Одна из важных составляющих успеха компании – это качественное планирование и прогноз продаж. Правильно рассчитанный прогноз позволяет более эффективно вести бизнес, а прежде всего — контролировать и оптимизировать расходы. Кроме того, если речь идет о продукции, это позволяет сформировать оптимальные (а не завышенные или заниженные) запасы продукции на складе. Потому, если вы открыли собственное дело и еще не работали над прогнозами продаж, наступило время этим заняться. Для этого можно пригласить квалифицированных специалистов, которые уже имеют опыт качественного и точного планирования. Если же вы хотите обойтись собственными силами, эта статья поможет вам делать эффективные расчеты прогнозов продаж. А это, в свою очередь, предоставит вам многочисленные преимущества как владельцу бизнеса.
Для начала отметим, что прогнозы могут быть долгосрочными (на 1, 3, 5 или более лет), краткосрочными и среднесрочными (неделя, месяц, квартал). Прогнозы на более длинные периоды обычно менее точные (хотя и не всегда). Это понятно, ведь больше факторов могут на протяжении длительного периода времени скорректировать ожидаемые результаты в ту или другую сторону. Однако вполне реально сделать точные прогнозы деятельности вашего предприятия для любого промежутка времени.
Точный прогноз – это прогноз, который имеет отклонение от реальных объемов продаж в пределах 10% в большую или меньшую сторону. Например, вы спрогнозировали, что за период 3 месяцев продадите продукции в размере 1000 шт. В конце периода вы получили результат 900, или же 1100 шт. или любую цифру в этом промежутке. Такой прогноз можно считать точным и качественным. Если отклонения существенны (вместо прогнозируемой цифры 1000 шт получен результат – 500 шт) – это свидетельствует о некорректном, слишком завышенном прогнозе, или же о форс-мажорных обстоятельствах, которые повлекли за собой резкое падение объемов продаж.
Как же построить точный прогноз? Эта работа состоит из нескольких этапов:
Запишите точные результаты деятельности за предыдущие промежутки времени
(например, ежемесячные продажи вашей продукции на протяжении последнего года). Если ваша продукция новая и не имеет истории продаж, вам придется подождать 2-3 месяца, чтобы получить информацию о первых продажах. Без этого попытки построить точный прогноз, основываясь лишь на предположениях, будут напрасны.
Рассчитайте коэффициенты сезонности.
Сформируйте график, который бы показывал объем продаж на протяжении определенного отрезка времени. Для этого возьмите за основу, например, один из месяцев и сравните с объемами продаж в следующие месяцы. Отмечу, что есть товары и услуги, спрос на которые имеет незначительные, иногда малозаметные сезонные колебания. Однако в таких сферах, как туристические услуги или же продажа пищевых продуктов, сезонные колебания очень значительные. Понятно, что если ваша фирма занимается продажами туристических путевок в дома отдыха Крыма, и в марте вы продали, допустим, 100 путевок, тогда на июнь планируйте продажи в несколько раз выше. А на июль-август прогноз должен быть еще выше. В сфере питания вопрос точного прогнозирования продаж стоит острее, ведь продукция имеет сроки хранения, на протяжении которых ее нужно сбыть. Потому рассчитайте коэффициенты сезонности для каждого планового отрезка и запишите их.
Пример: вы занимаетесь продажами безалкогольных напитков. В начале мая вы должны рассчитать прогноз продаж на июль. У вас есть данные по продажам за каждый месяц предыдущего года, в частности, в апреле (5 000 шт) и июле (12 000 шт) прошлого года, а также за апрель этого года (7 000 шт). Для того, чтобы определить коэффициент сезонности, нужно получить соотношение продаж за июль прошлого года к количеству продаж в апреле того же года. Полученную цифру (коэффициент сезонности) нужно перемножить на данные по количеству продаж за апрель этого года. В результате получим прогноз продаж на июль, взвешенный на коэффициент сезонности: 12 000/5 000 = 2, 4. 7 000*2, 4 = 16 800 шт – прогноз на июль. Если другие факторы, которые влияют на объем продаж, остались неизменными, этот прогноз будет довольно точным.
