым перечнем документов, принятым в 2010 году.

Единого списка документов не предусмотрено, нормативные акты устанавливают лишь отдельные из них.

Номенклатуры подразделяют на следующие виды:

При составлении номенклатуры следует высветить следующие разделы – «Индекс дела», «Заголовок», «Количество», «Сроки хранения», «Номер» и «Примечания».

Номенклатуру составляют каждый год, в последнем отчетном квартале. По окончанию года ее следует утверждать в архиве.

Разделами документа являются подразделения организации — бухгалтерия, канцелярия и прочие. Если таковых не существует, то разделами могут являться направления деятельности предприятия.

Какие должности имеются (структура)

На структуру кадровой службы влияют – направление деятельности организации и численность сотрудников. Состав и численность сотрудников отдела кадров утверждает директор организации.

Главой кадровой службы является начальник отдела кадров. Остальные (заместители, помощники, специалисты) подчиняются ему. Если отдел кадров имеет несколько подразделений, то каждое из них возглавляет начальник.

В обязанности инспектора кадров входят:

формирование личных дел сотрудников;
оформление приказов;
, их заполнение;
работа с документацией;
оформление больничных листов;
ведение контроля по дисциплине.

В своей структуре отдел кадров имеет такие отделы:

организация труда;
подбор сотрудников;
переквалификация персонала;
планирование продвижения;
аттестация;
охрана труда.

Должности могут быть следующие – инженер организации труда, табельщик, трудовой экономист и прочие.

Каждая из должностей имеет свои обязанности, которые должна строго выполнять. Инженер по трудовой организации обязан:

разрабатывать меры для усовершенствования трудовой деятельности;
проводить аттестацию;
анализировать условия производственной деятельности.

К каждой должности выдвигаются требования – наличие полного высшего образования, определенный стаж работы в данной сфере.

Составление плана работы

Деятельность структурных подразделений организации необходимо планировать таким образом, чтобы она была направлена на успешное завершение дел.

План мероприятий можно составлять на месяц, квартал или год. Процесс принято делить на такие этапы:

Во время разработки плана мероприятий важно учитывать задачи и требования законодательства:

Определенные мероприятия можно планировать на конкретный месяц, например, проверка личных дел или повышение уровня квалификации.

Заключительным этапом является утверждение плана работы кадровой службы и его согласование с начальством.

Какие документы должны быть

Учредительные документы являются обязательными в любой организации. Документооборот отдела кадров состоит из:

В современной предпринимательской деятельности отдел кадров на предприятии часто является одной из важнейших структур, так как его обязанности прямо влияют на законность оформления деятельности компании и трудовых взаимоотношений с сотрудниками. Но далеко не все работодатели и даже профильные специалисты знают, чем занимается отдел кадров в каждой конкретной ситуации, так как его функции могут серьезно отличаться в зависимости от субъектов хозяйствования.

Отдел кадров – что это такое

В первую очередь, отдел кадров — это структура, занимающаяся в рамках одного предприятия ведением кадрового делопроизводства. То есть – оформлением трудовых взаимоотношений в рамках рабочей деятельности. Таким образом, фактически является посредником между работодателем и сотрудниками, который обеспечивает должное процессуальное оформление большинства аспектов трудовых взаимоотношений.

Следует понимать, что хоть и непосредственно кадровая служба формируется в первую очередь как минимум в средних и крупных предприятиях, её функции и обязанности в любом случае должны исполняться. Так, функции отдела кадров может исполнять индивидуальный предприниматель лично, бухгалтер или юрист предприятия, или даже привлеченный по принципу сторонний специалист в зависимости от конкретных потребностей в ведении кадрового делопроизводства.

Часто на отдел кадров возлагаются и дополнительные обязанности по управлению персоналом и менеджменту организации. Основными нормативными документами, в соответствии с которыми работает отдел кадров являются:

Трудовой кодекс Российской Федерации. Именно на основании данного документа проводится большинство процедур, входящих в сферу кадрового делопроизводства.
Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004. Данное постановление ввело унифицированные формы учета, используемые в кадровом делопроизводстве. С 2013 года, однако, они стали необязательными к применению, но на большинстве предприятий используются до сих пор.
Постановление Правительства №225 от 16.04.2003. Это постановление регламентирует . Непосредственная же инструкция их заполнения, которую также необходимо учитывать кадровым работникам, регламентируется Постановлением Минтруда №69 от 10.10.2003.
Постановление Правительства №719 от 27.11.2006. Означенный документ регулирует ведение в организациях воинского учета, которое чаще всего также возлагается на кадровиков предприятия, однако – может быть делегировано и отдельному подразделению в рамках организации.

Нормативы вышеозначенных документов – это основы правового регулирования деятельности кадровых сотрудников. Кроме них кадровикам необходимо также разбираться и в локальных нормативных актах, действующих у конкретного работодателя. Также следует понимать, что в отдельных государственных службах может быть предусмотрен и иной порядок осуществления кадровых процедур, который также может регулироваться отдельными федеральными или региональными нормативными документами.