Рассчитайте эластичность спроса по цене на вашу продукцию. Вспомните базовый курс экономики со студенческих времен. Определите, как изменялся спрос после изменения цен на вашу продукцию. Если спрос на вашу продукцию имеет высокую эластичность (то есть, заметно падал при росте цен), пытайтесь в дальнейшем избегать значительного повышения стоимости продукции для ваших потребителей, и ни в коем случае не поднимайте цены раньше, чем ваши конкуренты.
Пример: данные свидетельствуют: при повышении цены на 1% спрос на вашу продукцию падает на 2, 5%. Вы планируете в июне повысить цену на 10%, это повлечет падение спроса на 25%. В прошлом году в этот же период цена оставалась неизменной. Продажи апреля составили 400 шт, коэффициент сезонности – 3, 0. Рассчитываем прогноз на июль: 400*3*(100%-25%)=900 шт.
Учтите рост производственных мощностей (или открытие новых магазинов, точек сбыта продукции). Если вы расширяете производство, выходите на новые рынки сбыта, обязательно учтите это в прогнозе.
Пример: раньше вы поставляли продукцию лишь в своем городе. Начиная со следующего месяца, вы начинаете сотрудничество с посредниками из других городов и открываете дополнительно 5 точек продаж. На данный момент 10 точек продаж сбывают 2 000 шт продукции на месяц. Таким образом, ожидаемые продажи 15 точек дадут результат около 3 000 шт.
Рассчитайте коэффициент влияния внешних факторов (в первую очередь общеэкономической ситуации в государстве и конкурентов). Для расчета этого коэффициента вы должны тщательным образом отслеживать ваш рынок и следить за появлением новых игроков. Очень часто компании не учитывают инновации конкурентов, их деятельность на рынке. И в результате получают более низкие показатели, чем ожидали изначально. Как рассчитать коэффициент внешних факторов? Для этого нужно иметь историю продаж за длительный период (хотя бы 2 года, желательно больше). Рассчитайте прогноз продаж на прошлый год по данным позапрошлого (с учетом коэффициентов сезонности и эластичности). Сравните прогноз с реальными цифрами. Из разницы, которая вышла, высчитайте форс-мажорные обстоятельства. Остальные – это и есть показатель влияния внешних факторов.
Пример: вы имеете коэффициенты сезонности и эластичности спроса на вашу продукцию. Допустимо, суммарные продажи позапрошлого года составили 10 000 шт, суммарные продажи в прошлом году составили 14 000 шт. с учетом коэффициента эластичности прогноз на прошлый год должен был составить 9 000 шт. Однако увеличение объемов сбыта позволило увеличить объемы продаж вдвое. (вдвое расширили штат работников отдела продаж и открыли еще 2 точки продаж дополнительно до двух существующих, как и было до этого). Это увеличивает прогноз до 18 000 шт. Следовательно, фактическое отклонение составило 4 000 шт. из них 2 000 шт. не было продано по причине непредвиденные обстоятельств – форс-мажор (проблемы с поставщиками сырья на протяжении 2-х месяцев). Отклонение, связанное с влиянием внешних факторов, составило 2 000 шт (18 000 – 14 000 – 2 000). Коэффициент влияния составит таким образом: 1-(2 000 влияние внешних факторов /18 000 прогноз -2 000 форс-мажор)=0, 875
Ознакомьте с прогнозом продаж каждого работника из отдела продаж (сбыта) . Отметьте, что эти цифры получены на основе точных расчетов с учетом всех факторов. Это еще одна важна деталь, ведь работники будут знать, какие цифры от них ожидаются и что эти цифры не вымышленные, а вполне обоснованы реальными расчетами.
Создание точных прогнозов продаж позволит вам более эффективно использовать имеющиеся ресурсы, сократить расходы, а также будет способствовать глубокому изучению отрасли, в которой вы работаете.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Сущность планирования процесса управления качеством. Основные подходы к планированию качества, их характеристика. Анализ и оценка организации планирования качества на ОАО "Уралтрубпром". Предложения по улучшению процесса планирования качества продукции.
дипломная работа , добавлен 29.08.2012
Место систем менеджмента качества на промышленных предприятиях металлургической отрасли. Металлургия и преимущества сертификата на СМК, особенности продукции, характеристика систем менеджмента качества. Политика и цели в области качества ОАО "ЗСМК".
реферат , добавлен 23.10.2010
Сущность, цели, задачи и принципы планирования качества продукции. Системный подход к планам качества. Общая характеристика, миссия и цели деятельности ОАО "АБС ЗЭиМ Автоматизация". Анализ и оценка корпоративной политики предприятия в области качества.
курсовая работа , добавлен 14.11.2010
Характеристика сущности политики качества - одного из основных объектов стандартизации. Изучение факторов качества выпускаемой продукции, которое является объектом продукции качества и обуславливается строгой регламентацией производственных процессов.
реферат , добавлен 18.07.2010
Сущность и понятие качества продукции, создание их систем на промышленных предприятиях, этапы работ и краткая характеристика. Деятельность Международной организации по стандартизации. Основные принципы и элементы системы качества, рекомендуемые ИСО 9000.
реферат , добавлен 20.12.2010
Понятие и сущность управления качеством продукции, содержание и задачи процесса планирования, учет затрат на обеспечение, направления его повышения. Исследование системы и разработка рекомендаций по совершенствованию планирования качества продукции.
курсовая работа , добавлен 04.12.2013
Определение наиболее подходящих методик, позволяющих провести анализ действующей системы менеджмента качества. Системный подход к разработке планов качества. Этапы функционально-стоимостного анализа. FMEA-анализ процесса производства и бизнес-процессов.
курсовая работа , добавлен 26.05.2015
Зарождение и развитие кружков качества в Японии. Организация обучения в японской системе управления качеством. Особенности деятельности кружков качества. Работа кружков качества в компании Toyota. Опыт организации работы групп качества в России.
курсовая работа , добавлен 04.06.2011
Одним из основных инструментов реализации положений МС ИСО 9000 является планирование качества. В соответствии с концепцией комплексного управления качеством долгосрочное планирование осуществляется на базе программно-целевого подхода к процессам обеспечения качества. Теоретически это обусловлено пониманием сложности объекта планирования, каким является качество продукции, и влиянием, на которое оказывают многочисленные, различные по направленности воздействия внешнего и внутреннего характера. Шадрин А.Д. Менеджмент качества. - М.: Трек. 2006. - С. 212.
Достоинство программно-целевого подхода заключается в том, что на его основе можно объединить наличные ресурсы и наиболее эффективно их использовать для решения поставленных стратегических и тактических задач. При правильном применении данный подход обеспечивает гибкость, динамичность и адаптивность системы качества, создает условия, при которых повышается ответственность за выполнение определенных руководством задач, облегчает работу администрации предприятия.
Применение программно-целевого подхода предполагает: Никитин В.А. Управление качеством на базе стандартов ИСО 9000-2000. - СПб.: Питер. 2004. - С. 96.
наличие проблемы и определение цели;
формирование целереализующей программы;
создание механизма реализации программы.
Определение цели, то есть, предполагаемого или желаемого результата деятельности считается одним из наиболее трудных и ответственных моментов в реализации программно-целевого подхода. Это связано с тем, что цели должны быть конкретными, реальными и поддающимися контролю.
Отдельного анализа заслуживает трактовка содержания понятия «программа», соотношение между планом и программой. В теории и на практике даются различные определения и по-разному трактуются взаимоотношения «план-программа». В ряде случаев программа рассматривается как предплановый документ, представляющий собой основу для планирования; в другом, - программа является средством реализации плановых заданий, включенных в план. Но, программу следует рассматривать как метод планирования. В этом случае программа - это совокупность мероприятий, конкретизированных, по срокам и исполнителям, направленных на осуществление поставленных целей и обеспеченных необходимыми, заранее определенными, финансовыми, материальными и трудовыми ресурсами.
задания по повышению технического уровня и качества важнейшей продукции;
плановые задания предприятия по улучшению качества продукции;
мероприятия, обеспечивающие реализацию заданий программы.
Структура такой программы отражает подход к ней как к плановому документу, содержащему взаимоувязанные по срокам, ресурсам и исполнителям задания по улучшению качества продукции, а также комплекс мероприятий, обеспечивающих их выполнение. Такой подход в принципе не противоречит термину, принятому в МС 8402 и согласно которому «программа качества» - это документ, регламентирующий конкретные меры в области качества, распределение ресурсов и последовательность действий, относящихся к конкретной продукции, услуге, контракту или проекту». Однако, если в отечественной практике основной упор раньше делался на выполнение установленных или принятых заданий по повышению качества, то в зарубежной - планирование качества, в первую очередь, - это планирование ресурсов, необходимых для реализации альтернативных вариантов, связанных с удовлетворением требований потребителя. Поэтому совершенно очевидно было различие стратегий планирования качества.