Функции и обязанности отдела кадров – чем он занимается

На практике же ответ на вопрос, чем занимается отдел кадров, как уже было упомянуто ранее, может отличаться в зависимости от конкретных особенностей отдельных субъектов хозяйствования. Но в общем случае, к сфере ответственности кадровой службы можно отнести следующие функции в рамках предприятия:

Помимо вышеопределенных основных функций, присущих большинству кадровых отделов, также современное кадровое дело может включать в себя и дополнительные функции, к которым относятся:

Инновационная. Данная функция заключается в том, что эффективный отдел кадров должен постоянно совершенствовать методики документооборота на предприятии и кадровую политику в целом.
Социальная. Работа современных кадровиков зачастую включает в себя отнюдь не только формальное исполнение требуемых нормативов, но и выполнение полного спектра обязанностей, связанных с управлением персоналом, созданием качественного психологического микроклимата в коллективе и мотивацией работников.

Если же рассматривать более конкретные примеры обязанностей отдела кадров и его работников, выглядеть они могут следующим образом:

Определение потребностей предприятия в определенных работниках. Именно на кадровых специалистов возлагается часто принятие финальных решений о необходимости привлечения отдельных работников, например – на основании заявок иных структурных подразделений предприятия и сравнении их со сведениями о финансовых возможностях компании.
Поиск подходящих сотрудников и обеспечение их приема на работу. Сотрудники отдела кадров чаще всего проводят поиск подходящих соискателей на имеющиеся вакансии и обеспечивают их эффективное заполнение, а также первичный контроль знаний соискателей. На этом этапе также важно сотрудничество с фактическими подразделениями, нуждающимися в работниках.
Ведение . Кадровиками составляется штатное расписание, корректируется в связи с различными событиями – увольнениями работников, уходом их в отпуска и на больничные, обеспечивая непрерывную деятельность организации.
Работа с . Ведение трудовых книжек, их хранение, выдача, внесение в них записей и – все это прямые задачи кадровой службы предприятия.
Оформление локальных нормативных актов. Именно кадровая служба часто разрабатывает и фактически внедряет внутреннюю документацию предприятия с условием совместного её рассмотрения с непосредственным руководством.
Повышение квалификации работников. Рассматриваемая служба также часто имеет в качестве одной из обязанностей контроль знаний сотрудников и обеспечение регулярного прохождения ими мероприятий по повышению квалификации и обучению.
Ведение . Несмотря на то, что законодательство требует организовывать отдельный стол воинского учета на предприятии, в большинстве случаев он входит в кадровую структуру организации.
Ведение документооборота в кадровой сфере. Выдача работникам справок и документов об их трудоустройстве, регистрация и архивирование приказов работодателя – весь этот документооборот может осуществляться не только канцелярией, но и кадровиками, особенно при отсутствии отдельной канцелярии в рамках организации.
Анализ кадровой политики и текущей кадровой структуры предприятия. Отдел кадров должен проводить фактические исследования эффективного использования трудовых ресурсов и предлагать определенные меры по оптимизации действующих процессов.
Обеспечение дисциплины на предприятии. Вынесение работникам и выдача поощрений чаще всего также согласовываются именно с отделом кадров компании.

Это – лишь небольшой перечень основных обязанностей отдела кадров. Если же на предприятии действуют прогрессивные модели HR-менеджмента, которые также часто возлагаются на кадровиков, то спектр их обязанностей может быть еще более широким. И учитывая основные обязанности данных сотрудников, необходимо отметить, что означенная структура практически во всех аспектах своей деятельности должна контактировать с другими звеньями рабочего процесса.

Отличия отдела кадров от HRM-отдела

Понятия кадрового дела и HR часто в российском бизнесе считаются тождественными, однако это не так. В первую очередь, следует отметить, что основной задачей отдела кадров является именно выполнение всех процессуальных требований законодательства. В то время как отдел HRM (human resource management) – управления персоналом, занимается фактической организацией труда. Однако на практике данные понятия часто могут быть реализованы и в рамках одного структурного подразделения.

Но все же, кадровые работники чаще всего не обязаны заниматься эффективным поиском и тестированием высококвалифицированных специалистов, обеспечивать поддержание рабочего микроклимата, проведение тренингов и социальных исследований. В то же самое время, от HR-специалистов может не требоваться знаний фактических процессуальных нормативов и требований законодательства. В первую очередь – они должны обеспечивать практически эффективные и действенные методы управления и использования персонала в трудовой деятельности, а не следить за документооборотом и требованиями законодательства.

Другие нюансы деятельности кадровой службы в организации

Как можно понять из основных принципов работы кадрового сегмента, данная структура не может обходиться без постоянной взаимосвязи с иными структурными подразделениями предприятия. При этом взаимодействует отдел кадров как с админстративно-управленческим персоналом предприятия, так и с простым производственным персоналом в той или иной мере. С точки зрения взаимодействия со структурными подразделениями, наиболее часто контакты осуществляются с:

Особое внимание следует обратить работодателям на численность сотрудников отдела кадров. В среднем, практика демонстрирует, что в большинстве случаев для реализации основных кадровых функций достаточно одного сотрудника на приблизительно 100 человек работников. Однако, если предприятие реализует и HR-методы эффективного и постоянного управления персоналом, занимается инновационными и внутренними социальными вопросами в организации, то целесообразным может оказаться и привлечение одного специалиста на 20-50 работников организации в зависимости от конкретных задач, которые устанавливаются перед кадровой службой.