В ведущих фирмах США и стран Западной Европы постепенно отходят от жестких методов планирования повышения качества и ориентируются на взаимоувязку различных видов деятельности по обеспечению качества с учетом требований потребителей.
При этом поиск путей повышения эффективности планирования качества ведется в следующих направлениях: разграничение стратегических и оперативных функций управления качеством и их раздельное финансирование; применение многовариантности планирования, т.е. разработка целого ряда ситуационных планов с целью быстрой адаптации к имеющимся внутренним и внешним условиям.
Очевидно, что с развитием товарно-денежных отношений и присущего им рыночного механизма стратегия планирования на современных российских предприятиях претерпевает кардинальные изменения, ориентируясь не на планируемые в административном порядке показатели, а на требования конкретного потребителя. По этой причине меняется и подход к разработке программ и планов повышения качества.
Поэтому, рассмотрим основную структуру современной программы «Качество».
Программа «Качество» должна занимать ключевое положение в создании органической взаимосвязи системы общего руководства, закрепленной в МС ИСО 9004, ИСО 9004. Методические указания для общего построения и руководства системой управления качества на предприятии. с моделями обеспечения качества конкретной продукции в соответствии с МС ИСО 9001-9003.
Исходя из этого, программа «Качество» должна быть двухуровневой.
Программа первого уровня - это сугубо внутренний документ предприятия, который должен содержать мероприятия стратегического характера. Эти мероприятия призваны реализовать политику предприятия в области качества, обеспечив систематическое и планомерное улучшение качества продукции, ее конкурентоспособность на внешнем и внутреннем рынках. Эту программа направлена, прежде всего, на обеспечение конкурентноспособности предприятия.
Содержание программы первого уровня формируется на основе отчетов по маркетинговым исследованиям и рекомендаций по конъюнктуре внешнего и внутреннего рынков продукции, определяющей профиль предприятия и основные объемы производства, его возможности по разработке и освоению принципиально новых видов продукции, модернизации выпускаемой продукции, расширению модификаций, типов и видов изделий.
Разработка программы первого уровня включает следующие этапы:
анализ материалов маркетинговых исследований;
экспертную оценку заключений ведущих специалистов по материалам маркетинговых исследований;
выбор направлений формирования программы;
определение ответственных исполнителей из числа руководителей предприятия по каждому направлению (подпрограмме);
разработка мероприятий по реализации выбранных направлений (подпрограмм);
обсуждение и согласование предложенных мероприятий с учетом сроков и ресурсов, необходимых для их реализации;
подготовку окончательного варианта программы и ее утверждение.
Учитывая долгосрочный характер мероприятий, которые включаются в подпрограммы, особенно в условиях самофинансирования, появляется риск принятия неверных решений, что может при вести к значительным финансовым и другим потерям. Поэтому на этапе разработки подпрограммы и программы в целом необходимо использовать специальные методы, позволяющие оценить возможный риск.
При разработке подпрограмм целесообразно использовать методы сетевого планирования. Разработанные сетевые графики должны утверждаться вместе с программой и служить для контроля ее выполнения.
Комплекс мероприятий по каждой подпрограмме целесообразно формировать по отдельным стадиям петли качества (жизненного цикла продукции).
При разработке программы «Конкурентоспособность» в соответствии с принципом закрепления ответственности, изложенным в стандартах ИСО серии 9000, следует использовать функциональный подход на основе матрицы функций. Это позволяет на любом этапе разработки и реализации программы однозначно установить ответственность руководителей предприятия и его структурных подразделений за выполнение конкретных мероприятий.
Программа второго уровня должна разрабатываться для реализации целей и задач технического характера, в частности обеспечения качества продукции по заключенным договорам на выпускаемую продукцию. Никитин В.А. Управление качеством на базе стандартов ИСО 9000-2000. - СПб.: Питер. 2004. - С. 102. Ее целесообразно именовать «Программа обеспечения качества продукции». Мероприятия, включенные в эту программу, должны быть нацелены на снижение производственных издержек за счет уменьшения брака, расхода материальных ресурсов и др.
Отличительной особенностью этой программы является го, что она разрабатывается для конкретного изделия или группы изделий одинакового назначения, поставляемых одному заказчику (или нескольким заказчикам при идентичности технических требований к продукции, обусловленных условиями использования). Эта программа может предъявляться потребителю при заключении договора для демонстрации усилий изготовителя по обеспечению стабильности качества продукции и по его требованию прилагаться к договору.
Программа должна включать, если это необходимо, мероприятия по совершенствованию технологии и методов контроля качества, метрологическому обеспечению производства, по проведению авторского надзора за качеством изготовления продукции, а также графики периодического контроля соблюдения технологической дисциплины, аттестации испытательного оборудования, проверки оборудования на технологическую точность, пересмотра технической документации. В отдельных случаях могут разрабатываться программы по отдельным видам деятельности, связанной с обеспечением качества продукции: например, программы внедрения статистических методов контроля, организации групп качества и т.п. В каждом конкретном случае эти вопросы решает руководство предприятия.
Разработка программы обеспечения качества может осуществляться для реализации особых требований потребителя, предусмотренных в контракте. В этом случае программа является дополнением к «Руководству по качеству». Такая программа может охватывать те элементы действующей системы качества, в которые необходимо внести изменения или дополнения для решения задач, обусловленных потребителем в контракте, а также специальные процедуры, удовлетворяющие особые требования контракта (например, специальные испытания изделия или отдельных узлов). Для разработки такой программы требуется детальная проработка специалистами (конструкторами, технологами, метрологами, работниками ОТК) требований контракта, что позволит определить пригодность имеющихся процедур обеспечения качества, необходимость их модификации или введения новых процедур.
Для достижения поставленных задач важно обеспечить постоянную координацию работ по планированию качества, которую должен осуществлять отдел качества или другое структурное подразделение, входящее в состав службы качества и подчиненное заместителю руководителя предприятия по качеству.
Источник: компания «Bizmanualz». Это компания, располагающаяся в городе Сент-Луис, штат Миссури, США. Организация имеет членство в американской организации (American Society for Quality, - ред.), ставящей своей задачей продвижение современных в мире.
Планирование качества – это подготовка плана, в соответствии с которым вы будете «правильно», в вашем понимании, изготавливать продукцию (оказывать услуги). Рассматривайте планы по качеству, как средство спланировать превосходный товар (или предоставить отличный сервис), который впечатлит вашего потребителя. Эх, превосходный заказ от превосходного клиента…
Планирование качества: весь ваш передовой опыт изготовления качественного товара
В плане по качеству вы собираете свой передовой опыт производства продукции. Совершенство не бывает результатом случайности. Отличное качество не бывает без планирования. Составление плана требует тщательного обдумывания, планирования и вдумчивой реализации. Каждая деталь имеет важное значение, когда вы двигаетесь к совершенству. Если представлять все это в , то стремиться надо к тому самому виртуальному идеалу « » и приблизиться к нему как можно ближе.
Оформление опыта производства
Когда мы говорим про «вдумчивый подход», то имеем в виду вот что: нужно обдумать все, не только что-то одно. Все требования к продукции, потребности в ресурсах, этапы изготовления, нужно обдумать и взвесить все риски, которые могут возникнуть. Нужно также немного отстраниться и ответить на вопрос: подчинен ли ваш опыт попытке полностью удовлетворить вашего потребителя.
Планирование с учетом опыта производства продукции
Планирование означает, по сути, создание управляющего механизма, гарантирующего выпуск отличной продукции. , из подготовки процедур, рабочих инструкций, форм и метрик, измерительного оборудования, из «панелей индикаторов», – из всего складывается этот чудесный механизм. Меры, которые мы только что перечислили, образуют подробный поток информации, снабжающий ежедневное управление сведениями, по которым можно обосновано судить: двигается ли компания к тому совершенству, на которое вы нацелились.
Реализация опыта через контроль над работой
Необходимо разработать дисциплину для последовательного следования элементам управления в целях . Без этого не обойтись, если вы хотите, чтобы организация работала в соответствии с управляющими механизмами, выработанными вами для удовлетворения ваших потребителей. Для большинства людей – это самый сложный аспект в связи с планами по качеству. Все ли, что может пойти не так вы учли в плане. Возможно, нет. Для того, чтобы ответить на этот вопрос у вас есть внутренние аудиты, корректирующие действия, анализ корневых причин. Все для того, чтобы мы были такими же динамичными и мобильными, как сам современный мир.
Планирование процедур и политик
Думаю, никто не будет спорить с тем, что для производства отличного изделия, нужно сначала определить последовательность действий производства или последовательность оказания услуги, если речь об отличной услуге. Процессные схемы обычно используют, чтобы представить в графическом виде все необходимые шаги. Утверждение заказа в отделе продаж, закупки сырья, получение ресурсов для производства, каждая отдельная процедура изготовления: распилка, пайка, сборка, раскрашивание, инспекционный контроль, поставка, – все это может быть выделено в качестве отдельных этапов. Карта процесса получения прибыли, которую мы тут прикрепили в качестве примера, содержит пять простых шагов для поставщика. Менеджеры по продажам принимают заказ, товар обрабатывают на складе и отгружают потребителю, бухгалтерия готовит счета на оплату, следит за перечислением денег в банк. На этом цикл заканчивается.
Раз каждый шаг определен, мы имеем возможность теперь проанализировать требования, решить, что в процессе потенциально может пойти не так. Затем можно начать создавать те самые механизмы управления и страховочных инструментов, чтобы точно знать, что ваши сотрудники все делают правильно. Только тогда наступает момент, когда можно заняться подготовкой политик и процедур.
Примеры распространенных ошибок
- Одел продаж может завершить процедуру принятия контракта и пуска его в работу слишком поздно, неправильно начать цикл, не справиться с задачей уточнения требований к продукции, не справиться с задачами увеличения объема продаж или перекрестных продаж.
- Склад может достать не те детали, поврежденные товары, только часть деталей по контракту, деталь может прийти не в срок.
- Работники службы отгрузки могут неправильно упаковать товар, могут повредить его при транспортировке, могут неправильно классифицировать товар и, таким образом, направить его покупателю неверным способом.
- Бухгалтерия может направить платежки на неверный счет.
- Финансовый управляющий может не перечислить оплату в срок.
Добавьте к этому, что всегда есть пространство для мошенничества, растрат, краж и других форм издержек, которые нужно тоже принимать во внимание.
Написание политик и процедур
После первых шагов в структурировании и оформлении производственного опыта гораздо легче отразить в процедурах и политиках как опыт будет применяться и как он помогает удовлетворять потребности клиентов. Еще упрощают задачу шаблоны процедур, так как большинство процессов очень похожи в общих чертах, хотя и содержат кардинальные различия в деталях.
Использование политик и процедур
Для большинства людей применение политик и процедур –тяжелая часть работы. Чтобы ваши механизмы управления, процедуры и практики материализовались в реальной работе компании, нужно иметь полномочия для контроля за соблюдением сотрудниками всего необходимого. Специальное программное обеспечение поможет точно знать, что люди используют актуальные версии документов и в операциях по-настоящему придерживаются процедур.
Чтобы заниматься важным для себя делом, нужно сознательное намерение. Но намерения и планы ограничивают нашу свободу. С другой стороны, когда свободы слишком много, сложно заставить себя что-то делать. Вдохновение посещает редко. Его недостаточно, чтобы добиться существенных результатов.
Поэтому крайне важно структурировать свой день. Но многие не могут работать в рамках строгой навязанной системы. Блогер, автор книги «MINI-привычки - MAXI-результаты » Стивен Гайз советует создавать правила самому. Его подход к планированию соединяет в себе простоту, свободу, продуктивность и гибкость.
В чём суть системы
Большинство систем планирования жёсткие, скучные и трудоёмкие. Даже крайне популярная стратегия Дэвида Аллена на практике слишком давящая и затратная. На управление системой уходит больше времени, чем на выполнение самих дел. Подход Гайза проще и гибче. Его система планирования состоит из двух компонентов: большого календаря и маркерной доски.
С помощью календаря отслеживаем прогресс в привычках. Например, вы хотите каждый день прочитывать по две страницы в книге и . Сделав это, ставьте в календаре галочку.
Простая система планирования для тех, кому надоели тайм-менеджмент, цели и списки дел
На доске записываем всё остальное, от разовых дел до повторяющихся задач. Гайз предлагает разбить их на четыре категории.
- Часто повторяющиеся задачи. Полезные дела, которые стоит выполнять часто, но не обязательно каждый день. Например: позаниматься , убраться, ответить на письма.
- Дела на сегодня. Разовые задачи, которые необходимо выполнить за день. Например: отправить посылку, позвонить кому-то. Гайз не относит к ним дела с конкретным временем исполнения вроде встреч и приёмов у врача. Их он фиксирует в календаре на телефоне.
- Сделать скоро. Дела на ближайший месяц, не требующие вашего немедленного внимания. Например: обновить дизайн сайта, сфотографироваться на паспорт.
- Сделать когда-нибудь. То, что вы хотите сделать в следующие 5 лет. Например, какую-то страну.
Ваш список может выглядеть примерно так:
Что нужно делать каждый день
- Две-три мини-привычки. Они должны быть простыми. Тогда вы не отложите их, даже если устали или у вас мало времени.
- Два пункта из списка повторяющихся задач. Например, поработать за компьютером и позаниматься спортом. В дополнение к ним или вместо них в любой день можно поработать над делами из списков «Скоро» и «Когда-нибудь». Такой подход учитывает ваши основные цели, но даёт свободу поменять планы.
- Обязательные разовые дела, если они есть.
- Оценивание себя в конце дня.
В любой день можно пропустить дела из списков на доске. Гайз называет это «побаловать себя». Каждый день не может быть одинаково продуктивным. Жизнь не должна быть жёстко структурированной и предсказуемой. Она динамична, если только её не загоняют в рамки искусственным путём.
Что даёт такая система
Намерение
Каждый день начинается c намеренного определения . Без этого масса времени уходит впустую, пока вы решаете, какой из множества идей сегодня заняться. Когда всё записано на доске, определиться проще.
Направление
Любой может один раз добиться крутого результата. Но приходит, только если делать крутые вещи последовательно. Воспринимайте каждый день как очередной шаг. Подумайте, направлены ли ваши шаги в одну сторону или вы ходите кругами. Четыре списка на доске и мини-привычки помогут увидеть, куда вы движетесь.
Возможность выбирать
Обычные системы планирования превращают в рабов. Когда дело каждый день назначено на одно и то же время, вы лишены свободы выбора. Такой подход полезен при развитии , но утомляет, если распространить его на несколько сфер сразу. Список идей, из которых можно выбирать, не даст почувствовать себя заложником.
Контроль
С этой системой вы превратитесь в генерала, который утром перед сражением осматривает поле битвы и определяет следующие шаги. Конечно, форс-мажоров исключить нельзя, но свобода выбора даст вам ощущение контроля.
Визуализация процесса
С утра вы определяете дела на день и сразу представляете, как их сделать. Например, сегодня вам нужно статью, сходить на тренировку и отправить посылки. Зная свои намерения, вы эффективно распределите время и силы.
В чём секрет успеха системы
В её гибкости. В любой день можно побаловать себя и взять выходной. То есть не делать дела из списков на доске, а выполнить только мини-привычки. Кому-то столько свободы покажется проблематичным. Но Гайз считает это необходимым.
Вряд ли я возьму 20 выходных подряд. Только если на путешествие. Когда я дома и чувствую себя хорошо, я хочу заниматься чем-то продуктивным. Я хочу сам контролировать свою жизнь и отдыхать не один раз в неделю, а тогда, когда мне это необходимо.
Представьте, что у вас крутой начальник, который разрешает вам брать столько выходных, сколько вы хотите. Вы, конечно, станете делать это часто. Но разве вам не захочется работать продуктивнее в остальное время? С этой системой вы и есть такой начальник для самого себя.
Никакая другая система не даёт таких возможностей. Большинство нацелены на максимум результатов за минимум времени и не учитывают ваше самочувствие.
Почему важно оценивать себя
Это самый надёжный способ . Одновременно вы отчитываетесь перед собой и вдохновляетесь. В конце дня просто ставьте себе оценку от 1 до 5. Сложные математические системы оценки только создадут путаницу. А так вы скажете: «Я сегодня плохо спал, но всё же сделал X и Y. Поставлю себе 4+» или «Я немного поработал, но знаю, что мог бы сделать больше. Сегодня ставлю 3».
Это наглядная демонстрация ваших успехов. Честно посмотрите на прошедший день. Если вы довольны тем, как потратили время и силы, значит, вы на правильном пути. Если нет, вы знаете, что и как изменить.