На небольших же предприятиях наличие полноценного кадрового отдела не является обязательным в принципе. Так, распространена практика, когда все функции кадровиков выполняет сам индивидуальный предприниматель или директор. Либо же – они передаются юристам или бухгалтерам, имеющим должные навыки, образование или опыт работы. Еще одним способом организации работы предприятия без кадрового отдела может быть привлечение сторонних специалистов или кадровых агентств, в том числе и в формате – особенно этот подход будет актуальным в случае необходимости исполнения именно сугубо процессуальной функции кадровой службы.

Роль кадровой службы на предприятии, ее функции, задачи и структура

Введение

Основной задачей управления персоналом является наиболее эффективное использование мастерства и возможностей работников в соответствии с целями предприятия. С учетом полного удовлетворения их своей работой, сохранения здоровья и установления конкурентного сотрудничества между собой. Важной задачей управления персоналом при этом следует считать обеспечение организации высококвалифицированными и заинтересованными работниками.

Для успешного управления персоналом, необходимо четко представлять основные механизмы и закономерности, по которым осуществляется работа с кадрами, на что нужно обратить внимание, иными словами руководителю необходимо владеть современными технологиями управления трудовыми ресурсами.

Кадры предприятия – это основной состав квалифицированных работников предприятия, фирмы, организации. Обычно кадры предприятия подразделяют на производственный персонал и персонал, занятый в непроизводственных подразделениях и постоянно их совершенствуют. От квалификации работников, их профессиональной подготовки, деловых качеств в значительной мере зависит эффективность производства.

Для эффективного функционирования любой организации, необходимо, чтобы было выполнено одно важное условие - обеспечено использование каждого работника во всём многообразии проявления психофизиологического и мотивационного потенциалов.

Для управления активизацией персонала необходимо постоянно контролировать процесс использования методов стимулирования на предприятии. Руководитель, который хочет управлять не "на ощупь", а делать это экономически грамотно, должен постоянно иметь перед собой точную характеристику производственных взаимоотношений на предприятии.

Такую характеристику, возможно, получить только на основе анализа использования методов стимулирования и выявление наиболее эффективных форм мотивации труда для повышения заинтересованности персонала в работе предприятия.

Понятие кадровой службы, ее задачи, функции и структура

Кадровая служба (служба управления персоналом) – структурное подразделение, уполномоченное осуществлять управление персоналом и организационно-методическое руководство мероприятиями по управлению персоналом, реализуемыми на предприятии.
Огромные надежды руководства для обеспечения процветания компании возлагаются на собственные возможности, умение, инициативу и предприимчивость, а более точно – на тот кадровый потенциал, который создан и который предстоит модернизировать с учетом всех новых, постоянно меняющихся потребностей рынка.

Деятельность кадровой службы (менеджера по персоналу) определена в соответствующей должностной инструкции.

Основы деятельности кадровой службы

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями, права, обязанности и ответственность.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:
- самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
- выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
- выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.
Функции кадровой службы заключаются в следующем:
- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
- учет личного состава;
- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
- контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
-анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
-создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
-работа по созданию резерва на выдвижение;
-подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
-подготовка и систематизация материалов для аттестационной
комиссии;
-подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
-принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
-организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
-ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.
Из кадровой службы в подразделения направляются:
1) сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.
От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.
В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.
Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:
- требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
- принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
- взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
- требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.
Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Задачи кадровой службы

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям:
1. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:
- прием работников на предприятие;
- учет работников;
- увольнение работников;
-работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).
2. Планово-регулятивное направление:
-подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
-расстановка работников предприятия;
-перемещение работников предприятия;
-становление в должности и адаптация работников.
3. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы:
-изучение работников;
-оценка работы работников;
-аналитическая работа;
-подготовка отчетов.
4. Координационно-информационное направление:
- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
- организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
- работа с письменными обращениями работников предприятия;
- архивная и справочная работа.
5. Организационно-методическое направление:
- документирование деятельности работников предприятия;
- кадровая работа в подразделениях предприятия;
- планирование кадровой работы;
- руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации, при этом учитываются:
- размеры организации;
- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг населению);
- стратегические цели организации;
- стадия развития организации;
- численность персонала;
- приоритетные задачи работы с персоналом.

Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности организации.

Под организационной структурой отдела кадров подразумеваются его основные и вспомогательные подразделения (иные внутренние структурные единицы). Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют между собой в процессе повседневной деятельности.
Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:
- эффективность подбора и расстановки сотрудников;
- справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
- продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, потребностями организации;
- быстрое и эффективное решение личных проблем.
Работа служб персонала имеет два направления: тактическое и стратегическое.
В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа: анализ состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала; тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.
Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.
Суть кадровой работы состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.
Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации - системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов.
Таким образом, задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности.